Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация имеет в своем составе несколько структурных подразделений. Они ведут переписку по вопросам своей деятельности со сторонними организациями. При этом на бланках для писем указывается наименование структурного подразделения, его почтовый адрес и контактные данные (реквизиты оформляются только на русском языке), т.е. не приводятся банковские реквизиты и наименование юридического лица. Письма подписывают руководители соответствующих структурных подразделений.

Допускается ли такое оформление и использование бланков для писем структурных подразделений?

ОТВЕТ: Государственный стандарт РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» среди реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, называет реквизит «наименование структурного подразделения». Пунктом 5.7 указанного стандарта установлено, что на бланке для письма ниже реквизитов «наименование организации» и «наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородной телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

Таким образом, при оформлении бланка для письма организацией, а также структурным подразделением наличие реквизитов «наименование организации» (в вопросе - «наименование юридического лица») и «коммуникационные и коммерческие данные» является обязательным. Согласно требованиям нормативных документов все бланки для писем (включая наименование организации и другие реквизиты) должны оформляться на двух языках.

Что касается вопроса о правомерности использования бланков для писем структурных подразделений, указанных в вопросе, отметим следующее. Пунктом 32 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004 установлено, что наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом. Таким образом, исходя из указанной нормы использование бланков структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, не допускается.

Вместе с тем согласно п.3.2.4 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, при территориальной разобщенности структурных подразделений допускается децентрализованная регистрация поступающих документов. О возможности децентрализованной регистрации исходящих документов нормативные акты умалчивают, однако в данном случае такая возможность является оправданной, что в свою очередь приводит к необходимости разработки бланков для писем структурных подразделений.

С учетом изложенного норма п.32 Методических указаний требует корректировки.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.