Материал помещен в архив

ОШИБКИ, ДОПУСКАЕМЫЕ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие и необходимость штатного расписания

Штатное расписание является важнейшим локальным нормативным правовым актом, который имеется в каждой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы.

Обязанность нанимателя составить и утвердить данный локальный нормативный правовой акт обусловлена содержанием части первой ст.194 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), в которой штатное расписание указано в перечне документов, определяющих трудовой распорядок для работников.

Законодательство о труде не содержит норм, устанавливающих требования к форме штатного расписания и его содержанию, за исключением нескольких положений, косвенно указывающих на те сведения, которые должны быть в данном документе.

Такой подход законодательства к рассматриваемому вопросу имеет как положительные, так и отрицательные стороны. С одной стороны, это позволяет нанимателю разработать штатное расписание в соответствии с его потребностями, включив в него только те сведения, которые ему действительно необходимы. С другой стороны, отсутствие соответствующего правового регулирования вызывает множество вопросов у нанимателей, не имеющих практики составления данного документа.

Анализ норм законодательства о труде и практики его применения позволяет определить сведения, которые необходимо или целесообразно включить в штатное расписание при его разработке.

Как следует из самого термина «штатное расписание», данный локальный нормативный правовой акт должен содержать сведения о штате организации, т.е. перечне имеющихся в ней штатных единиц.

Очевидно, что численность и перечень этих штатных единиц определяется нанимателем самостоятельно исходя из имеющейся у него работы. Вместе с тем при составлении штатного расписания необходимо учитывать то, что его ведение предусмотрено законодательством о труде. Соответственно включаются в него только сведения о штатных единицах, которые заполняются посредством установления трудовых отношений с работником, т.е. в результате заключения трудового договора между работником и нанимателем.

Штатное расписание и договор подряда

Неправомерным будет включение в штатное расписание сведений о работе, выполнение которой будет производиться либо производится на основании гражданско-правового договора. Так, согласно п.2 ст.6 ТК отношения по поводу осуществления обязательств, возникающих на основе договоров, предусмотренных гражданским законодательством, не подпадают под действие ТК.

Пример 1 Между унитарным предприятием (УП) «Р» и гражданином Ивановым А.С. был заключен договор подряда, согласно которому последний должен был выполнить работы по доставке деловых бумаг. В штатное расписание, утвержденное директором УП «Р» , были внесены следующие сведения: «курьер Иванов А.С. - сдельная оплата труда». Организацией в данном случае не было учтено то, что порядок заключения, выполнения, изменения и прекращения гражданско-правовых договоров (к которым относится и договор подряда) регулируется нормами гражданского законодательства, а не законодательства о труде. Указом Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» гражданам, выполняющим работу на основании гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности, предоставлены дополнительные права и определены меры, направленные на улучшение их правового положения. Тем не менее, как следует из содержания п.2 ст.6 ТК, отношения, основанные на договорах подряда, не являются трудовыми. Таким образом, основания для включения в штатное расписание сведений о работах по гражданско-правовым договорам отсутствуют.

Работа по совместительству

В некоторых случаях у нанимателей возникает вопрос, необходимо ли включать в штатное расписание сведения о работе по совместительству.

В соответствии со ст.343 ТК совместительство - это выполнение работником в свободное от основной работы время другой постоянно оплачиваемой работы у того же или у другого нанимателя на условиях трудового договора. При совместительстве также устанавливаются трудовые отношения между работником и нанимателем. Следовательно, соответствующие сведения отражаются в штатном расписании.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в соответствии с частью первой ст.343 ТК в редакции Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З совместительство - выполнение работником в свободное от основной работы время оплачиваемой работы у того же (внутреннее совместительство) или у другого (других) нанимателя (нанимателей) (внешнее совместительство) на условиях другого трудового договора.

Наименование профессий, должностей, специальностей

Статьей 19 ТК установлено, что трудовой договор, заключаемый с работником, должен содержать в качестве обязательного условия трудовую функцию работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Таким образом, перечень штатных единиц должен содержать наименования должностей служащих и профессий рабочих.

При указании данных наименований необходимо учитывать требование п.3 ст.19 ТК. Согласно этому пункту наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ.

В соответствии с п.21 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и должна соответствовать общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.21 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.28 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Анализ данных норм законодательства свидетельствует о том, что наименование должности служащего (профессии рабочего), указываемое нанимателем во всех 3 документах - трудовом договоре, штатном расписании и трудовой книжке, должно соответствовать:

1) ОКПД;

2) в отношении профессий рабочих - Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС);

3) в отношении должностей служащих - Единому квалификационному справочнику должностей служащих (далее - ЕКСД).

Многими нанимателями допускаются ошибки именно при наименовании должностей служащих и профессий рабочих. Например, наименование должности (профессии), приведенное в ОКПД, не может быть произвольно сокращено.

Пример 2 В штатное расписание общества с ограниченной ответственностью «М» включено наименование профессии «уборщик». Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» не содержит данного наименования. В нем имеются следующие базовые наименования: «уборщик территорий» и «уборщик помещений (производственных, служебных)». Круг обязанностей и тарификация по данным профессиям различаются. Таким образом, в случае сокращения наименования профессии, предусмотренного ОКПД, нельзя определить, по какой из профессий работает работник.

Если в наименовании профессии предусмотрены слова в скобках, уточняющие место работы, сферу деятельности, используемое оборудование и т.д., то они могут применяться самостоятельно при установлении нанимателем конкретного наименования профессии. В приведенной выше ситуации имеется следующее наименование профессии - «уборщик (служебных, производственных) помещений». Наниматель вправе установить любое из 2 наименований - «уборщик служебных помещений» либо «уборщик производственных помещений».

Профессия рабочего

В ЕТКС наименования отдельных профессий рабочих, по которым преобладает труд женщин, приведены в именительном падеже единственном числе женском роде. В тех случаях, когда по данной профессии трудятся лица мужского пола, в трудовую книжку работника и штатное расписание организации следует вносить наименование профессии в именительном падеже единственном числе мужском роде.

Пример 3 Штатное расписание коммунального унитарного предприятия «Л» предусматривало наименование профессии «кастелянша». Вместе с тем для работы по данной профессии был принят гражданин мужского пола, достигший пенсионного возраста, Сергеев Е.Л. В трудовом договоре и трудовой книжке работника была указана профессия - «кастелянша», что является нарушением п.27 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее - Общие положения ЕТКС). Правильным будет являться указание наименования профессии «кастелян».

В соответствии с п.28 Общих положений ЕТКС применение нанимателем производной профессий «старший» возможно, когда это предусмотрено ЕТКС и иными нормативными правовыми актами, а также при необходимости руководства рабочими при выполнении работ. Производная профессия «помощник» применяется только в случае, если это предусмотрено соответствующей тарифно-квалификационной (квалификационной) характеристикой или (и) технической характеристикой (паспортом) оборудования (механизма), выданной организацией-изготовителем, технологическими картами, иными документами, утвержденными в установленном порядке.

Должность служащего

Как указано выше, при наименовании должностей служащих в штатном расписании необходимо руководствоваться ЕКСД.

В соответствии с п.4 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД), наниматель вправе помимо базового наименования должности применять ее полное наименование - конкретное наименование должности, уточняющее характер выполняемой работником трудовой функции. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию дополнительных сведений, а также производных должностей, предусмотренных ОКПД. При этом соответствующее дополнение может быть помещено как после базового наименования, так и перед ним.

Например, нанимателем могут быть применены следующие базовые наименования должностей, предусмотренных ОКПД: «директор», «менеджер», «инженер», «экономист» и т.д. При необходимости наниматель вправе применять полные наименования (например, «первый заместитель директора», «менеджер по персоналу», «инженер по охране труда», «ведущий экономист по ценообразованию» и др.).

Предусмотренные в наименовании должности слова, уточняющие место работы, сферу деятельности, специальность и т.д., в т.ч. и в скобках, могут применяться самостоятельно при установлении нанимателем конкретного наименования должности. Например, в ОКПД включено наименование должности «инструктор-методист по физкультурно-оздоровительной, спортивно-массовой работе предприятия, учреждения, организации, колхоза, совхоза». В данном случае наниматель вправе установить конкретное наименование должности «инструктор-методист по физкультурно-оздоровительной работе», «инструктор-методист по физкультурно-оздоровительной работе совхоза» и т.д.

