Материал помещен в архив

ОСНОВНЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Основная ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (канцелярию, общий отдел, секретариат и т.д.). Однако заведующий архивом либо лицо, ответственное за архив, всегда должны принимать участие в данном процессе, так как номенклатура дел - основа для наведения порядка в работе с документами.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В работе над номенклатурой дел можно выделить две основные особенности.

Во-первых, номенклатура - это не просто перечень дел, а систематизированный перечень;

Во-вторых, в номенклатуре в обязательном порядке должны быть определены сроки хранения дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации являются:

- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13;

- Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

При составлении номенклатуры дел используются также устав, положение об организации, штатное расписание организации, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, решения Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ об изменении сроков хранения отдельных категорий дел и документов, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел.

Основой для составления сводной номенклатуры являются номенклатуры дел структурных подразделений и общественных органов (профсоюзного комитета, комиссии по оздоровлению и санаторно-курортному лечению работников, Совета трудового коллектива и т.д.).

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. В случае если организация претерпела серьезную реорганизацию или в ней вообще не было номенклатуры дел, работу над этим документом не следует откладывать до конца текущего года. Необходимо приступить к составлению номенклатуры немедленно.

Рассмотрим порядок работы над созданием номенклатуры дел. В том случае, если организация состоит из нескольких структурных подразделений, приказом руководителя организации назначается ответственный за делопроизводство и архив в каждом структурном подразделении. Это важно для всей дальнейшей системы работы по созданию архива. Кандидатура ответственного за делопроизводство и архив согласовывается с начальником структурного подразделения.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство и архив в структурном подразделении, совместно с коллегами составляет перечень дел и документов, образующихся в процессе деятельности такой структуры. Сотрудник службы ДОУ или заведующий архивом оказывает структурным подразделениям консультативно-методическую помощь.

На практике (особенно если номенклатура дел составляется впервые) обычно это происходит следующим образом: в службу ДОУ поступают перечни дел и документов от каждого структурного подразделения. Сотрудник службы ДОУ, ответственный за составление сводной номенклатуры дел организации, из предложенного перечня составляет по установленной форме номенклатуру дел структурного подразделения, редактирует заголовки дел, определяет сроки их хранения и соответствующие статьи по перечням (типовым, ведомственным). В настоящий момент действуют три перечня типовых документов:

1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Перечень утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988;

2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения. Перечень утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38;

3) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным и информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организации с указанием сроков хранения. Перечень утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.

Кроме того, при определении сроков хранения номенклатуры дел необходимо применять постановление Белкомархива от 28.04.2004 № 4 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38» и постановление Минюста РБ от 31.08.2007 № 58 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38». В этих постановлениях указаны те изменения и дополнения, которые вносятся в соответственный Перечень типовых документов.

В графах 3-4 перечней отражены сроки хранения документов. В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях Списка № 1 и в негосударственных организациях. В графе 4 - в организациях Списка № 2. Произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в перечнях, не допускается. Важно отметить, что негосударственные организации, хоть и не являются источниками комплектования для государственных архивов, при определении сроков хранения пользуются графой 3 так же, как и государственные организации Списка № 1.

После того как номенклатура дел структурного подразделения составлена, она визируется заведующим архивом и возвращается в структурное подразделение на подпись руководителю.

На основании номенклатур дел всех подразделений и общественных органов службой ДОУ создается сводная номенклатура дел организации. Подписывает номенклатуру дел начальник службы ДОУ, визирует заведующий архивом и далее номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Согласование с экспертной комиссией обязательно оформляется протоколом.

Организации Списка № 1 согласовывают сводную номенклатуру дел также с экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архива (1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования).

Организации Списка № 2 и негосударственной формы собственности номенклатуры дел с государственными архивами не согласовывают.

После согласования с ЭК (при необходимости - с ЭМК) номенклатура дел утверждается руководителем организации. Только затем руководителю каждого структурного подразделения передается номенклатура дел его подразделения для того, чтобы сотрудники с 1 января будущего года завели дела в соответствии с номенклатурой.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, в нее вносятся дополнения и изменения. Номенклатура дел структурных подразделений с изменениями и дополнениями подписывается у руководителей структурных подразделений, и далее проводится работа в вышеуказанном порядке.

Даже если в номенклатуре дел организации на будущий год нет дополнений и изменений по сравнению с ныне действующей номенклатурой, она заново перепечатывается, согласовывается на заседании ЭК и утверждается руководителем организации. Недопустимо, чтобы номенклатура дел организации, составленная и напечатанная, например, в 2000 г., использовалась несколько лет подряд только по той причине, что за эти годы она не претерпела никаких изменений. Последнее маловероятно, так как каждый год обязательно появляются либо новые виды документов, либо изменения в штатном расписании, либо уточняются заголовки ранее заведенных дел.

Номенклатура дел организации составляется в нескольких экземплярах.

В организациях Списка № 1 - в 4-х экземплярах (в службе ДОУ - 2, в архиве организации - 1, в государственном архиве - 1), в организациях Списка № 2 и негосударственной формы собственности - в 3-х экземплярах (в службе ДОУ - 2, в архиве - 1), а если заведующий архивом входит в структуру службы ДОУ, то достаточно и 2-х экземпляров.

Номенклатура дел организации включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют документационное обеспечение управления. В организациях Списка № 1 и негосударственной формы собственности сводные номенклатуры дел хранятся постоянно, в организациях Списка № 2 - не менее 10 лет. В структурных подразделениях номенклатуры дел хранятся 5 лет после передачи дел в архив организации.

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. Названия разделов и подразделов номенклатуры дел являются названиями структурных подразделений организации, расположенных в соответствии со штатным расписанием.

Независимо от того, на каком месте в штатном расписании находится структурное подразделение, где ведется работа с организационно-распорядительными документами руководства организации (общий отдел, канцелярия и т.п.), оно всегда располагается в начале номенклатуры дел. Далее следуют структуры в соответствии со штатным расписанием, а после них в порядке значимости - общественные организации и общественные органы.

При составлении номенклатуры дел необходимо выделить как самостоятельное подразделение службу охраны труда, учитывая значимость и автономность ее работы, даже в том случае, если этим направлением занимается один человек (независимо от наименования его должности: главный инженер или главный специалист).

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу, например:

общий отдел - 01;

отдел кадров - 02;

бухгалтерия - 03;

отдел материально-технического обеспечения - 04 и т.д.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, номенклатура дел строится по структурно-функциональному принципу, например:

руководство - 01;

кадры - 02;

бухгалтерия - 03;

отдел материально-технического обеспечения - 04 и т.д.;

или по функциональному принципу (по направлениям деятельности), например:

руководство - 01;

кадры - 02;

финансирование - 03;

материально-техническое обеспечение - 04 и т.д.

Как правило, по структурно-функциональному и функциональному принципам строится номенклатура дел небольших по численности организаций.

Дела по переходящим вопросам вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации с обязательными реквизитами.

Номенклатура дел состоит из пяти граф:

1 - индекс дела, 2 - заголовок дела, 3 - количество дел, 4 - срок хранения дела и номер статьи по перечню, 5 - примечания.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов: номера структурного подразделения (раздела) и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом, например: 01-01, 01-02,01-03 и т.д.

В графе 2 номенклатуры отражаются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел, заводимых в организации в календарном году, переходящие дела, картотеки. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники и т.д.).

Заголовок дела должен быть кратким, соответствовать составу и содержанию документов дела. При этом важно исходить не из того, как было принято сотрудниками формировать дела, а учитывать два главных критерия:

1. В одном деле не должно быть документов с разными сроками хранения. Например, годовые и квартальные отчеты должны формироваться отдельно, поскольку у них разные сроки хранения. Следовательно, в номенклатуре дел должно быть два заголовка на дела с этими документами.

2. В одном деле необходимо объединять документы одной разновидности, например, протоколы, приказы, переписка и т.д.

Допускается употребление таких заголовков, как «документы», «дело».

Заголовок со словом «документы» применяется при объединении в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, например: «Документы о проведении Республиканского субботника (графики, списки, информация и т.д.)». Заголовок со словом «документы» используется также как приложение к основному документу, например: «Документы к протоколам заседаний тендерной комиссии (информация, справки, переписка и т.д.)». В конце заголовка со словом «документы» в скобках указывается не более трех разновидностей документов данного дела как расшифровка этого понятия.

