Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ

Для решения вопросов, возникающих в трудовых правоотношениях между работником и нанимателем, используются различные виды документов. Один из таких документов - заявление.

Казалось бы, что может быть сложного в оформлении заявления? Но, как показывает практика, трудности возникают еще на стадии составления документа.

Специалисты кадровых служб знают, что неверные данные, указанные в заявлении, впоследствии могут привести к неверным и ошибочным формулировкам в различных приказах.

Определение понятия «заявление» в законодательстве

Заявление - это ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц), индивидуальных предпринимателей (абзац 3 ст.1 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон об обращениях граждан)).

В п.4 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» указано, что заявление заинтересованного лица - это письменное или устное обращение заинтересованного лица в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 июля 2017 г. заявление заинтересованного лица - обращение заинтересованного лица в письменной, устной либо электронной форме в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры (п.4 ст.1 Закона № 433-З в редакции Закона Республики Беларусь от 09.01.2017 № 17-З).

Обратите внимание! Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) понятия заявления не раскрывает.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

В сфере трудовых правоотношений заявление представляет собой обращение гражданина к нанимателю, которое, как правило, не связано с нарушением прав работника, а направлено на реализацию прав и (или) законных интересов заявителя или на устранение тех или иных недостатков в деятельности нанимателя (например, заявление о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.).

При этом вопрос применения к обращениям работника к нанимателю законодательства об обращениях граждан остается достаточно спорным. Существуют различные, иногда полностью противоположные позиции относительно необходимости его соблюдения. Обусловлено это тем, что в соответствии с п.1 ст.2 Закона об обращениях граждан его действие распространяется на обращения граждан и юридических лиц, в том числе поступившие от юридических лиц, на которые возложены функции редакций средств массовой информации, за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 января 2016 г. Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 306-З п.1 ст.2 Закона об обращениях граждан после слова «процедурах,»  дополнен словами «обращений работника к нанимателю,».

Таким образом, среди указанных исключений законодательство о труде не перечислено. В то же время ТК и иные акты законодательства о труде могут предусматривать самостоятельный порядок рассмотрения обращений работника к нанимателю. В этом случае логичным выглядит применение этих специальных норм, если они, например, установлены ТК, так как ТК является законодательным актом большей юридической силы по сравнению с Законом об обращениях граждан. Если же вместо ТК применяется иной акт либо когда ТК не предусматривает порядка и сроков рассмотрения нанимателем обращений работников, возникает вопрос, следует ли применять общие положения законодательства об обращениях граждан?

С одной стороны, формальных преград к этому нет, так как Закон об обращениях граждан не исключает трудовые правоотношения из сферы своего действия. С другой стороны, трудовые отношения строятся на иных принципах, и применение к ним законодательства об обращениях граждан не учитывает того факта, что работник и наниматель являются не самостоятельными субъектами, а субъектами, которые уже участвуют в определенных правоотношениях. Применение к отношениям работника и нанимателя законодательства об обращениях граждан существенно усложнит их, поэтому необходимость этого выглядит сомнительной.

Более того, источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений являются:

1) Конституция Республики Беларусь;

2) Трудовой кодекс и другие акты законодательства о труде;

3) коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные и принятые в соответствии с законодательством;

4) трудовые договоры (часть первая ст.7 ТК).

Очевидно, что законодательство об обращениях граждан не относится к законодательству о труде. На этом основании можно сделать вывод, что к отношениям работника и нанимателя не могут применяться положения Закона об обращениях граждан.

Реквизиты заявления

Заявление как документ, который содержит обращение одного лица к другому, должно содержать следующие реквизиты:

1) наименование организации и (или) фамилию, имя, отчество, должность лица, к которому обращается с заявлением работник;

2) текст обращения;

3) дату документа;

4) номер документа;

5) фамилию, имя, отчество, должность и подпись заявителя.

В зависимости от особенностей делопроизводства кадровая служба может разрабатывать и утверждать примерные формы заявлений и включать в них дополнительные реквизиты: паспортные данные заявителя, реквизиты адресата, наименование структурного подразделения, визы и т.д.

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении направлено на реализацию права работника прекратить или предложить нанимателю прекратить трудовые правоотношения.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за 1 месяц. До истечения срока предупреждения работник вправе письменно отозвать свое заявление, если на его место не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора. При наличии обстоятельств, исключающих или значительно затрудняющих продолжение работы (состояние здоровья, пенсионный возраст, радиоактивное загрязнение территории и другие случаи), а также в случаях нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, соглашения, трудового договора наниматель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника. По истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу. В последний день работы наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст.40 ТК).

Ошибки в заявлении об увольнении

Типичной ошибкой, допускаемой при оформлении такого заявления, является некорректное указание даты увольнения. Так, нередко работники указывают в заявлении: «прошу уволить с 15 октября 2014 года». Подобная формулировка не позволяет четко определить желаемую дату увольнения. Увольнение представляет собой процесс прекращения трудовых отношений, поэтому предлог «с» не может употребляться. С точки зрения русского языка также не принято употреблять данный предлог, если речь идет о прекращении какого-либо действия или процесса. Так, неправильно говорить: «перестал делать работу с трех часов» или «прекратил выполнять поручение с 1 февраля», правильно: «перестал делать работу в три часа», «прекратил выполнять поручение 1 февраля».

В заявлении об увольнении работник должен указать точную дату увольнения. В противном случае неясно, какую дату считать последним днем работы. Если в заявлении работник написал: «уволить с 15 октября», то непонятно, какой день - 14 или 15 октября - считать последним рабочим днем, так как один работник может считать, что в таком случае последним днем работы является 14 октября, а другой - 15 октября.

Когда трудовой договор расторгается по желанию работника, наниматель не вправе самостоятельно принимать решение относительно того, какой день считать последним днем работы, так как именно работник обращается к нему с заявлением об увольнении. Поэтому только работник может указать, в какой день он желает прекратить трудовые отношения. Если он желает, чтобы последний день работы приходился на 14 октября, то в заявлении следует писать: «прошу уволить 14 октября»; если 15 октября, в заявлении в качестве даты увольнения необходимо указать 15 октября, без предлога «с».

Образец заявления об увольнении

Прошу уволить меня 13 марта 2015 г. по собственному желанию в соответствии со ст.40 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Правомерность отказа работнику в приеме заявления при наличии в нем ошибки

Вправе ли наниматель отказать работнику в приеме заявления и потребовать составить новое, если первоначальное заявление составлено с ошибками? Ответ на данный вопрос неоднозначен. Если следовать формальному подходу, наниматель должен принять заявление, рассмотреть его и ответить работнику.

Однако, если работник кадровой службы или иное должностное лицо, правомочное принимать заявления от работников, видит, что документ оформлен неверно, а из содержания невозможно определить просьбу или требование работника, то такой работник вполне может предложить оформить новый документ, разъяснив, что прием заявления с допущенными ошибками приведет к отказу в его удовлетворении. При этом работнику стоит разъяснить, что ему не отказывают в принятии заявления, что может быть расценено как нарушение, а сообщают о том, что заявление оформлено неверно, и чтобы работник не потерял время, получив отказ на него, он может не подавать данное заявление, а оформить его надлежащим образом.

Чтобы исключить такую ситуацию, наниматели могут разработать примерные формы наиболее распространенных заявлений и других документов, применяемых в организации, либо использовать примерные формы, разработанные Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Обратите внимание! По мнению автора, ошибки, допущенные при оформлении заявления, могут стать основанием для отказа в его удовлетворении только в том случае, если они существенны. Однако, если работник допустил в заявлении орфографические ошибки или не была соблюдена форма заявления, утвержденная нанимателем, или допустил иные ошибки, которые не препятствуют рассмотрению заявления по существу, наниматель должен его рассмотреть.

Форма заявления

Некоторые статьи ТК не содержат уточнения относительно того, должен ли работник обращаться к нанимателю с заявлением в письменной форме. Возникает вопрос: можно ли использовать устные заявления в трудовых отношениях?