Пунктом 4 Общих положений ЕКСД предусмотрено, что наименование должности того или иного работника может отражать:

• характер выполняемой им работы независимо от специализации организации или подразделения, в которых он работает («специалист по таможенному оформлению», «инженер по научно-технической информации», «ветеринарный врач» и т.д.);

• сведения, содержащие дополнительное указание специальности работника («врач-терапевт», «специалист по маркетингу», «инженер по организации труда» и т.д.);

• сферу его деятельности («мастер производственного обучения», «горный мастер», «агент торговый» и т.д.);

• режим работы («сменный мастер» и т.д.);

• место работы («мастер участка», «энергетик цеха» и т.д.).

Из п.4 Общих положений ЕКСД также следует, что при необходимости выполнения служащим двух или нескольких трудовых функций наименование его должности устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции. В исключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, «бухгалтер-кассир»).

Служащие делятся на 3 основные группы - руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).

Должность руководителя

Пунктом 6 Общих положений ЕКСД определен порядок установления наименования должностей руководителей. Согласно данному пункту к категории руководителей относятся лица, в рамках определенных полномочий организующие, направляющие, координирующие и контролирующие деятельность организации, соответствующих структурных подразделений, работников. Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов. Наименования должностей руководителей устанавливаются в зависимости от объекта руководства:

• руководители организации - лица, осуществляющие непосредственное управление организацией (директор, управляющий и т.п.);

• руководители обособленных подразделений - лица, назначенные руководителем организации для управления деятельностью филиала, представительства и другого обособленного подразделения (директор (начальник) филиала и т.п.) и их заместители;

• руководители структурных подразделений - лица, назначенные руководителем организации для управления деятельностью структурного подразделения (начальник отдела, мастер, заведующий лабораторией и т.п.) и их заместители.

В некоторых организациях малого предпринимательства должностными лицами нанимателя допускаются ошибки в части применения такого наименования должности, как «генеральный директор». В соответствии с п.6 Общих положений ЕКСД наименование должности «генеральный директор» применяется для наименования должности руководителя организации, имеющей дочерние предприятия, подчиненные организации, обособленные подразделения при условии, что указанное наименование установлено учредительными документами, если иное не предусмотрено законодательством. Следовательно, применение данного наименования в организации, не соответствующей названным условиям, будет являться нарушениям законодательства о труде.

Довольно распространенной является ошибка, связанная с наименованием должности «менеджер».

Пример 4 В частном унитарном предприятии «К» работает 12 человек, 9 из которых приняты на работу в качестве менеджеров. Согласно п.6 Общих положений ЕКСД наименование должности «менеджер» относится к категории руководителей и устанавливается при условии наличия подчиненных ему работников. В ОКПД напротив данного наименования должности указан код «1», что также обозначает отнесение ее к группе «руководители». Должностные обязанности менеджера, предусмотренные в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159, указывают, что менеджер осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. С учетом численности работников организации очевидно, что нанимателем неправомерно применено наименование должности «менеджер».

Должность специалиста, технического исполнителя

Исходя из п.7 Общих положений ЕКСД к категории специалистов относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, получившие специальность по высшему (специалисты высшего уровня квалификации) или среднему специальному (специалисты среднего уровня квалификации) образованию, подтвержденному установленными законодательством видами документов.

Наименование базовой должности «специалист» может быть применено только в тех случаях, когда работнику для решения вопросов, вытекающих из характера производства или вида деятельности, необходимы знания, полученные в объеме высшего или среднего специального образования, и его трудовые функции не предусмотрены должностными обязанностями квалификационных характеристик других должностей специалистов, других служащих, содержащихся в выпусках ЕКСД.

Наименование базовой должности «инженер» применяется в тех случаях, когда работнику для исполнения должностных обязанностей необходимы инженерные знания, полученные в объеме высшего образования.

Третьей категорией служащих являются технические исполнители (в ЕКСД - другие служащие). К данной категории относятся лица, выполняющие регламентированные, периодически повторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделения, под контролем непосредственного руководителя, специалиста. Квалификационными требованиями должностей других служащих предусмотрено наличие у них профессионально-технического образования или общего среднего образования, специальной подготовки, в т.ч. по установленной программе без предъявления требований к стажу работы (агент, секретарь, экспедитор и т.д.).

