Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Нормативное регулирование

Один из основных кадровых документов - личное дело. Нормативный правовой акт, регулирующий работу по формированию, ведению и хранению личных дел, - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.

Справочно Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (п.2 Инструкции № 2).

Проанализировав общие положения Инструкции № 2, можно сформулировать и основную цель формирования личного дела: упорядоченная группировка, сосредоточение и хранение всей информации о работнике, переданной им нанимателю при оформлении трудовых отношений, в одном месте.

При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом РБ (далее - ТК);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Как видим, нормативная база по вопросу оформления личных дел работников невелика, а положения имеющихся нормативных правовых актов не в полной мере дают ответы на многие вопросы, возникающие в процессе формирования и ведения личного дела работника.

Проблемные вопросы, возникающие при формировании личных дел

Несмотря на то что с теоретической точки зрения в порядке формирования личных дел работников нет никаких сложностей, на практике возникают актуальные, по мнению автора, вопросы.

Вопрос: Если работник - и основной сотрудник, и внутренний совместитель, сколько личных дел на него оформляется: одно или два?

Ответ: Одно.

Действующее законодательство Республики Беларусь не предусматривает ведения двух или более личных дел на одного работника. Кроме того, согласно Инструкции № 2 личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Следовательно, на работника в организации необходимо вести одно личное дело, в котором должны содержаться сведения как о его основной работе, так и о дополнительной у того же нанимателя. Указанные сведения отражаются в личном деле путем включения в него копий соответствующих приказов и внесения записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Вопрос: Необходимо ли оформлять личные дела на работников представительства иностранной организации, если они являются гражданами Республики Беларусь?

Ответ: Нет.

В связи с тем что положения Инструкции № 2 устанавливают порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности, иностранные организации, осуществляющие деятельность в Республике Беларусь через аккредитованные представительства, не обязаны оформлять личные дела на своих работников (как иностранных граждан, так и граждан Республики Беларусь).

Вопрос: Где необходимо хранить заявления и уведомления о предоставлении отпуска?

Ответ: В отдельном деле.

Согласно положениям по делопроизводству распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров (часть вторая п.172 Инструкции № 4). Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов, если они не подлежат включению в состав личного дела работника, формируются в отдельное дело.

Заявления, уведомления, иные документы, послужившие основанием для предоставления отпуска, в состав личного дела работника не включаются, поэтому должны формироваться в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)».

Вопрос: У принимаемой на работу в дипломе указана одна фамилия (девичья), а в заявлении о приеме на работу другая (фамилия мужа).

Как правильно оформить личное дело в этом случае?

Ответ: Данный вопрос действующим законодательством Республики Беларусь не регулируется. Но согласно ст.26 ТК при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить установленный комплект документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы. В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах (например, фамилии в паспорте и дипломе) наниматель, иное уполномоченное им лицо (работник кадровой службы) вправе потребовать от гражданина представить документы, подтверждающие факт изменения фамилии (свидетельство о заключении брака, копию решения суда (свидетельства) о расторжении брака, др.). Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее.

Как сказано выше, копия диплома, как и копии иных документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, должна быть заверена, но какие-либо отметки о соответствии фамилии в дипломе фамилии, которую работник указал в заявлении о приеме на работу, проставляться не должны.

Вопрос: Подшиваются ли в личное дело решения врачебно-трудовых комиссий, заключения врачебно-консультационных комиссий и иные медицинские заключения?

Ответ: Нет.

В личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п.9 Инструкции № 2). Срок хранения медицинских заключений в настоящее время нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен. Но согласно некоторым методическим пособиям срок хранения решений врачебно-трудовых комиссий и заключений врачебно-консультационных комиссий составляет 5 лет.

Кроме того, Инструкция № 2 устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые должны и могут включаться в личные дела работников. Каких-либо медицинских заключений в этом перечне нет. Следовательно, решения врачебно-трудовых комиссий, заключения врачебно-консультационных комиссий и иные медицинские заключения в личное дело включаться не должны.

Вопрос: Оформляются ли личные дела на работающих по договору подряда, сезонных работников?

Ответ: Оформляются на сезонных работников.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции № 2).

Договор подряда не является разновидностью трудового договора и не трубует от нанимателя издания каких-либо документов о приеме работника (подрядчика) на работу, а имеет гражданско-правовую природу, и, как следствие, в соответствии с вышеуказанным положением Инструкции № 2 его заключение не требует оформления личного дела на работника (подрядчика).

Взаимоотношения нанимателей и сезонных работников регламентируются ТК. При приеме на сезонные работы наниматель заключает с работником трудовой договор и издает приказ о приеме на работу (ст.300 ТК), следовательно, возлагает на себя согласно п.5 Инструкции № 2 обязанность по оформлению на сезонного работника личного дела.

Вопрос: Заводить ли новое личное дело на работника, для которого место работы по совместительству стало основным (или наоборот)?

Ответ: Нет.

Инструкция № 2 и иные акты законодательства Республики Беларусь не содержат норм, касающихся особого порядка ведения личных дел работников, для которых работа в данной организации является работой по совместительству. Кроме того, согласно ст.291 ТК работа на условиях неполного рабочего времени, в т.ч. на условиях совместительства, не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности трудовых отпусков, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. На этом основании на совместителей должны в установленном порядке заводиться и вестись личные дела, если они относятся к категории работников, указанных в п.2 Инструкции № 2.

Таким образом, если для работника место работы по совместительству стало местом основной работы (или наоборот), это не является основанием для закрытия прежнего и заведения нового личного дела. Согласно п.188 Инструкции № 4 датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело. Следовательно, личное дело работника, переведенного с работы по совместительству на основную работу (или наоборот), будет завершено только после увольнения данного работника и включения в его личное дело копии соответствующего приказа. Сведения же о произошедших изменениях трудовых отношений должны отражаться в личном деле путем включения в него копии приказа о таком переводе и внесения соответствующей записи в дополнение к личному листку по учету кадров.

Вопрос: Разрешается ли хранить в личном деле документы по воинскому учету работников?

Ответ: Нет.

Все организации должны вести персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам. Заполняются они на основании таких документов как паспорт, удостоверение призывника, военный билет (пп.27, 28 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 18.12.2003 № 1662). После заполнения и сверки данных из таких личных карточек формируются специальные картотеки военнообязанных, которые должны храниться в местах, куда закрыт доступ посторонним лицам (пп.122, 124 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21). Все иные документы, образующиеся по вопросам ведения воинского учета в организации, формируются в отдельное дело.

Таким образом, положения законодательства о воинском учете в очередной раз подтверждают, что в установленный вышеуказанной Инструкцией перечень документов, которые должны и могут входить в личные дела работников, документы по воинскому учету не входят.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 ноября 2019 г. Положение о воинском учете изложено в новой редакции постановлением Совета Министров РБ от 04.11.2019 № 742. Следует руководствоваться пп.65 и 74 новой редакции данного Положения. С 1 марта 2020 г. действует постановление Минобороны РБ от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Вопрос: Необходимо ли ведение личных дел на рабочих?

Ответ: Нет.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (п.2 Инструкции № 2). Ведение личных дел на указанные категории работников обязательно. Ведение личных дел на работников, относящихся к категории рабочих, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрено. Возможно, это связано с тем, что, во-первых, им при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки, а во-вторых, для данной категории работников характерен высокий показатель текучести кадров. В то же время законодательство не запрещает вести личные дела на рабочих, решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно.

18.06.2014

Денис Слонимский, юрисконсульт общества с ограниченной ответственностью «АрчерЛигал»