Материал помещен в архив

СИТУАЦИЯ: Организация в своей деятельности использует служебные легковые автомобили (арендуемые, полученные по договорам безвозмездного пользования, эксплуатируемые в служебных целях личные автомобили работников, собственные автомобили организации).

Каким образом учитываются расходы на горюче-смазочные материалы?

В пределах норм - в составе затрат.

Расходы на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ) по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитывают при налогообложении прибыли (ст.130 Налогового кодекса РБ (далее - НК)).

Как показывает практика, отдельные организации до сих пор учитывают при налогообложении прибыли расходы на приобретение ГСМ только по одному автомобилю. С 1 января 2010 г. ограничения на этот счет отсутствуют (письмо МНС РБ от 31.05.2010 № 2-2-10/10249 «О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта»).

При этом следует обратить внимание на то, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 НК).

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Письмом МНС РБ от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» разъяснено следующее.

Согласно п.1 ст.130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Одновременно в ст.131 НК определен состав затрат, не учитываемых при налогообложении, а в ст.129 НК - расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в ст.131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:

1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, сопряженных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

В части документального подтверждения факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника следует отметить, что согласно ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Минтранса РБ от 29.03.2012 № 25 (далее - постановление № 25). Некоторые организации ошибочно списывают топливо только на основании данных путевых листов.

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом РБ, должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (часть вторая п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Форма путевого листа легкового автомобиля, установленная постановлением № 25, не содержит стоимостных показателей израсходованного топлива, следовательно, она не может являться первичным учетным документом для списания топлива на затраты.

Бухгалтерский учет ГСМ необходимо вести в соответствии с требованиями главы 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п.83 названной выше Инструкции).

Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива. Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.10 Закона № 57-З.

Расходы на ГСМ по служебному легковому автотранспорту следует отражать в бухгалтерском учете на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102, и Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, следующим образом:

Д-т 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. - К-т 10 и др.

Аналогичные подходы применяют и при учете расходов на ГСМ при использовании собственных, арендованных легковых автомобилей и легковых автомобилей, полученных в безвозмездное пользование.

08.09.2014

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»