Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Организация существует с 2006 года, архивом занялись только сейчас. С 2006 года отсутствует половина документов (в том числе приказы о выплате заработной платы, личные карточки и т. д.), а также номенклатура дел за этот период.

Что делать в данной ситуации? Какие действия следует предпринимать для розыска отсутствующих документов?

ОТВЕТ

Проводить подготовку документов к передаче в архив, осуществляя действия, приведенные ниже.

Документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет, из структурных подразделений должны ежегодно передаваться в архив организации за предыдущий год.

Установлено исключение для небольших организаций: в них при условии, что объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), дела могут передаваться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (пп.70, 110 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) и гл.11 (пп.83-96) Правил исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Данное требование направлено на обеспечение непрерывности и пропорциональности работы архива, а также сохранности документов, так как с течением времени возрастает вероятность утери документов.

В случае несоблюдения установленных сроков необходимо проводить подготовку документов к передаче в архив организации не за 1 год, а за более долгий период. В процессе такой работы должна быть проведена экспертиза ценности документов.

Если в организации имеются номенклатуры дел за все годы, то проводить экспертизу ценности документов проще, так как в номенклатуре дел проведена классификация и систематизация дел.

Если же номенклатуры дел отсутствуют, то необходимо пересматривать все документы, определять их историческую, научную, социальную, экономическую, политическую, культурную ценность, практическую значимость и отбирать на хранение.

В первую очередь необходимо обращать внимание на документы, подлежащие включению в годовые разделы сводных описей дел и, как правило, образующиеся в деятельности всех организаций, - распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу, должностные (рабочие) инструкции работникам, личные карточки работников, лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам, личные дела работников и др.

При обнаружении утери документов и дел необходимо руководствоваться частью второй п.89 Правил, согласно которой при отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску.

Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Если обнаружена утеря части документов дела, это может быть отражено в листе-заверителе дела.

Справочно Форма листа-заверителя дела годового раздела сводной описи дел приведена в приложении 17 к Правилам.

В архиве организации все особенности полноты состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов и дел отражаются в архивной части историко- архивной справки (п.64 Правил).

Должностные лица, виновные в утрате документов, могут быть привлечены к ответственности в порядке, установленном законодательством.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 91-З. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст.24.25 нового Кодекса).

Кроме того, за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей работники могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с главой 14 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Справочно Подробно см. раздел 4.3 материала «Архив организации».

30.10.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела