Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОШИБКИ, ДОПУСКАЕМЫЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

Как показывает практика, наниматели нередко допускают ошибки при предоставлении трудовых отпусков. Перечень наиболее распространенных из них приведен в данном материале.

Ошибка 1. У нанимателя отсутствует график трудовых отпусков

Достаточно распространено ошибочное мнение о том, что график отпусков может составляться нанимателем исключительно по его усмотрению. Однако наличие указанного локального документа согласно требованиям законодательства о труде является обязательным.

Руководителями организаций с небольшой штатной численностью, как правило, разрабатывается общий график отпусков для всех сотрудников. При сложной штатной структуре и большом количестве работников допустимо составление графиков для каждого из структурных подразделений в отдельности.

В соответствии с частью второй ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза он подлежит согласованию с указанным органом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

Справочно Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика отпусков.

Форма графика трудовых отпусков приведена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, и включает следующие сведения о работниках:

• табельный номер;

• фамилию, имя, отчество;

• должность;

• месяцы, в котором планируется предоставление трудового отпуска и в котором он фактически предоставлен;

• основание изменения графика.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться формой графика трудовых отпусков (унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41).

В указанном документе следует предусмотреть также строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Кроме того, некоторые наниматели зачастую включают в него отдельную дополнительную графу «Примечание».

Ошибка 2. Дата начала трудового отпуска определена нанимателем без договоренности с работником

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст.168 ТК). При этом законодательство о труде не содержит требования относительно ее обязательного отражения в графике отпусков.

Если конкретную дату отпуска заранее определить невозможно, в графике допустимо отразить лишь месяц, в котором работник вправе рассчитывать на предоставление положенного отдыха. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и отражаться в приказе нанимателя о предоставлении отпуска.

В случае если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами и указана в графике, для издания приказа о предоставлении отпуска заявление работнику представлять необязательно.

Ошибка 3. График отпусков составлен без учета пожеланий отдельных категорий работников относительно времени использования трудового отпуска

В отдельных случаях законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника с учетом норм части четвертой ст.168 ТК.

Чтобы не допустить нарушения изложенных требований, нанимателю, в штате которого имеются сотрудники, определенные в части четвертой ст.168 ТК, целесообразно заранее предупреждать их о наличии права выбора времени отдыха и вносить желаемые даты их отпусков в проект графика.

Ошибка 4. График трудовых отпусков не доведен до сведения работников

График трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК).

Конкретного способа ознакомления с графиком законодательство о труде не содержит.

На практике ознакомление работников с графиком отпусков зачастую осуществляется путем его размещения на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.

Однако, по мнению автора, наиболее предпочтительным следует считать письменное ознакомление с указанным локальным актом путем проставления в нем личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления. При возникновении конфликтных ситуаций у нанимателя, применившего такой вариант ознакомления, будет неоспоримое доказательство того, что работник был заранее уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Справочно Дополнительно по данной теме см. материал «Уведомление работника о времени начала трудового отпуска».

Ошибка 5. Нарушены условия предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

Право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (часть первая ст.166 ТК). При этом в отдельных случаях трудовой отпуск может быть предоставлен ему и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации.

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника с учетом требований части второй ст.166 ТК.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Кроме перечисленных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.

В нарушение установленных требований трудовой отпуск работникам нередко предоставляется до истечения 6 месяцев их работы в организации либо, наоборот, наниматель отказывает в предоставлении положенного отдыха ранее указанного срока сотрудникам, перечисленным в части второй ст.166 ТК.

Ошибка 6. Неправильно исчислен рабочий год работника, за который ему полагается трудовой отпуск

Еще одна достаточно распространенная ошибка, допускаемая нанимателями при предоставлении отпуска, - расчет периода рабочего года, за который положен отдых, без учета использованного работником отпуска без сохранения заработной платы.

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

Например, если прием сотрудника на работу состоялся 15 сентября 2016 г., его рабочий год для предоставления трудового отпуска следует исчислять с 15 сентября 2016 г. по 14 сентября 2017 г.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (за исключением периода, включаемого в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (ст.157 ТК), определяемого Правительством Республики Беларусь (часть вторая ст.164 ТК)), включается (часть первая ст.164 ТК):

• фактически отработанное время;

• время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

• время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;

• время оплаченного вынужденного прогула;

• другие периоды, не отвечающие условиям, перечисленным выше, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст.164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст.165 ТК).

Следовательно, если работник в период рабочего года с 15 сентября 2016 г. по 14 сентября 2017 г. использует 46 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, его рабочий год следует сдвинуть на 32 календарных дня и исчислять с 15 сентября 2016 г. по 16 октября 2017 г. Следующий рабочий год, за который ему будет предоставляться трудовой отпуск, должен исчисляться с 16 октября 2017 г. по 15 октября 2018 г.

Ошибка 7. Неверно определена продолжительность трудового отпуска работника

Продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части.

Обратите внимание! Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (часть вторая ст.171 ТК).

При этом следует учесть, что продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (часть первая ст.155 ТК).

Исключением из указанного правила являются случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска составляет 7 календарных дней (часть восьмая п.14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

Кроме того, в ряде случаев продолжительность основного отпуска, положенного работнику, может быть и более 24 календарных дней.

Например, основной трудовой отпуск государственных служащих составляет 28 календарных дней (п.1 ст.50 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»).

Также на более продолжительный основной отпуск имеют право:

• отдельные категории педагогических работников;

• работники профессиональных аварийно-спасательных служб;

• работники, признанные инвалидами;

• работники моложе 18 лет;

• работники, работающие в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения и с правом на отселение).

Условия предоставления и конкретная продолжительность основного отпуска перечисленным категориям лиц определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:

• за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст.157 ТК).

Порядок, условия предоставления указанного дополнительного отпуска и его продолжительность установлены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы». Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, на основании которой предоставляются указанные дополнительные отпуска, регламентирован Положением о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 № 253;

• за ненормированный рабочий день продолжительностью - до 7 календарных дней (ст.158 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем, а в отношении работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, - постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2008 № 408 «О предоставлении дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день»;

• за продолжительный стаж работы - до 3 календарных дней (ст.159 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем;

• дополнительный поощрительный отпуск (ст.160 ТК).

Данный отпуск может устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по специальностям и видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально - трудовым договором;

• дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту - до 5 календарных дней (подп.2.5 п.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. п.2 Декрета № 29 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь. С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.3 части первой ст.2612 ТК.

Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми при определении продолжительности трудового отпуска, являются:

1) предоставление основного отпуска меньшей продолжительности по сравнению с установленной законодательством (например, 21 календарный день вместо 24);

2) непредоставление работнику, работающему на условиях контрактной формы найма, дополнительного поощрительного отпуска за работу по контракту.

Ошибка 8. Наниматель не соблюдает требование законодательства о труде относительно уведомления работника о начале предстоящего трудового отпуска

Несмотря на то что работник уже ознакомлен с графиком предоставления отпусков, в силу требований части первой ст.169 ТК наниматель обязан известить его о начале отпуска еще раз не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (часть вторая ст.169 ТК).

О предстоящем отдыхе работник информируется, как правило, путем вручения ему персонального письменного уведомления, в тексте которого указываются:

• дата начала отпуска;

• продолжительность отпуска (количество календарных дней);

• рабочий год, за который предоставляется отпуск;

• дата вручения уведомления.

Данный документ должен содержать также подпись работника, подтверждающую ознакомление с уведомлением и дату такого ознакомления.

Ошибка 9. Трудовой отпуск предоставлен без оформления приказа (записки об отпуске)

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (часть первая ст.152 ТК).

Приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения 3 года (подп.21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

С учетом положений ст.152 ТК помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запиской об отпуске (ее примерная форма утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139).

Ошибка 10. Работнику несвоевременно выплачен средний заработок за время трудового отпуска

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст.176 ТК). Данное требование должно быть соблюдено в случае, если работник, которому предоставляется отпуск, работает на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок.

Если труд работника организован с применением контрактной формы найма, средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за 1 день до начала отпуска (п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. следует руководствоваться п.4 Декрета № 29 в редакции Декрета № 1. Комментарий см. здесь.

Ошибка 11. Наниматель не соблюдает требование законодательства о труде относительно ежегодного предоставления трудового отпуска

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (часть вторая ст.153 ТК).

С учетом положений части второй ст.170 ТК перенос части отпуска на следующий рабочий год допустим при совокупном наличии следующих условий:

• имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;

• работник согласен на такой перенос.

При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года (часть третья ст.170 ТК). Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (часть четвертая ст.170 ТК).

Обратите внимание! Перенос трудового отпуска на следующий рабочий год не применяется в отношении работников: • моложе 18 лет; • имеющих право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер труда (часть пятая ст.170 ТК). Переносить отпуск указанным категориям лиц недопустимо ни при каких обстоятельствах, в том числе и в случае, если они согласны на такой перенос либо сами являются его инициаторами.

Как показывает практика, достаточно распространены нарушения, заключающиеся:

• в непредставлении положенного отдыха работнику в течение нескольких лет работы в организации;

• переносе части отпуска на следующий рабочий год без учета желания работника;

• переносе части отпуска на следующий рабочий год без соблюдения условия о фактическом использовании работником 14 календарных дней отпуска в том рабочем году, за который он полагается.

Ошибка 12. Нарушено право работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года

Перечень причин, которые исключают возможность фактической реализации работником права на отпуск в текущем рабочем году, изложен в части первой ст.171 ТК.

Так, трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к исполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Обратите внимание! Если изложенные причины (помимо невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска) возникли во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года. Если причины наступили до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

О причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска работник обязан уведомить нанимателя (часть четвертая ст.171 ТК).

Продление или перенос отпуска оформляется приказом (распоряжением). Указанный распорядительный документ составляется на основании заявления работника, в котором указывается причина изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, листок нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).

Ошибка 13. Нарушены требования законодательства о труде при разделении трудового отпуска на части

По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части (часть первая ст.174 ТК). При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней. В какой последовательности эти части будут использованы, значения не имеет.

Отпуск разделяется на части при условии предварительной договоренности об этом между работником и нанимателем, то есть до его предоставления. Зачастую указанное условие определяется сторонами трудового договора еще на стадии составления графика отпусков, однако согласование такого разделения может иметь место и непосредственно перед предоставлением отпуска, по письменному заявлению работника.

Несмотря на то что разделение трудового отпуска на три и более части допускается исключительно при наличии соответствующего условия в коллективном договоре, действующем в организации, нередко оно осуществляется нанимателями без учета данного требования.

Ошибка 14. Нарушена процедура отзыва работника из трудового отпуска

Трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (часть вторая ст.174 ТК).

Конкретный перечень обстоятельств, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, может быть закреплен в коллективном договоре, действующем в организации.

Обратите внимание! Отзыв работника из трудового отпуска возможен исключительно при наличии его согласия. Если работник откажется от выхода на работу в связи с отзывом из отпуска, наниматель не вправе расценить такой отказ как нарушение трудовой дисциплины и применить к нему меру дисциплинарного взыскания.

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (часть третья ст.174 ТК).

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Обратите внимание! Не допускается отзыв из отпуска: • работников моложе 18 лет; • работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть пятая ст.174 ТК).

Осуществление процедуры отзыва работника из трудового отпуска допустимо лишь при условии, что он уже использовал 14 календарных дней отпуска либо использует их в дальнейшем в рамках текущего рабочего года (часть третья ст.170 ТК). Вместе с тем наниматели далеко не всегда соблюдают указанное правило.

Ошибка 15. Нарушены требования законодательства при замене отпуска денежной компенсацией

Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (часть первая ст.161 ТК).

Обратите внимание! Согласно части второй ст.161 ТК не допускается замена денежной компенсацией отпусков: • предоставляемых авансом; • предоставляемых беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения; • дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

Решение о замене части трудового отпуска денежной компенсацией согласовывается сторонами, как правило, накануне предоставления отпуска.

При увольнении работника, который не использовал или использовал не полностью трудовой отпуск, независимо от основания увольнения наниматель обязан выплатить денежную компенсацию (часть первая ст.179 ТК). Указанная выплата должна быть произведена не позднее дня увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете (часть первая ст.77 ТК).

К числу нарушений, допускаемых нанимателями при замене неиспользованного трудового отпуска денежной компенсацией, можно отнести:

• выплату компенсации за весь период трудового отпуска, положенного работнику;

• замену отпуска денежной компенсацией в принудительном порядке, без согласия работника.

22.05.2017

Светлана Семенихина, юрист