Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

Система управления кредиторской задолженностью должна обеспечивать достоверный учет долгов на основе наличия полной и точной информации о реквизитах контрагентов, правильного отражения в учете данных первичных документов, недопущения потерь данных - оснований для расчетов.

Основные процессы в системе управления кредиторской задолженностью - это планирование, осуществление и контроль платежей.

При планировании платежей в среднесрочном периоде должен разрабатываться проектный баланс потоков денежных средств, в краткосрочном периоде - платежный календарь (обычно на неделю).

Необходимо определить, в какие дни недели, в какое время дня будут производиться платежи. Некоторые субъекты хозяйствования могут осуществлять платежи в любое время, для других подходящим вариантом будет проведение платежей несколько раз в неделю в определенные дни и часы. В последнем случае все сотрудники, имеющие право инициировать платеж, будут знать принятый порядок и учитывать его еще на этапе согласования сделок. Экстренные платежи в таком случае будут исключением. Данный подход позволяет более эффективно управлять временем сотрудников, занятых подготовкой и осуществлением платежей, так как выполняющие эту функцию работники, как правило, имеют и другие должностные обязанности.

Кроме платежного календаря, может формироваться реестр платежей на текущий день. Включенные в платежный календарь обязательства распределяются на все платежные дни, при этом определяется, какая задолженность будет погашаться в первую очередь, а какая перенесена на более поздний срок. Как правило, выбор обязательств к погашению производится согласно условиям договора, но для определения срока платежа может быть использован и опыт работы с данным контрагентом. Чтобы оптимизировать процесс выборки документов к оплате, все обязательства можно разделить на три группы:

1) периодические, которые можно планировать с высокой точностью на период до нескольких недель (заработная плата, налоги, коммунальные и арендные платежи, проценты по кредитам);

2) текущие, связанные с ведением хозяйственной деятельности (оплата поставщикам, подрядчикам, исполнителям), которые зависят от договорных условий, уровня лояльности и значимости контрагента;

3) форс-мажорные, которые заранее нельзя предвидеть (можно сформировать резерв для их оплаты).

Для формирования рационального реестра платежей следует также вести учет по сроку погашения обязательств, выделив задолженность:

• срок погашения которой еще не наступил;

• с наступившим сроком погашения (просроченную) с градацией по срокам просрочки;

• спорную.

Необходимо также определить, как будет проводиться согласование сформированного реестра. Во многих организациях Республики Беларусь платежи на день согласовывает директор либо другое ответственное лицо по каждому отдельному документу. Но такой вариант неэффективен, так как подразумевает отсутствие четкого процесса проведения платежей и устоявшейся платежной дисциплины. Более правильный путь - составление и введение в практику работы документа, в котором изложена платежная политика организации:

• принципы и приоритеты работы с контрагентами;

• схемы действий в стандартных и непредвиденных ситуациях и т.д.

Сотрудник, проводящий платежи, должен иметь инструкцию по выборке и проведению платежей, а процедура согласования должна быть минимизирована. Это позволит работнику не только быстрее выполнять свои обязанности, но и иметь внутреннюю мотивацию к более эффективной работе за счет повышения уровня ответственности. Если исполнителем проведения платежей и работником, формирующим реестр для оплат, будут разные сотрудники, это разграничит сферы ответственности и станет дополнительным средством контроля.

После завершения платежного дня формируется реестр произведенных оплат с указанием наименования контрагента, основания платежа (номер, дата и сумма счета, договора и др.) и суммы оплаты.

Минимизации расходов, связанных с обслуживанием платежей, можно добиться за счет их укрупнения при одновременной оплате нескольких счетов одного контрагента, что позволит снизить величину банковской комиссии.

Контроль платежей на этапе планирования осуществляется по следующим направлениям:

• получение первичных документов (оснований платежа). Проводится сравнение данных из разных источников (к примеру, по сделкам за период и выписанным счетам), что позволяет убедиться в наличии всех необходимых документов;

• внесение данных в учет. Необходимо убедиться, что вся информация о хозяйственных операциях в нужное время внесена в учет (по всем операциям данные должны быть зарегистрированы и отражены в отчетах за определенные периоды времени);

• формирование и утверждение реестра платежей путем составления отчета по отклонениям, суть которого состоит в проверке наличия всех данных по сделкам.

Контроль платежей на этапе их проведения включает проверку:

• наличия, правильности и достаточности реквизитов контрагентов;

• полноты и правильности оплаты счетов (тому ли контрагенту перечислены средства, в полном ли объеме, в соответствующей ли валюте и т.д.). Контроль может производиться путем обработки всех данных с применением контрольных сумм (суммирование документов к оплате перед началом и после проведения платежных операций, обе суммы должны быть одинаковы).

Один из эффективных методов - двойной контроль, когда одну задачу выполняют два человека, но обязанности между ними распределяются так, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. К примеру, один сотрудник получает и регистрирует в учете документы к оплате, а другой производит выборку документов к оплате, в процессе которой проверяется правильность внесения данных в учет.

