Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Понятие и необходимость контроля

Контроль - важнейшая функция в процессе управления. Система контроля исполнения документов является составной частью документационного обеспечения управления в организации. Контроль исполнения документов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на оперативное выполнение задач, решений руководства и оценку результатов.

В каждой организации контроль исполнения документов имеет свои особенности, однако, он должен основываться на принципах, которые закреплены в главе 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Для этого следует регламентировать порядок осуществления контроля в инструкции по делопроизводству организации, в котором предусмотреть:

• кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

• какие документы (категории документов) ставятся на контроль;

• этапы контроля исполнения;

• сроки исполнения;

• способы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

• порядок ведения контроля исполнения (постановка на контроль, проверка хода исполнения, продление срока исполнения, снятие документа (поручения) с контроля);

• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

• порядок анализа и обобщения данных о результатах контроля исполнения и их представления руководству организации.

Этапы контроля исполнения документов

Процесс контроля исполнения документов в делопроизводстве характеризуется использованием регистрационно-контрольных форм (как правило, регистрационно-контрольной карточки, далее - РКК) и информационно-справочных картотек (баз данных), составляющих в совокупности базу хранения и поиска информации о документах.

Процесс контроля исполнения документов может быть представлен в следующем виде.

Этап 1. Регистрация документа

Процесс контроля исполнения документов начинается с регистрации документов, так как контроль эффективен только в том случае, если документ зарегистрирован в документной системе.

Регистрационный индекс документа представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. п., а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.11 п.139 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Этап 2. Вынесение резолюции

Документ передается на рассмотрение руководителю для вынесения резолюции.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (часть третья п.53 Инструкции).

Возможна ситуация, когда в резолюции будет указан исполнитель, не имеющий отношения к содержанию документа, или наоборот не будет включен исполнитель, занимающийся данным вопросом в организации. В таком случае заинтересованный исполнитель может направить аргументированную просьбу письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему исполнителя.

Изменение, вносимое в резолюцию, документируется - проставляется новый или дополнительный исполнитель, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Этап 3. Постановка на контроль

При постановке на контроль основное внимание обращается на содержание документа, которое определяет его важность. На документе, взятом на контроль, проставляется «Отметка о контроле» на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль» в соответствии с п.55 Инструкции.

В целях привлечения внимания исполнителя к тому, что ход исполнения документа контролируется, отметка о контроле проставляется с помощью цветного карандаша или чернил красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой (дата исполнения документа).

Этап 4. Передача документа исполнителю

После внесения резолюции в РКК документ передается на исполнение. Фиксация фактов выдачи документов и их передачи между структурными подразделениями или отдельными работниками может осуществляться в журнале регистрации документов. Для этого в нем, как правило, предусматривается графа «Расписка в получении документа», в которой работник, получающий зарегистрированный документ на руки, расписывается в получении соответствующего документа с указанием даты получения. При использовании системы электронного документооборота контроль местонахождения документов, фактов их выдачи, передачи между структурными подразделениями (работниками) организации и так далее может фиксироваться в автоматическом режиме.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. (п.147 Инструкции).

Этап 5. Исполнение документа

Срок исполнения документа - это дата, к (до) которой документ должен быть исполнен, или период времени, в течение которого документ должен быть исполнен (п.3.2.32 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя (подп.146.2 п.146 Инструкции).

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.3 п.146 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из подп.146.2 и подп.146.3 п.146 Инструкции слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.3019 № 39.

На исполненных документах проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело (часть третья п.65 Инструкции).

Пример В дело 5-11 Подготовлен ответ 05.12.2018 № 01-16/136 Подпись 05.12.2018

Документ снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ (подп.148.7 п.148 Инструкции).

Автоматизация системы контроля исполнения документов

Контроль напрямую связан с усовершенствованием делопроизводства. Чем выше его эффективность, тем ниже показатель неисполнения предыдущих документов или решений. Для создания эффективной системы контроля исполнения документов могут использоваться системы электронного документооборота или средства автоматизации работы с документами (например, автоматизированное рабочее место, программа MS Excel и др.).

Основное с точки зрения обеспечения эффективности контроля будет напоминание исполнителю о сроке исполнения, то есть предварительный контроль. Это означает заблаговременное письменное или устное напоминание исполнителю о приближении срока исполнения документа (поручения), как правило, за 2-3 дня.

Важен анализ и обобщение данных о контроле исполнения документа, который является последующим контролем и предполагает составление сводок (сводных контрольных документов). Эти операции отличаются наибольшей трудоемкостью, что и вызывает потребность в их автоматизации.

Однако автоматизация анализа и обобщения данных о контроле исполнения документа процесса контроля исполнения документов возможна только при автоматизации предшествующих операций, то есть необходимая учетная информация уже должна находиться в автоматизированной системе. В РКК содержатся реквизиты (корреспондент, адресат, дата, регистрационный индекс, содержание, резолюция, структурное подразделение, исполнитель и т. д.), необходимые для анализа контроля исполнения документов.

В аналитических документах (сводках, справках, докладных записках) указывается количество документов, взятых на контроль, из них исполненных в срок, исполненных с опозданием, неисполненных, причины неисполнения (объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей) и др. Данные могут быть сформированы по структурным подразделениям, видам документов, исполнителям и др. Главная цель анализа данных о контроле - выявление причин неисполнения и разработка мер по их устранению.

Таким образом, автоматизация системы контроля исполнения документов и поручений позволит фиксировать факты невыполненных предписаний, обеспечит быстрый поиск документов и своевременное напоминание исполнителю о сроке исполнения, а также ускорит проведение анализа и обобщения данных о контроле по различным критериям.

12.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела