Материал помещен в архив

ВОПРОС: Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки.

Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

ОТВЕТ: Нужно, если направляемые в структурные подразделения копии документов являются основанием для осуществления работниками этих подразделений юридически значимых действий, реализации возложенных на подразделение функций, задач и т. п. Срок хранения законодательством не установлен.

Возможность заведения дел с копиями документов, оригиналы которых хранятся в других подразделениях, допускается главой 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и главой 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, а также Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55. При этом формирование таких дел, как правило, целесообразно в случае, если направляемые в структурные подразделения копии документов являются основанием для осуществления работниками этих подразделений юридически значимых действий, реализации возложенных на подразделение функций, задач и т. п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Срок хранения дел с копиями законодательством не установлен. На этом основании дела с копиями документов следует хранить с соблюдением следующих правил:

• дела с копиями документов, подлинники которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), можно хранить до минования надобности в них, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники которых имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), следует хранить не менее 3 лет (до включения подлинников в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

Для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел организации следует указать соответствующий срок хранения и дать ссылку на пункт перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, или иного нормативного правового акта, в котором определен срок хранения оригиналов этих документов.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

27.07.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года