Материал помещен в архив

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структура и штат архива

Структура и штат архива определяются в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве, и закрепляются в штатном расписании организации.

Для руководства архивом организации в штатное расписание вводится должность заведующего архивом. В соответствии со штатным расписанием в архив организации могут быть включены помимо должности заведующего архивом и другие должности (например, ведущего архивиста, архивариуса и др.). В соответствии с утвержденной структурой организации архив может быть выделен как в качестве самостоятельного структурного подразделения, так и включен в структуру службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организации.

Если в связи с небольшой численностью работников организации и отсутствием финансовых средств ввести в штатное расписание организации должность заведующего архивом не представляется возможным, то приказом (распоряжением) руководителя обязанности ответственного за архив возлагаются на одного из работников организации. Ситуация, при которой в организации нет ни должности заведующего архивом, ни лица, ответственного за архив, является недопустимой.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за архив организации приведен в приложении 1.

Как правило, функции лица, ответственного за архив, возлагаются на работника службы ДОУ (канцелярии, секретариата и др.).

В организациях с небольшим объемом документооборота служба ДОУ на правах отдельного структурного подразделения не создается. Документационным обеспечением управления в таких организациях обычно занимается секретарь (секретарь-референт), на которого возлагается также и ответственность за архив.

Ответственность за архив может быть возложена на любого работника организации на условиях, определенных трудовым законодательством Республики Беларусь.

Планирование работы архива, учет труда, отчетность

Архивы организаций работают в соответствии с годовыми планами, утверждаемыми руководством. Планы могут составляться как самостоятельный документ, если архив является отдельным структурным подразделением организации. Если же архив входит в состав службы ДОУ (канцелярии, секретариата), то план работы архива в этом случае, как правило, включается в состав плана работы соответствующего подразделения (канцелярии, секретариата или другого отдела, в непосредственном ведении которого находится архив).

В случае необходимости планы работы архива составляются не только на год, но и на квартал. Годовой (квартальный) план работы архива определяет программу работы архива на год (квартал) с включением всех видов работ, намеченных к осуществлению в течение года (квартала), а также определяет трудозатраты и сроки исполнения по каждому виду работ.

Пример оформления плана работы архива организации приведен в приложении 2.

Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которому он непосредственно подчинен. Если архив функционирует в составе какого-либо структурного подразделения, то план работы архива утверждается руководителем этого структурного подразделения (например, канцелярии, секретариата и др.).

В организациях, где отсутствует должность заведующего архивом и есть лицо, ответственное за архив, выполняемые им виды работ включаются в план работы того структурного подразделения, в которое в соответствии со штатным расписанием включена должность, занимаемая таким лицом.

Согласно подп.14.3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила), при разработке плана работы архива организации и определении бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах.

Вопрос использования действующих норм при планировании работы и определении бюджета времени требует отдельного рассмотрения.

Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в архивах, содержатся в приложении 43 к Основным правилам. Данные нормы взяты из сборника «Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в государственных архивах» (Минск, 1989). Указанный сборник в настоящее время утратил свою силу в связи с утверждением нового сборника - Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 29.09.2005 № 43 (далее - сборник-2005). Соответствующим образом при планировании работы архива и определении бюджета рабочего времени приведенные в приложении 43 к Основным правилам нормы времени и выработки необходимо корректировать с учетом положений, закрепленных в сборнике-2005.

Вместе с тем в сборник-2005 вошли не все виды работ, выполняемые в архивах и включенные в приложение 43 к Основным правилам. В частности, в нем отсутствует раздел «Научно-техническая обработка документов», в который входят наиболее распространенные в архивах работы. Поэтому при планировании работы архива организации и определении бюджета времени представляется возможным использовать нормы времени и выработки, приведенные в приложении 43 к Основным правилам, в той части, которая не противоречит сборнику-2005.

Кроме того, нормативы времени на работы, выполняемые не только работниками службы ДОУ, но и архивом организации, определены в таком документе, как Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденном совместным постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17-42. Данный документ может быть использован при нормировании труда работников службы ДОУ и работников архива организации, так как в Республике Беларусь аналогичные нормативы не разработаны. Выдержки из укрупненных нормативов приведены в приложении 3.

На основе указанных нормативно-методических документов в организации могут быть рассчитаны нормы времени и выработки для конкретного архива. Эти нормы рассчитываются с учетом особенностей организации труда в архиве, квалификации работников и др.

Если в план работы архива включаются отдельные виды работ, не имеющих объемных показателей (например, контроль за организацией хранения документов в структурных подразделениях, консультации для работников по составлению номенклатуры дел и формированию дел в делопроизводстве), их трудоемкость выражается только затратой времени. Так, при осуществлении контроля за организацией хранения документов в структурных подразделениях (проверка формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов, составления описей, подготовки дел к сдаче в архив) на одно структурное подразделение планируется 1 человеко-день.

В начале плана указывается общий объем бюджета рабочего времени (с учетом количества работников архива), за исключением непроизводительных затрат времени (на временную нетрудоспособность, учебные отпуска и др.).

По итогам работы за год архивом составляется годовой отчет, состоящий из тех же разделов, что и план. Если в архиве в течение года выполняются дополнительные виды работ, не включенные в план, они указываются в соответствующих разделах отчета сразу за плановыми работами.

Пример оформления отчета о работе архива за год приведен в приложении 4.

По итогам работы архивом дополнительно может составляться текстовой отчет о работе за год, содержащий аналитическую часть. Если организация является источником комплектования государственного архива, отчет о работе архива за год может представляться в государственный архив по взаимной с ним договоренности.

Одной из основных функций архива является прием дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу из структурных подразделений в архив организации, в связи с чем архивом составляется график передачи дел в архив организации. График подписывается составителем (заведующим архивом, иным лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем организации, а затем доводится до сведения структурных подразделений.

Пример оформления графика передачи дел в архив организации приведен в приложении 5.

В архиве организации может составляться план-график приема дел от источников комплектования этого архива. Такими источниками могут быть, например, подчиненные организации, обособленные структурные подразделения с правом юридического лица и другие. В этом случае в архиве организации должен вестись список организаций - источников комплектования.

Вместе с тем сама организация может являться источником комплектования государственного архива. В этом случае составляемые в архиве организации сводные описи дел (годовые разделы описей) и акты о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК» должны согласовываться с соответствующим государственным архивом.

План-график представления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу на рассмотрение ЭПК (ЭМК) государственного архива составляется в архиве организации в произвольной форме и подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с соответствующим государственным архивом, а затем утверждается руководителем организации.

Пример оформления плана-графика представления годовых разделов сводных описей дел на согласование в государственный архив приведен в приложении 6.

Архивы организаций совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Проверки в подведомственных организациях проводятся, как правило, не реже одного раза в 5 лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год, в основном перед передачей дел в архив организации. При необходимости архивом могут осуществляться и внеплановые проверки.

Контроль архива за состоянием работы с документами в подведомственных организациях фиксируется в соответствующих карточках. На основании сведений, содержащихся в карточках, в архиве может быть подготовлена информация обобщающего характера о состоянии архивного дела в системе.

Пример оформления карточки учета работы архива с подведомственной организацией приведен в приложении 7.

По итогам проверок и в подведомственных организациях, и в структурных подразделениях архивом составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации. В этих документах отражается состояние проверенного архива и намечаются меры по устранению выявленных недостатков и дальнейшему совершенствованию работы архива. С результатами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. В необходимых случаях по итогам проверок руководителем организации может быть издан приказ.

Пример оформления докладной записки о подготовке дел в структурных подразделениях к передаче в архив организации приведен в приложении 8.

31.07.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.