Материал помещен в архив

ВОПРОС (ЧТУП «ПТ»): Организация пользуется платными дорогами Республики Беларусь.

Достаточно ли для отнесения на затраты отчета о проведенных операциях, размещаемого на сайте организации BelToll в личном кабинете в виде электронного документа, либо необходимо получать в организации BelToll отчеты на бумажном носителе с печатью и подписью ответственного лица?

ОТВЕТ: Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (пп.1, 2, 5 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З)).

Таким образом, для правомерного отражения операции в составе расходов (затрат) в бухгалтерском учете и, как следствие, в налоговом учете необходимо наличие оформленного надлежащим образом первичного учетного документа.

Первичный учетный документ, подтверждающий выполнение работ (оказание услуг), может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, при условии, что договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформления выполненных работ (оказанных услуг) (п.6 ст.10 Закона № 57-З).

Однако на сегодняшний день перечень таких работ (услуг) Министерством финансов Республики Беларусь не утвержден, в связи с чем составленные единолично первичные учетные документы применяться не могут.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы. Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст.20 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З), имеют одинаковую юридическую силу. Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию (ст.22 Закона № 113-З).

Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (ст.20 Закона № 113-З). Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

• нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

• организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 июля 2018 г. удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется также регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним (часть третья ст.20 Закона № 113-З с дополнением, внесенным Законом Республики Беларусь от 08.01.2018 № 96-З).

Согласно разъяснениям, представленным в письме Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 16.03.2012 № 8-2-9/568 «Об электронных документах», ст.1 Закона № 113-З установлено, что электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Подлинность электронного документа - это его свойство, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью. Подлинным электронным документом признается электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ.

Учитывая изложенное, при оформлении акта приемки оказанных услуг (выполненных работ) в форме электронного документа отсутствует необходимость дополнительного составления этих документов на бумажном носителе при условии, что электронный документ будет соответствовать требованиям Закона № 113-З и содержать обязательные реквизиты, установленные ст.10 Закона № 57-З.

При этом, если у организации существует необходимость представления электронного документа на бумажном носителе (например, по требованию контролирующих органов), она должна удостоверить бумажную копию такого документа в порядке, установленном ст.20 Закона № 113-З.

Следовательно, если документ представлен в виде электронного документа и содержит обязательные реквизиты, установленные ст.10 Закона № 57-З, то для отражения указанных в таком документе данных в составе затрат (расходов) в бухгалтерском и налоговом учете наличие копии электронного документа, составленного на бумажном носителе, обязательным не является.

20.11.2015

Владимир Сузанский, аудитор, директор общества с ограниченной ответственностью «Грант Торнтон Консалт»

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Бухгалтерский учет в автотранспортных организациях»