Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация, находящаяся в г. Могилеве, командировала своего работника в г. Минск на курсы повышения квалификации. Вернувшись из командировки, работник представил в бухгалтерию только квитанцию об оплате проживания в гостинице, а счет на проживание утерял.

Может ли организация возместить работнику понесенные расходы на проживание и будет ли такое возмещение облагаться подоходным налогом?

ОТВЕТ: Может, в случае если квитанция оформлена в соответствии с Правилами гостиничного обслуживания, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.04.2006 № 471 (далее - Правила гостиничного обслуживания).

При определении налоговой базы подоходного налога с физических лиц учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п.1 ст.156 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК).

Вместе с тем согласно абзацу 8 части первой подп.1.3 п.1 ст.163 НК от подоходного налога с физических лиц освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемое в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Так, при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством (абзац 3 части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Согласно подп.4.2 п.4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, командированному работнику возмещаются в том числе расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя - в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп.4.2¹ п.4 названной Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь.

При этом расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.

При проживании в гостинице к документам, которые выдаются при оказании услуг, относятся пропуск, квитанция (талон), счет или иной документ, подтверждающий заключение договора на предоставление услуг. Вне зависимости от наименования такого документа в нем должны содержаться сведения о наименовании исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации), фамилии, имени, отчестве потребителя, предоставляемом номере (месте в номере), сроке проживания в гостинице, цене номера (места в номере) (часть вторая п.13 Правил гостиничного обслуживания). Расчет за оказанные гостиницей услуги подтверждается квитанцией (чеком) (часть вторая п.16 Правил гостиничного обслуживания).

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату данных расходов, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, составляет 20 000 руб. в сутки (п.1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).

На основании изложенного, если представленная работником квитанция об оплате проживания в гостинице не содержит всех необходимых реквизитов, предусмотренных Правилами гостиничного обслуживания, организация вправе возместить расходы по найму жилого помещения в размере, установленном названным постановлением.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 31 декабря 2018 г. следует руководствоваться п.16 Правил гостиничного обслуживания в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2018 № 935. С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.4 ст.208 НК, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

31.05.2016

Марина Константинова, экономист