Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

В законодательстве Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу прослеживается единство подходов к проведению экспертизы ценности документов независимо от вида носителя. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов в электронном виде (далее - ДЭВ) выделяются некоторые особенности.

Общие положения

Основные требования к проведению экспертизы ценности ДЭВ закреплены:

• в Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121 (далее - Инструкция № 121);

• государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 1221-2000* «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 22.05.2000 № 14 (далее - СТБ 1221-2000) (см. http://tnpa.by/#!/DocumentCard/81176/81176);

• Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• предварительном государственном стандарте Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 12.03.2012 № 14 (далее - СТБ П 15489) (см. http://tnpa.by/#!/DocumentCard/278520/376315);

• Методических рекомендациях по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.06.2013 № 28 (далее - Методические рекомендации по применению СТБ П 15489) (см. http://tnpa.by/#!/DocumentCard/278520/376315).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 октября 2016 г. следует руководствоваться СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 01.04.2016 № 27 (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/350975/475998).

В СТБ 1221-2000* оговаривается, что экспертиза ценности документов должна проводиться еще на стадии планирования жизненного цикла таких документов.

Справочно Экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение ДЭВ, содержащих информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность (п.3 Инструкции № 121).

Нормы Инструкции № 121 логически дополняют нормы раздела III Правил работы архивов, в котором закреплены общие критерии экспертизы ценности различных документов. В развитие норм Правил работы архивов Инструкция № 121 определяет, что к критериям оценки ДЭВ относятся:

• повторение информации ДЭВ в документах на иных носителях;

• полнота состава частей и элементов ДЭВ;

• наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных или иных носителях;

• возможность обеспечения постоянного хранения ДЭВ;

• возможность воспроизведения и обработки ДЭВ без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

• наличие сопроводительной документации на ДЭВ и технологической документации на информационную систему, в которой эти документы возникли и существуют;

• сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.

Рассмотрим их подробнее.

Повторение информации документов в электронном виде в документах на иных носителях

Первый из указанных критериев предполагает оценку степени повторяемости информации ДЭВ в документах на иных (в первую очередь бумажных) носителях. При прочих равных условиях аналогичные бумажные документы, имеющие соответствующую информационную ценность и юридическую силу, могут получить больший приоритет с точки зрения длительного хранения информации. Вместе с тем следует учитывать, что по сравнению с бумажными документами ДЭВ чаще сопровождаются большим количеством реквизитов (метаданных), которые более полно отражают контекст создания и использования таких документов.

Полнота состава частей и элементов документов в электронном виде

При оценке полноты состава частей и элементов ДЭВ следует понимать, что любой ДЭВ может представлять собой как один целостный объект (файл), так и совокупность нескольких информационных объектов (файлов, элементов базы данных и т.п.).

Здесь следует вспомнить нормы п.7.2.1 СТБ П 15489, в которых указано, что при работе с документами должна обеспечиваться сохранность связей между объектами документированной информации, хранимыми по отдельности, но составляющими вместе один документ. По сравнению с бумажными документами, позволяющими, как правило, на одном физическом объекте фиксировать все необходимые реквизиты (метаданные), ДЭВ могут представлять собой «составные» информационные объекты, реквизиты (метаданные) которых хранятся отдельно.

Пример Электронный документ может храниться в виде двух файлов: файла с основным содержимым (текстом, основными реквизитами) и файла прилагаемой к документу электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

При работе с бумажными документами требование к целостности документа, состоящего из нескольких информационных объектов, также может быть актуально. Так, в качестве примера «составного» бумажного документа можно привести входящее письмо и прилагаемый к нему лист с резолюцией руководителя (рефератка), составляющий неотъемлемую часть документа. Отдельные реквизиты, такие как электронные резолюции, также могут храниться отдельно (например, в системе электронного документооборота).