В качестве инструмента мониторинга уровня кредиторской задолженности может использоваться средний период оборота кредиторской задолженности:

Средний период оборота кредиторской задолженности = средняя величина кредиторской задолженности / объем закупок в кредит (себестоимость реализованной продукции) х 365.

Однако этот показатель основан на средних величинах и поэтому может привести к ошибочным выводам, поэтому необходимо составлять график погашения кредиторской задолженности и контролировать его соблюдение. Средний период оборота кредиторской задолженности также зависит от отраслевой принадлежности и масштабов деятельности организации.

Желательно добиваться увеличения среднего периода оборота кредиторской задолженности, учитывая при этом увеличение риска финансовой устойчивости и деловой репутации.

Важный аспект работы с задолженностью - сверка взаимных расчетов. Документом, который подтверждает отсутствие или наличие задолженности в расчетах между сторонами на определенную дату, служит акт сверки взаимных расчетов (далее - акт сверки). Акт сверки не относится к первичным учетным документам, а только подтверждает наличие задолженности одной из сторон, возникшей на основании первичных учетных документов.

Статьей 204 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК) установлено, что течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

Справочно Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено; общий срок исковой давности установлен в 3 г.

В соответствии с п.13 постановления Пленума ВХС РБ от 02.12.2005 № 29 «О некоторых вопросах, связанных с применением сроков исковой давности» к таким действиям могут относиться:

• частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга и (или) сумм неустойки, процентов;

• уплата процентов по основному долгу;

• признание претензии полностью или частично в отношении конкретных требований;

• заключение дополнительного соглашения, из которого следует, что должник признает наличие долга;

• обращение должника с просьбой об изменении договора в части, касающейся погашения долга;

• обращение должника с просьбой о предоставлении отсрочки или рассрочки платежа;

• акцепт платежного требования;

• другие действия в зависимости от конкретных обстоятельств дела, подлежащих исследованию и оценке экономическим судом.

В качестве действий, свидетельствующих о признании долга, следует рассматривать и совершение работником должника действий по исполнению обязательства при условии, что эти действия входили в круг его служебных (трудовых) обязанностей либо основывались на доверенности, или полномочие работника на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой он действовал (абзац 2 п.1 ст.183 ГК).

Поэтому срок исковой давности прерывается при наличии акта сверки, поскольку имеют место действия, подтверждающие признание долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст.204 ГК).

Юридическое значение подписания акта сверки об отсутствии задолженности состоит в том, что он позволяет сторонам сделки обезопасить себя от дальнейших претензий.

В случае если сделка от имени одной из сторон была заключена неуполномоченным лицом, подписание акта сверки уполномоченным лицом можно расценивать как ее последующее одобрение, так как последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (ст.184 ГК).

Хотя официальные требования к оформлению акта сверки отсутствуют, чтобы обезопаситься от признания его недействительным впоследствии, необходимо учитывать следующее:

• акт сверки должен включать ссылку на документ, подтверждающий возникновение обязательств по оплате, а также наименование товаров, работ, услуг с указанием их стоимости (при отсутствии этих сведений акт сверки не может быть достоверным доказательством задолженности);

• для подтверждения наличия или отсутствия задолженности в акте сверки необходимо точно указать, в отношении каких сумм он составлен (сделать ссылку на первичные документы, в которых подтверждаются размер задолженности и дата ее возникновения);

• если в акте сверки содержатся расчеты по нескольким сделкам, то в нем следует отдельно указывать сумму долга по каждой из них; в итоговой графе указывается общая сумма задолженности по всем обязательствам;

• так как распоряжаться имуществом (в т.ч. денежными средствами) организации имеет право только руководитель, в акте сверки кроме подписи главного бухгалтера должна стоять подпись руководителя (за исключением случаев, когда главному бухгалтеру выдана доверенность на подписание такого рода финансовых документов либо полномочия главного бухгалтера на их подписание установлены учредительными документами организации);

• при подписании акта сверки необходимо указывать должности и фамилии лиц, подписи и оттиски печатей должны быть разборчивыми;

• при подписании акта сверки взаимных расчетов необходимо следить, чтобы не истек срок исковой давности по включенным в него требованиям, иначе такой акт не сможет служить доказательством признания долга (по истечении срока исковой давности обязательство продолжает существовать, но не подлежит судебной защите, за исключением восстановления срока исковой давности судом на основании ст.206 ГК по обстоятельствам, связанным с личностью истца);

• если акт сверки составлен на нескольких страницах, целесообразно, чтобы стороны ставили свои подписи на каждой странице;

• в случае судебного разбирательства заявить обо всех нарушениях, допущенных при оформлении акта сверки, необходимо в суде первой инстанции, так как апелляционная инстанция принимает дополнительные доказательства только в том случае, если заявитель обосновал невозможность их представления в суде первой инстанции по не зависящим от него причинам.

03.04.2014

Алексей Смольский, кандидат экономических наук, доцент кафедры организации и управления Белорусского государственного экономического университета, судебный эксперт (судебно-экономическая экспертиза)