Материал помещен в архив

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (абзац 7 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, регулируют преимущественно вопросы работы с документами на бумажных носителях, определяя лишь общий порядок работы с документами в электронном виде.

Особенности работы с документами в электронном виде регламентированы:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (глава 18, пп.44, 53, 63, 91, 141).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь;

• Правилами № 20.

Локальные правовые акты по организации работы с документами в электронном виде

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (часть первая п.4 Инструкции по делопроизводству).

Назначение ответственных лиц

При небольшом объеме документооборота служба документационного обеспечения управления может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников) (часть четвертая п.6 Инструкции по делопроизводству).

Ответственность за работу с документами в электронном виде может закрепляться в приказах руководителя организации:

• о распределении обязанностей при работе с документами в электронном виде;

• назначении ответственных за организацию работы с документами в электронном виде.

Справочно Пример приказа о назначении ответственного за организацию работы с документами в электронном виде см. здесь.

Положения приказа могут уточняться в должностных инструкциях соответствующим работникам организации, ответственным за хранение документов в электронном виде, а также положениях о структурных подразделениях организации.

Так, в должностную инструкцию работнику, назначенному ответственным за организацию хранения документов в электронном виде, могут быть внесены положения, уточняющие его права и обязанности, возникшие в связи с возложенными на него полномочиями.

Инструкция по работе с документами в электронном виде

На основании части первой п.4 Инструкции по делопроизводству в организации может быть самостоятельно разработана инструкция по работе с документами в электронном виде, предусматривающая:

1) состав документов, создаваемых в электронном виде;

2) требования к составлению и оформлению документов;

3) требования к этапам обработки документов (порядок регистрации, отправки и получения документов, согласование, утверждение, контроль за исполнением).

Справочно Пример приказа об утверждении инструкции по работе с документами в электронном виде см. здесь.

Вместе с тем разработка таких инструкций не обязательна, в каждом конкретном случае решение о необходимости ее разработки принимает руководитель организации. Положения инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с документами в электронном виде могут уточняться в других локальных правовых актах. Например, приказом руководителя организации может определяться перечень документов, создаваемых в организации исключительно в электронном виде.

В положении об архиве организации может быть уточнен перечень документов, подлежащих хранению, установлен порядок приема документов в электронном виде на хранение в архив организации.

Хранение документов в электронном виде

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят:

• документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

• архивные копии информационных ресурсов;

• электронные издательские оригиналы печатной продукции.

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет включительно) хранения (пп.8, 9 Правил № 20).

Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота.

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными (части первая, вторая п.13 Правил № 20).

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением (п.218 Инструкции по делопроизводству).

Используемые форматы должны обеспечивать:

• подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде;

• полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, должна обеспечиваться их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции по делопроизводству).

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (части первая, вторая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде, приведен в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству.

Формирование электронных дел

Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Формирование и оформление электронных дел осуществляются с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 Инструкции по делопроизводству (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Электронные дела формируются согласно номенклатуре дел организации в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

В состав электронного дела включаются метаданные на каждый документ в электронном виде (части первая, вторая п.14 Правил № 20).

Формирование гибридных дел допускается в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству: гибридное дело (ГД).

После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела, подлежащего архивному хранению, формируется либо дело с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При формировании дела с документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством. При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются). Недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (части третья, четвертая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список). Данный порядок закрепляется в локальном правовом акте организации (п.15 Правил № 20).

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации (п.238 Инструкции по делопроизводству).

Как указано выше, сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Порядок передачи и приема документов в электронном виде в архив организации установлен главой 4 Правил № 20.

14.03.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота