Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Организация передает свой архив на обслуживание аутсорсинговой компании.

Как правильно провести передачу документов на архивное хранение? Что при этом нужно учесть?

ОТВЕТ: Требований к оформлению непосредственно передачи документов законодательством не установлено, однако есть нюансы. Рассмотрим их.

В ряде случаев документы, образовавшиеся в деятельности организации, могут передаваться на оперативное или архивное хранение в другую организацию, тогда как ответственность по управлению такими документами по-прежнему сохраняется за организацией-создателем (собственником). Подобная ситуация может возникать как в отношении бумажных документов, так и в отношении документов в электронном виде. Например, в целях экономии офисных и производственных площадей бумажные документы могут передаваться на хранение сторонней организации, оказывающей соответствующие аутсорсинговые услуги по оперативному и архивному хранению документов.

Обратите внимание! Ответственность за сохранность и доступность документов, образующихся в деятельности организации, независимо от места их хранения несет сама организация в лице ее руководителя (часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Передача документов на хранение сторонней организации осуществляется в рамках гражданского законодательства. Специальных норм, регулирующих данные правоотношения, нет. Поэтому основой для передачи документов является договор.

Важно четко определить предмет договора. Необходимо установить не только порядок хранения, но и порядок подготовки к передаче документов, их использования и уничтожения. Дополнительно, в зависимости от того, какого срока хранения документы передаются сторонней организации, необходимо определить наличие установленных законодательством учетных документов.

Если сторонней организации передаются на хранение документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения, то нормативные правовые акты не устанавливают необходимости наличия определенных учетных документов. Это не является обслуживанием архива, это передача документов на оперативное хранение, к которому не предъявляется специальных требований.

Если передаются на хранение документы временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения, то такие документы подлежат архивному хранению в обязательном порядке и должны учитываться по сводным описям дел. В том числе такие документы подлежат формированию в дела, переплету, нумерации листов, в дело помещается лист-заверитель и т. д.

Справочно Подробно см. подборку «Хранение документов в организации».

Таким образом, важно правильно применять термин «архив» в отношении вышеуказанной услуги.

Архивному хранению подлежат документы временного (свыше 10 лет) срока хранения (п.204 Инструкции по делопроизводству).

Сторонняя организация в отношении таких документов должна обеспечить соблюдение требований Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена в виде штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарий см. здесь.

Требований к оформлению непосредственно передачи документов не установлено. Можно по аналогии с порядком передачи документов на государственное хранение оформить акт приема-передачи документов (дел или описей).

Справочно Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение приведена в приложении 31 к Правилам.

Отражение документов в составе дел зависит от системы классификации документов, которая применяется в организации, предоставляющей аутсорсинговые услуги.

30.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела