Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Организация приобрела в типографии фирменные бланки (пронумерованные).

Необходимо ли издавать общий приказ о выдаче и использовании данных бланков и нужно ли вести журнал выдачи бланков (кому, сколько, когда); утверждена ли форма такого журнала?

ОТВЕТ: Определяется на локальном уровне.

Требования к оформлению, изготовлению, учету бланков документов содержатся в:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4);

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Указе Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

• Положении о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 (далее - постановление № 1172).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими дальнейшее тиражирование документов (п.4.12 СТБ 6.38-2016).

Кроме того, бланки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (п.24 Инструкции № 4).

Исключением являются документы в электронном виде, бланки которых оформляются в формате документов в электронном виде на других материальных носителях.

Об обязанности организаций изготавливать бланки документов в типографии в Инструкции № 4 и СТБ 6.38-2016 ничего не указано. В соответствии с постановлением № 1172 только гербовые бланки документов являются полиграфической продукцией.

Если организация не относится к числу организаций, на бланки документов которой наносится изображение Государственного герба Республики Беларусь, она может изготавливать бланки без заказа в типографии и последующего их учета. Однако при этом порядок изготовления и учета определяется самой организацией и закрепляется в локальных нормативных правовых актах.

Для заказа изготовления бланка в типографии составляется макет (чертеж), который строится на основе схемы расположения реквизитов, приведенной в приложении А к СТБ 6.38-2016. Чертеж следует выполнять с использованием компьютерной техники в масштабе 1:1.

На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита, наносимого на бланк. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов).

Для учета на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным является способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления других реквизитов (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учитывать бланки можно в журнале учета со следующими графами:

• наименование вида бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• дата поступления, индекс сопроводительного документа (указывается дата и номер письма типографии, изготовившего бланки, ее наименование);

• количество поступивших экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Справочно Примерную форму журнала учета поступления типографских бланков см. здесь.

Распорядительным документом руководителя организации может быть назначено лицо, ответственное за учет, использование и хранение бланков, которое будет их выдавать исполнителям. Фиксирование выдачи бланков может вестись как в отдельном журнале, так и в журнале учета их поступления, с использованием следующей информации:

• наименование вида бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• получатель бланков (наименование структурного подразделения - исполнителя);

• должность, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланки;

• количество экземпляров;

• серия и номера бланков;

• расписка в получении;

• номера и серии испорченных бланков;

• отметка об уничтожении.

Справочно Примерную форму журнала учета выдачи типографских бланков см. здесь.

В связи с тем, что на реализацию данной процедуры затрачиваются значительные финансовые и временные ресурсы, учет бланков документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь представляется нецелесообразным.

Справочно Подробно см. раздел «Виды и формы бланков документов» подборки «Оформление документов в организации».

03.01.2018

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела