ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И НОРМАТИВЫ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВЫХ СЛУЖБ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Основные положения

Можно выделить три основные формы ведения кадровой работы в организациях, осуществляющих разные виды деятельности, разной численности и структуры:

1) структурное подразделение с подчинением руководителю организации или его заместителю;

2) выполнение функций кадровой службы отдельным работником организации;

3) выполнение функций кадровой службы работником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными обязанностями по кадровой работе.

Порядок функционирования кадрового органа невозможно рассматривать без учета его организационной структуры и численного состава, которые определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей организации и регламентируются штатным расписанием, утверждаемым руководителем организации.

Кадровая служба является структурным подразделением предприятия (организации) любой формы собственности (п.1.1 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18.12.1997 № 118 (далее - Типовое положение о кадровой службе)).

Структурные подразделения организации могут быть обособленными или необособленными. К обособленным структурным подразделениям юридического лица относятся представительства и филиалы (ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Нанимателем могут устанавливаться следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством:

• управление - при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя;

• отдел - при наличии в его штате не менее четырех штатных единиц, включая должность руководителя;

• сектор (бюро, группа) - при наличии в его штате не менее трех штатных единиц, включая должность руководителя (часть десятая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 декабря 2016 г. управление (служба) - при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя (абзац 2 части десятой п.10 Общие положения ЕКСД, в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2016 № 69.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются в положениях об этих подразделениях (часть шестая п.10 Общих положений ЕКСД).

Справочно Положение о кадровой службе - локальный нормативный правовой акт, в котором указываются задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями исходя из направления и сферы деятельности данного структурного подразделения.

Численность работников, необходимая для качественного выполнения всего комплекса работ по управлению персоналом, подготовке и переподготовке кадров, предусмотренная Типовым положением о кадровой службе, должна быть обоснованной.

Научно-исследовательским институтом труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь для расчета численности работников кадровых служб разработан сборник «Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций» (утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 (далее - Сборник)).

Нормативы численности

1. Нормативы численности работников кадровых служб рассчитаны с учетом определенных функций подразделений кадровых служб, а также с учетом следующих организационно-технических условий:

- рациональной организации рабочих мест;

- своевременного получения работниками необходимой информации, консультаций и инструктажа;

- соблюдения рационального режима труда и отдыха;

- обеспечения установленных санитарных норм, соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности (п.13 Сборника).

Нормативная численность работников кадровых служб определяется по нормативным таблицам, а в случае, когда числовые значения показателей выходят за пределы факторов, указанных в нормативных таблицах, - по нормативным формулам, приведенным в начале таблиц.

Нормативные таблицы построены с учетом факторов, численные значения которых отражаются в текущих или статистических отчетах.

Распределение функциональных обязанностей и объемов работ осуществляется руководителем кадровой службы организации в рамках нормативной численности (п.7 Сборника).

2. В Сборнике предлагается система нормативов различной степени укрупнения:

- общая численность работников кадровых служб по группе функций «Управление персоналом»;

- численность работников по функции «Комплектование кадров»;

- численность работников по функции «Подготовка и переподготовка кадров».

Применительно к каждой функции управления определяется перечень относящихся к ней структурных подразделений и должностей (п.17 Сборника). Этим перечнем рекомендуется руководствоваться при отнесении служащих к функциям управления.

Перечень должностей представлен без категорий и производных слов «ведущий», «старший» и т.д.

3. Нормативы численности работников по группе функций и в отдельности по каждой функции управления представлены в виде математических формул и таблиц, которые выражают их зависимость от наиболее существенных факторов, оказывающих решающее влияние на трудоемкость выполняемых работ. Такие факторы следующие:

- списочная численность работающих в организации в среднем за год (Р);

- количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт);

- количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп).

В качестве основного норматива (Нч) принимается укрупненный (п.20, таблица 3 Сборника), поэтому значения численности, полученные по нормативам меньшей степени укрупнения (п.21, таблица 4 и п.22, таблица 5 Сборника), корректируются таким образом, чтобы сумма по отдельным функциям точно соответствовала нормативной численности работников, рассчитанной по укрупненному нормативу.

Например, если по укрупненному нормативу численности работников кадровой службы по группе функций «Управление персоналом» расчетным путем устанавливается численность, равная 15 работникам, а сумма нормативной численности по функциям управления «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» - 16 работникам, то нормативная численность работников по данным функциям управления должна быть скорректирована на поправочный коэффициент, равный отношению этих величин (15 / 16 = 0,94).

Если в организации осуществляется деятельность только по одной функции (например, «Комплектование кадров»), то норматив численности не корректируется.

Укрупненные нормативы численности работников кадровых служб по группе функций «Управление персоналом» (п.20, таблица 3 Сборника):

Нч = 0,33 + 0,0019Р + 0,002Рт + 0,0016Рп.

Нормативы численности работников кадровых служб по функции «Комплектование кадров» (п.21, таблица 4 Сборника):

Нч = 0,15 + 0,0019Р + 0,002Рт.

Нормативы численности работников кадровых служб по функции «Подготовка и переподготовка кадров» (п.22, таблица 5 Сборника):

Нч = 0,2 + 0,0001Р + 0,0014Рп.

4. К установленным нормативам численности работников кадровой службы по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» применяются поправочные коэффициенты как повышающие, так и понижающие.

Величина поправочных коэффициентов определяется нанимателем и отражается в коллективном договоре организации с учетом степени влияния факторов и финансовых затрат на организацию рабочих мест работников кадровой службы (п.23 Сборника).

5. Для определения штатной численности работников по каждой функции управления установленный норматив численности увеличивается на коэффициент невыходов Кн, определяемый по данным бухгалтерского учета организации:

Ншт.ч = Нч х Кн,

где Нч - норматив численности, чел.;

Кн - коэффициент невыходов, рассчитывается по формуле:

Кн = (1 + % невыходов за год) / 100.

Процент невыходов включает в себя трудовые и социальные отпуска (предусмотренные коллективным договором организации), невыходы по болезни, выполнение государственных обязанностей и другие причины.

6. Округление нормативов численности до целого числа следует производить после завершения расчетов по каждой функции управления. Окончательный норматив численности работников кадровой службы определяется суммированием нормативов по функциям управления «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров».

Расчет численности работников кадровой службы

Ситуация Организация состоит из головного производства, находящегося на территории организации, и трех подразделений, удаленных от головного производства на расстояние более 5 км. Численность работников в среднем за год (Р) - 3 700 человек, в том числе: • по головному производству - 1 400 человек; • по трем подразделениям соответственно - 1 300, 600 и 400 человек. Количество работников, уволенных с работы и принятых на работу, суммарно за год (Рт) составило 700 человек. Количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации за год, (Рп) - 600 человек. Необходимо определить требуемую численность работников кадровой службы организации.

Порядок расчета

1. Определим норматив численности по группе функций «Управление персоналом»:

Нч = 0,33 + 0,0019Р + 0,002Рт + 0,0016Рп.

Нч = 0,33 + 0,0019 х 3700 + 0,002 х 700 + 0,0016 х 600 = 9,7 (чел.).

2. В том числе по функции «Комплектование кадров»:

Нч = 0,15 + 0,0019Р + 0,002Рт.

Нч = 0,15 + 0,0019 х 3700 + 0,002 х 700 = 8,6 (чел.);

• по функции «Подготовка и переподготовка кадров»:

Нч = 0,2 + 0,0001Р + 0,0014Рп.

Нч = 0,2 + 0,0001 х 3700 + 0,0014 х 600 = 1,4 (чел.).

Всего 10 человек (8,6 + 1,4).

3. Рассчитаем коэффициент корректировки, который будет равен 0,97 (9,7 / 10).

4. Соответственно норматив численности работников по функции «Комплектование кадров» составит 8,3 человека (8,6 х 0,97);

• по функции «Подготовка и переподготовка кадров» - 1,4 человека (1,4 х 0,97).

5. Нанимателем принято решение установить поправочные коэффициенты из таблицы 6 Сборника:

- наличие подразделений организации, находящихся на отдельных территориях (свыше 5 км) с общей численностью работающих в среднем за год до 3 000 человек, - 1,05 (К1);

- использование в работе новейших компьютерных (иных) технологий и улучшение организационно-технических условий труда - 0,7 (К2);

- повышение квалификации работников в сторонних организациях (более 50 % от общей численности прошедших обучение) - 0,7 (К3).

Коэффициент невыходов Кн = 1,1 (по данным бухгалтерского учета организации).

6. Определим необходимые нормативы численности:

• по функции «Комплектование кадров»:

Ншт.ч = Нч х К1 х К2 х Кн.

Ншт.ч = 8,3 х 1,05 х 0,7 х 1,1 = 6,7 = 7 (чел. (штатных единиц));

• по функции «Подготовка и переподготовка кадров»:

Ншт.ч = Нч х К1 х К3 х Кн.

Ншт.ч = 1,4 х 1,05 х 0,7 х 1,1 = 1,1 = 1 (чел. (штатных единиц)).

7. В целом норматив численности работников кадровой службы составит 8 человек (штатных единиц) (7 + 1).

Основные задачи и функции

Организация труда работников, занятых комплектованием кадров, подготовкой и переподготовкой кадров, регламентируется должностными инструкциями (п.15 Сборника).

Справочно Должностные инструкции - локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям. Единый квалификационный справочник должностей служащих (далее - ЕКСД) обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте), в целях разработки должностных инструкций (часть вторая п.1 Общих положений ЕКСД). В соответствии с частью второй п.10 Общих положений ЕКСД должностная инструкция разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно.

Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, локальными нормативными правовыми актами организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации с учетом задач, стоящих перед организацией, ее специфики и численности работников (п.1.4 Типового положения о кадровой службе).

Основные задачи кадровой службы организации по управлению персоналом:

• участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом;

• обеспечение организации необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации;

• осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

• участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата и идейном воспитании;

• постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом (подп.18.1 п.18 Сборника).

В соответствии с поставленными основными задачами на отдел кадров возлагаются функции (подп.18.2 п.18 Сборника), которые можно сгруппировать по следующим направлениям.

1. Подбор, отбор и расстановка кадров совместно с руководителями заинтересованных подразделений на основе оценки их квалификации, деловых и личных качеств, внесение предложений о назначении работников на соответствующие должности.

1.1. Контроль за правильностью использования работников в подразделениях организации.

1.2. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; оперативное предоставление необходимой информации пользователям.

1.3. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схем замещения.

1.4. Изучение движения и причин текучести кадров, их анализ, разработка предложений (мероприятий) по снижению текучести кадров, контроль за их выполнением.

2. Организация проведения аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий.

3. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством (заключение, перезаключение, продление трудовых контрактов, оформление дополнительных соглашений) и соответствующими организационно-распорядительными документами (положениями, инструкциями, приказами нанимателя).

3.1. Разработка и реализация сметы финансовых расходов, связанных с оформлением приема на работу, приобретением бланков трудовых книжек и т.д.

3.2. Визирование проектов документов, касающихся персонала.

3.3. Учет личного состава.

3.4. Выдача справок о трудовой деятельности, характеристик по запросам соответствующих организаций.

3.5. Прием, заполнение, учет, хранение и выдача трудовых книжек.

3.6. Представление всех видов статистической отчетности по работе с кадрами.

3.7. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.8. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

3.9. Подготовка документов по пенсионному страхованию для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета, а также документов, необходимых для назначения пенсии работникам организации и их семьям; предоставление этих документов в органы социального обеспечения.

3.10. Организация эффективной системы персонального и воинского учета, обработка поступающей кадровой информации.

3.11. Подготовка приказов, распоряжений, материалов, отчетов, справок, докладов, предложений и других документов по кадровым вопросам.

3.12. Оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности.

4. Контроль за соблюдением трудового законодательства, исполнением решений и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

4.1. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

5. Систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению.

В соответствии с поставленными основными задачами на отдел по подготовке и переподготовке кадров возлагаются функции (подп.18.3 п.18 Сборника), которые можно сгруппировать по следующим направлениям.

1. Изучает и обобщает потребности организации в квалифицированных кадрах, реализует эти потребности через учреждения образования; разрабатывает проекты перспективных и годовых планов подготовки и повышения квалификации кадров.

2. Организует работу учебного центра по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров непосредственно в организации; разрабатывает учебно-методическую документацию (учебные планы, пособия, рекомендации, программы и расписания занятий учебных групп и т.п.) с учетом требований производства.

3. Проводит организационно-методическое руководство работой квалификационных и аттестационных комиссий, анализирует результаты их работы; реализует решения квалификационных и аттестационных комиссий, разрабатывает меры, способствующие росту производительности труда за счет повышения квалификации работников.

4. Обеспечивает рациональное расходование средств, выделенных на обучение, в соответствии с утвержденными сметами и финансовыми планами организации, проводит анализ эффективности их использования.

Квалификационные требования

Квалификационные характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности» (приложение 1 к постановлению Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159) и выпуске 2 ЕКСД «Должности служащих для всех видов производств» (приложение к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75). В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Наиболее часто встречающиеся наименования должностей работников кадровых служб и квалификационные требования к ним приведены в таблице.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (п.2 Общих положений ЕКСД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКРБ 006-2009 действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33. С 16 августа 2018 г. следует руководствоваться п.2 Общих положений ЕКСД с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 15.06.2018 № 57 (далее - постановление № 57).

В ЕКСД не включены квалификационные характеристики производных должностей служащих, в том числе с применением производных наименований должностей «первый заместитель», «заместитель», «ведущий» и «старший», поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей (п.5 Общих положений ЕКСД).

На должности категорированных специалистов требуется стаж работы не менее 3 лет в предыдущей категории. При этом, как следует из п.19 Общих положений ЕКСД, квалификационные категории присваиваются работникам последовательно (вторая, первая, высшая) и в дальнейшем их подтверждение не требуется, если иное не предусмотрено законодательством, в том числе локальными нормативными правовыми актами.

Высшая квалификационная категория может быть присвоена только по тем должностям специалистов, для которых указанная категория предусмотрена соответствующей квалификационной характеристикой.

На должности служащих в порядке исключения наниматель может назначить (принять на работу) лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством. При этом учитываются:

• уровень и профиль (направление) образования работника, его специальность и квалификация;

• наличие степени магистра по соответствующей специальности (квалификации);

• специальные знания и деловые качества;

• опыт работы по соответствующему направлению деятельности;

• инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы (п.12 Общих положений ЕКСД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 августа 2018 г. следует руководствоваться п.12 Общих положений ЕКСД с изменениями, внесенными постановлением № 57.

Необходимо отметить, что среди многих профессиональных и личностных качеств, которыми должны обладать работники кадровых служб, в современных условиях важную роль играет способность к постоянному обновлению профессиональных знаний и навыков. При организации труда работников наниматель обязан обеспечивать подготовку, повышение квалификации, переподготовку и стажировку работников в соответствии с законодательством (п.11 части первой ст.55, ст.220¹ Трудового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. при организации труда работников наниматель обязан обеспечивать подготовку, повышение квалификации, переподготовку и стажировку работников в соответствии с законодательством (п.11 части первой ст.55 вышеназванного Кодекса в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З). Комментарий см. здесь.

Оборудование рабочего места

С учетом организационно-технических условий в п.14 Сборника предусмотрены требования к рабочему месту работника кадровой службы.

Рабочее место работника кадровой службы оборудуется как минимум однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем компьютера, другой оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Для хранения специальной и справочной литературы, а также личных карточек, папок с отчетными и другими документами должны быть шкафы с выдвижными ящиками.

Выдвижные ящики следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. На каждом ящике должна быть закреплена карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Хранение трудовых книжек и документов секретного делопроизводства рекомендуется осуществлять в металлических шкафах (сейфах). В соответствии с п.80 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах). Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Работники кадровой службы регулярно ведут прием посетителей, поэтому в организации следует разработать график, предусматривающий прием посетителей в утренние часы и перед окончанием работы.

19.03.2015

Оксана Гирина, юрист