Заголовок со словом «дело» используется при объединении в одном деле различных видов документов по одному вопросу и связанных последовательностью делопроизводства. Этот заголовок применяется преимущественно при заведении личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовок дела помимо вида документа входит также:

- указание автора документа, например: «Приказы директора предприятия»;

- указание адресата или корреспондента документа, например: «Переписка с банками»;

- краткое содержание документов дела, например: «Статистические отчеты о несчастных случаях на производстве»;

- указание хронологических рамок документов дела, например: «Перспективные планы ремонтно-строительных работ на 2000-2005 гг.»;

- указание на копийность документов дела, например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2005 г. Копии».

В заголовках дел не должно быть неконкретных формулировок, замены вида документа действием, например: «Разное», «Налоги», «Поставка тары», «Квартплата» и т.д.

В делах с перепиской нужно учитывать следующие моменты:

- если переписка велась с одной организацией, то это указывается в заголовке, например, «Переписка с Администрацией Московского района г.Минска по вопросам капитального строительства»;

- если переписка проводилась с разнородными корреспондентами (более трех), но по одному вопросу, то адресаты, как правило, не указываются, например: «Переписка о поставках медицинского оборудования»;

- если переписка велась с несколькими однородными корреспондентами (более трех), корреспонденты указываются обобщенно, например: «Переписка с районными отделами социального обеспечения о выплате пенсий».

Как уже упоминалось, в заголовки дел с одним видом документов не должны включаться документы с разными сроками хранения. Например, разные сроки хранения имеют:

- приказы по основной деятельности (постоянно или 10 лет в зависимости от принадлежности к Списку № 1 или № 2);

- приказы по личному составу (прием, перемещение, поощрение, увольнение) - 75 лет хранения;

- приказы о командировках по территории Республики Беларусь, об отпусках, дисциплинарных взысканиях - 3 года после проведения налоговой проверки;

- приказы о заграничных командировках (заграничные командировки - это командировки за пределы Республики Беларусь) - 75 лет хранения.

Заголовки в разделах номенклатуры располагаются в определенном порядке, именно по этой причине номенклатуру дел называют систематизированным перечнем документов. Нормативные документы определяют следующий порядок расположения заголовков внутри раздела:

- распорядительные документы вышестоящих органов;

- организационные документы организации (устав, положение);

- протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые, квартальные, месячные), отчеты (годовые, квартальные, месячные), анализы, информации, обзоры, справки, сведения, акты, документы, переписка, журналы, картотеки.

Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Такой порядок расположения дел в разделах номенклатуры общепринятый, подтвержденный нормативными документами.

Графа 3 заполняется в конце календарного делопроизводственного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовым и ведомственным перечням документов. Если перечни не содержат сведений о каких-либо видах документов, то сроки хранения данных документов определяет ЭК организации. Далее предложения направляются в ЭМК государственного архива или в Центральную экспертно-методическую комиссию (ЦЭМК) Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ, которые принимают окончательное решение о сроках хранения тех или иных видов документов.

Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок. В частности, если в разделе указаны копии документов, то в графе 5 отмечается, где находятся оригиналы, например: «Оригиналы в деле № 02-02».

В этой же графе указываются примечания: «после проведения налоговой проверки», «после истечения срока договора», «при условии завершения ревизии», «после замены новыми» и т.д.

На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи руководителя службы ДОУ и заведующего архивом, гриф согласования с ЭК организации и, при необходимости, с ЭМК государственного архива, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце делопроизводственного года и подписывается руководителем службы ДОУ. Важно не только грамотно составить номенклатуру дел, которая реально отражала бы документооборот организации, но необходимо, чтобы номенклатура стала по-настоящему рабочим документом. Заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив) должен требовать, чтобы сотрудники в новом календарном году формировали документы в дела, руководствуясь утвержденной номенклатурой дел.

Номенклатура дел необходима для обеспечения порядка в текущем делопроизводстве, так как она позволяет сгруппировать исполненные документы в дела, обеспечить систематизацию и учет дел, определить срок их хранения. Кроме того, номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

30.01.2009 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

С 28 февраля 2009 г. приказ комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.