Особую актуальность это приобретает при работе с документами, подписанными при помощи ЭЦП. Как правило, после подписания документов при помощи ЭЦП внесение любых изменений в файл (файлы), содержащий документ, невозможно без нарушения целостности такого файла, которая позволяет подтверждать подлинность и соответственно обеспечивать юридическую силу документа. Отражение непосредственно в документах, подписанных при помощи ЭЦП, традиционных делопроизводственных реквизитов (отметки о поступлении, резолюции, отметки об исполнении и т.д.) становится невозможным без нарушения целостности этих документов.

В связи с этим в п.229 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, указано, что в подобном случае различного рода делопроизводственные отметки и иные реквизиты, создаваемые после подписания документа при помощи ЭЦП, следует отражать не в самих документах, а в регистрационно-контрольных формах (традиционных (журналах, карточках) или электронных). При этом в п.230 названной Инструкции дополнительно уточняется, что регистрационно-учетные данные о ДЭВ и связи между ними и самими документами должны сохраняться в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.229 Инструкции № 4 на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

В СТБ П 15489 отмечается, что структура документа, т.е. его формат и связи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной. При этом логическое единство всего документа может обеспечиваться, например, за счет функционала системы электронного документооборота, в которой такой документ хранится.

Наглядность информации и удобство ее использования

К неоспоримым преимуществам ДЭВ перед аналогичными по содержанию бумажными документами относятся:

• удобство хранения и транспортировки;

• удобство поиска как по тексту отдельного ДЭВ, так и по массиву ДЭВ, в т.ч. посредством автоматизированного полнотекстового поиска;

• возможность оперативного повторного использования информации ДЭВ, в т.ч. для создания новых документов на основе уже существующих ДЭВ;

• возможность автоматизированного эвристического анализа содержания одного или нескольких ДЭВ.

Как правило, эти преимущества добавляют ценности ДЭВ по сравнению с аналогичными по содержанию документами на бумажных носителях.

Возможность обеспечения постоянного хранения документов в электронном виде

При проведении экспертизы ценности ДЭВ следует понимать, что основной проблемой в настоящее время стала проблема долговременного и тем более постоянного (вечного) хранении ДЭВ. Быстрые изменения информационных технологий приводят к тому, что в некоторых случаях ДЭВ, созданные 5-10 лет назад, становятся недоступными или невоспроизводимыми.

Здесь существуют две основные проблемы:

1) проблема, связанная с аппаратным обеспечением (устаревание аппаратного обеспечения (компьютерной техники), необходимого для воспроизведения ДЭВ; выход из строя носителей информации);

2) проблема программного обеспечения (смена поколений программного обеспечения, необходимого для воспроизведения ДЭВ; устаревание форматов ДЭВ).

К сожалению, в условиях разнообразия технологий и их быстрого развития не существует универсального решения проблемы долговременного хранения ДЭВ. Вместе с тем в настоящее время выработаны способы, использование которых может снизить риск утраты ДЭВ, требующих длительного хранения. Среди них - конвертация и миграция ДЭВ.

Справочно Под конвертацией, как правило, понимается перевод документов в электронном виде из одного формата в другой (например, перевод документов из формата DOC в формат PDF). Под миграцией, в свою очередь, обычно понимается процесс перемещения документов из одной информационной системы в другую.

Согласно СТБ П 15489 продуманный порядок конвертации и миграции документов - важная часть построения комплексной документной системы организации.

Помимо конвертации ДЭВ может предусматриваться эмуляция соответствующих устаревших программных и (или) аппаратных средств, при помощи которых эти ДЭВ созданы.

Пример В режиме эмуляции в операционной системе Windows могут запускаться программы, созданные для операционной системы DOS.

Режим эмуляции позволяет не только запускать устаревшее программное обеспечение или воспроизводить работу устаревшего компьютерного оборудования, но также воспроизводить таким образом документы, созданные ранее при помощи этих программ и оборудования. Использование эмуляции может быть актуально в случае необходимости воспроизведения ДЭВ, хранимых в базе данных устаревшей информационной системы организации, которые невозможно либо с юридической, практической или иной точки зрения нецелесообразно конвертировать или мигрировать в новую систему.

Таким образом, проводя оценку возможности длительного хранения ДЭВ, следует оценить потенциальную необходимость, возможности и связанные с этим трудности в конвертации или миграции ДЭВ, а также при необходимости эмуляции соответствующих программных и аппаратных средств.

Как отмечается в п.156 Методических рекомендаций по применению СТБ П 15489, в настоящее время законодательство Республики Беларусь не запрещает создавать исключительно в электронном виде документы длительного хранения. Вместе с тем в условиях быстрого устаревания программного и аппаратного обеспечения при планировании перехода на электронный документооборот следует учитывать, что создавать исключительно в электронном виде целесообразно лишь документы с реальным сроком хранения до 10 лет.

Возможность воспроизведения и обработки документов в электронном виде

Часто созданные на одном компьютере ДЭВ, как правило, без проблем открываются на другом компьютере. Достигается это за счет широкого распространения аналогичного или схожего по функционалу программного обеспечения (например, Microsoft Office и т.п.), а также широко распространенных форматов файлов.

Вместе с тем возможны ситуации, когда открыть документ можно лишь при помощи специального программного обеспечения, поддерживающего соответствующий формат файлов. В результате можно столкнуться с тем, что файл ДЭВ, созданный несколько лет назад при помощи специализированного программного обеспечения, невозможно открыть из-за того, что данное программное обеспечение устарело и больше не поддерживается производителем.

Жесткая привязка форматов файлов ДЭВ к конкретному программному обеспечению также может приводить к тому, что для воспроизведения таких ДЭВ вместе с ними также необходимо постоянно хранить и передавать в архив соответствующее программное обеспечение. В случае передачи ДЭВ на постоянное хранение в государственный архив это может оказаться неприемлемым, так как стоимость лицензий на программное обеспечение, необходимое для воспроизведения архивных ДЭВ, может оказаться сравнимой или даже выше стоимости обеспечения хранения самих ДЭВ.

С учетом указанного при экспертизе ценности ДЭВ, в т.ч. на стадии проектирования информационной системы, в которой они будут создаваться и храниться, следует предусматривать возможность создания документов в программно-независимых стандартизированных широко распространенных форматах.

В настоящее время для управленческих ДЭВ, представляющих собой аналоги соответствующих бумажных документов, наиболее приемлемые форматы - PDF/A-1 и TIFF, стандартизированные на международном уровне.

Наличие сопроводительной документации на документы в электронном виде

Данный критерий экспертизы ценности тесно связан с предыдущим, поскольку предполагает оценку возможности хранения и воспроизведения ДЭВ в длительной перспективе с учетом той информационной инфраструктуры и информационных систем, в которых ДЭВ создаются, используются и хранятся.

К одним из наиболее распространенных информационных систем, в рамках которых создаются и хранятся ДЭВ, можно отнести системы электронного документооборота. Нередко ДЭВ, созданный в системе электронного документооборота, вне ее рамок теряет информационную ценность, так как только в системе электронного документооборота хранится информация о контексте его создания, согласования, исполнения, использования и т.д. Вне рамок данного контекста ДЭВ как таковые могут терять смысл.

В результате возникает потребность хранения не только ДЭВ, но и целой информационной системы, в которой они созданы и хранятся. В свою очередь, без подробной технологической документации на такую систему может оказаться проблематично поддерживать ее работоспособность и использование.

Сроки хранения

Данный критерий экспертизы ценности отражает закрепленный в законодательстве Республики Беларусь единый подход к определению сроков хранения как бумажных документов, так и аналогичных им ДЭВ.

Так, сроки хранения документов закреплены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Сроки хранения документов, закрепленные в названном перечне, распространяются на различные документы независимо от вида их носителя (примечание 2 к данному перечню).

Таким образом, с точки зрения длительности хранения ДЭВ следует в первую очередь проводить экспертизу ценности той информации, которая в таких документах содержится.

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

20.05.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года