Много вопросов возникает у нанимателей при применении слов «старший», «ведущий» или «главный» в дополнение к базовому наименованию должности. Правила применения данных наименований установлены в п.5 Общих положений ЕКСД:

• наименование производной должности «старший» может применяться для должностей, по которым не установлено квалификационное категорирование, при условии, если работник наряду с исполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями («диспетчер», «администратор», «инспектор по кадрам» и др.). Должность старшего может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения);

• наименование производной должности «ведущий» может применяться для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. При этом производная должность «ведущий» является самостоятельной должностью, которая не категорируется;

• наименование производной должности «главный» может применяться для должностей руководителей при условии, если они возглавляют структурное подразделение или имеют в подчинении структурные подразделения (подчиненных работников в обособленных подразделениях) по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации («главный механик», «главный энергетик», «главный экономист» и т.д.). Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер».

Структурные подразделения

Помимо перечня и численности штатных единиц штатное расписание отражает организационную структуру организации. Необходимо отметить, что даже при небольшом количестве работников в организации, как правило, создаются структурные подразделения.

На практике выделяется 2 вида структурных подразделений - обособленные (вне территории организации) и внутренние подразделения организации.

Исходя из ст.51 Гражданского кодекса РБ к обособленным подразделениям относятся филиалы и представительства. В некоторых случаях (например, когда руководителю обособленного структурного подразделения предоставлено право приема и увольнения работников) для обособленного структурного подразделения разрабатывается собственное штатное расписание.

К внутренним структурным подразделениям организации можно отнести службы, управления, отделы, бюро, секторы, цехи, лаборатории, группы, участки. Наличие данных структурных подразделений в организации для удобства часто отражается в штатном расписании в виде отдельных разделов.

Заработная плата и штатное расписание

Штатное расписание является основополагающим документом при начислении заработной платы работникам, поскольку содержит сведения об установленных в отношении них условиях (в т.ч. размерах) оплаты труда. Иначе говоря, в штатном расписании указываются составные части заработной платы по предусмотренным в нем должностям и профессиям, а также размеры этих составных частей.

Указом Президента РБ от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решения о применении Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее - ЕТС) при определении условий оплаты труда работников.

В связи с этим содержание штатного расписания в части условий оплаты труда по предусмотренным в нем должностям и профессиям зависит от установленной нанимателем системы оплаты труда, а также принятия им решения о применении ЕТС.

При принятии решения о применении ЕТС нанимателю целесообразно руководствоваться Рекомендациями по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67 (далее - Рекомендации). В этом случае в штатном расписании целесообразно указать следующие сведения:

1) размер тарифной ставки 1-го разряда, установленный в организации, который является своеобразным показателем ее экономической состоятельности, эффективности труда всех ее работников;

2) тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты, предусмотренные приложением 1 к Рекомендациям;

3) размеры тарифных ставок (должностных окладов), предусмотренные для должностей и профессий, содержащихся в штатном расписании;

4) коэффициенты повышения тарифных ставок (должностных окладов).

Независимо от принятого решения о применении ЕТС наниматели, применяющие контрактную форму найма, обязаны включать в заключаемые с работниками контракты дополнительные меры стимулирования труда, в т.ч. условие об обязательном повышении размера тарифной ставки (не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством). Соответственно для удобства начисления заработной платы целесообразно включать в штатное расписание сведения о данном повышении. Необходимо учитывать, что при суммировании данное повышение образует новый размер тарифной ставки.

Помимо размера основной части заработной платы (тарифной ставки, должностного оклада) в штатном расписании указываются размеры установленных в организации надбавок и доплат, которые носят постоянный характер. Вместе с тем доплаты и надбавки, которые применяются только при определенном условии (например, доплата за работу в ночное время выплачивается, только если имело место привлечение к работам в такое время), указывать в штатном расписании нецелесообразно.

Составленное штатное расписание утверждается руководителем организации.

20.02.2012 г.

Мария Вышникова, юрист