Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Практически все субъекты хозяйствования в процессе производственно-хозяйственной деятельности используют механические транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, что требует правильной постановки и организации системы учета и списания горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) в соответствии с законодательством. В настоящем материале описаны общие требования к организации бухгалтерского учета ГСМ, а также даны практические советы по их учету на примере конкретной ситуации, когда топливо приобретается по безналичному расчету, а отпуск производится по электронным картам.

Первичная документация по учету движения горюче-смазочных материалов

Общие требования к документам

Общие требования к организации бухгалтерского учета ГСМ установлены Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133).

Типовые формы первичных учетных документов утверждены постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» (далее - Перечень). В указанный Перечень включены формы товарно-транспортной накладной (ТТН-1) и товарной накладной (ТН-2), которые наряду с другими первичными документами могут применяться для учета поступления и оприходования ГСМ. Согласно п.76 Инструкции № 133 ГСМ приходуются на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2, а также утверждена Инструкция о порядке их заполнения.

Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) определено, что формы первичных учетных документов, не приведенные в Перечне, могут утверждаться руководителем организации. При этом организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления. При разработке и утверждении форм первичных документов необходимо учитывать общие требования, предъявляемые к первичным учетным документам:

• первичный учетный документ должен содержать наименование, номер документа, дату и место его составления, наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи (согласно ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 3321-XII) и подп.1.4 п.1 Указа № 114);

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Требования к первичным учетным документам определены ст.10 данного Закона.

• первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составлены на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций;

• первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Справочно Общие требования к первичным учетным документам установлены ст.9 Закона № 3321-XII.

Таким образом, с учетом норм главы 4 «Особенности бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов» Инструкции № 133 основной первичной документацией по учету ГСМ являются перечисленные в таблице 1 документы.

Особенности складского учета горюче-смазочных материалов

В местах хранения ГСМ учет ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке ГСМ. Поступление ГСМ отражается на основании товарно-транспортной накладной (ТТН-1), товарной накладной (ТН-2) и других первичных учетных документов.

Отпуск ГСМ со склада производится по ведомостям учета выдачи ГСМ, в которой за полученные ГСМ расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ.

На основании первичных документов, по которым в организации осуществлялись прием и отпуск ГСМ, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов. Отчет о движении горюче-смазочных материалов вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

Для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо» (п.16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50). К данному субсчету могут быть открыты дополнительные субсчета, например: 10-3-1 «Топливо на складах», 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств».

Учет ведется по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам. Основанием для записей по счету (субсчетам) учета топлива являются первичные учетные документы, по которым приходуются и отпускаются ГСМ. Следует отметить необходимость обязательного ежемесячного подтверждения данных о наличии остатка ГСМ в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенных на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», путем замера остатков топлива в баках и составления акта снятия остатков. Данная норма содержится в абзаце 4 п.82 Инструкции № 133.

Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, оборудования, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы» в зависимости от направления их использования. Основанием для списания ГСМ являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п.83 Инструкции № 133).

Основанием для списания ГСМ на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство, а также другие первичные учетные документы, применяемые в организации для учета ГСМ.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции по поступлению и списанию ГСМ отражаются следующим образом.

Справочно Сверх установленных норм ГСМ списываются на соответствующие счета учета затрат, не учитываемых при налогообложении. Порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования установлен Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141.

Практические рекомендации по учету горюче-смазочных материалов

На практике возможны различные ситуации при приобретении и отпуске топлива, когда возникают определенные нюансы. Рассмотрим одну из них.

Ситуация Организация заключила договор на покупку топлива. Оплата произведена по безналичному расчету в валюте и в белорусских рублях. В конце каждого месяца организация-поставщик представляет акт по расходу топлива за месяц, но в денежном выражении расход указывается в рублях. Приобретаемое на автозаправочной станции топливо отпускается организации с применением электронных карт («таблеток»). По общему правилу основанием для списания товарно-материальных ценностей у одной организации и оприходования их у другой служат товарно-транспортная накладная типовой формы ТТН-1 или товарная накладная типовой формы ТН-2. Вместе с тем на практике данные накладные не применяются при продаже нефтепродуктов и сжиженного автомобильного газа, оплаченных с применением электронных и банковских пластиковых карточек, юридическим лицам из розничной торговой сети автозаправочных станций. В данном случае ГСМ следует приходовать на основании акта по расходу топлива за месяц или другого документа, представляемого организацией-поставщиком. Рассматривая акт по расходу топлива, составленный только в стоимостном выражении (в рублях), в качестве первичного учетного документа, необходимо отметить, что он не содержит обязательные реквизиты, предусмотренные ст.9 Закона № 3321-XII, так как в нем отсутствуют сведения об оценке совершаемой хозяйственной операции в натуральных (количественных) показателях, т.е. о количестве отпущенного топлива (в литрах, тоннах и т.д.). В данной ситуации организации-получателю ГСМ можно порекомендовать: в условиях договора предусмотреть обязательства поставщика по составлению и предоставлению ежемесячного отчета об отпущенном топливе в количественном и стоимостном выражении. В применяемых в организации формах первичных учетных документов, в которых отражается поступление ГСМ, под персональную ответственность обязать материально ответственных лиц заполнять данные о количестве поступившего топлива. То есть в путевых листах или иных первичных документах в графе «заправка топлива» следует отражать количество и стоимость приобретенных ГСМ, в т.ч. и с применением электронных карт («таблеток»). Количество и стоимость поступившего топлива за месяц согласно первичным учетным документам сверяется с актом по расходу топлива, полученного от организации-поставщика.

16.07.2013

Евгений Цыбин, заместитель начальника отдела контроля и ревизий открытого акционерного общества «МАЗ»