Например, ст.41 ТК предусматривает расторжение срочного трудового договора по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, иных уважительных причин, препятствующих выполнению работы по трудовому договору, а также в случае нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, трудового договора. Понятно, что работник должен обратиться к нанимателю с заявлением об увольнении, но в отличие от части первой ст.40 ТК в ней не указано, что требование об увольнении должно быть оформлено в письменной форме.

С одной стороны, работник вправе обратиться с устным заявлением, а наниматель согласиться и оформить приказ, с которым работник ознакомится под подпись. Подпись работника на приказе подтверждает его согласие на увольнение. С другой стороны, такой подход противоречит правилам ведения делопроизводства.

Представляется, что в данном случае необходимо руководствоваться принципом, в соответствии с которым прекращение договора должно осуществляться в той же форме, что и его заключение. Данный принцип закреплен в п.1 ст.422 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК): соглашение об изменении или расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из законодательства, договора не вытекает иное. Данная норма вполне применима и в сфере трудовых правоотношений.

Справочно Гражданское законодательство определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием, договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения (абзац 1 п.1 ст.1 ГК). Трудовые отношения регулируются гражданским законодательством, если законодательством о труде и занятости населения и другим специальным законодательством не предусмотрено иное (часть пятая п.1 ст.1 ГК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. следует руководствоваться частью пятой п.1 ст.1 ГК с учетом изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 04.05.2019 № 185-З.

Кроме того, работнику будет достаточно сложно доказать, что он обращался к нанимателю с устным заявлением об увольнении, если наниматель откажется признавать данный факт. Однако у нанимателя тоже могут возникнуть определенные проблемы, если после увольнения работник заявит, что он не обращался к нему с устным заявлением об увольнении или, что более вероятно, его заявление носило иной характер и он имел в виду что-то иное.

Способы составления заявления

Работники могут спрашивать у специалистов по кадрам, обязательно ли составлять заявление от руки или можно напечатать его на компьютере. Законодательство не исключает возможности составление заявления как путем написания его собственноручно, так и с использованием специальных технических средств, например, компьютера и принтера.

Не исключен смешанный способ составления документа. Он означает, что текст заявления оформляется с использованием технических средств, а дата, фамилия, имя, отчество работника документа оформляются рукописным способом.

В каких случаях заявление можно не оформлять

Нередко наниматели задают вопрос о том, является ли заявление обязательным документом. Так уж сложилась практика, что при приеме человека на работу его практически всегда просят оформить заявление. Но иногда предложение заключить трудовой договор (контракт) исходит от нанимателя. Очевидно, что в таком случае заявление с предложением принять на работу исходит от нанимателя, а не от работника. Ведь организации тоже могут обращаться с заявлениями, в том числе в адрес физических лиц. Если работник принимает предложение и соглашается на работу, то его заявление будет выражено в виде согласия вступить в трудовые отношения, а не в просьбе принять его на работу. По мнению автора, в такой ситуации оформление заявления с просьбой о приеме на работу со стороны работника является излишним и неверным, так как информация, содержащаяся в таком заявлении, не будет соответствовать действительности.

Иногда в качестве обоснования необходимости оформления заявления специалисты по кадрам ссылаются на УСОРД. Напомним, что сама по себе УСОРД не предусматривает каких-либо обязанностей, так как является системой документов, а не нормативным правовым актом. Унифицированная система организационно-распорядительной документации - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Наличие в УСОРД формы заявления о приеме на работу не говорит об обязанности его оформлять во всех без исключения случаях. Это предлагаемая к использованию форма, которая может применяться в случае, когда оформление заявления необходимо.

Обратите внимание! Трудовой кодекс не содержит ни определения понятия заявления о приеме на работу, ни требования о его обязательном оформлении.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить документы, перечень которых поименован в части первой ст.26 ТК.

Таким образом, действия работников кадровых служб, которые перед заключением трудового договора просят работника написать заявление о приеме на работу, не всегда обоснованны и необходимы. Если работник обращается к нанимателю с просьбой принять его на работу, такая просьба может быть оформлена в виде письменного заявления. Если же сам наниматель обращается к лицу с предложением заключить трудовой договор и при этом требует написать заявление о приеме на работу, то такое требование можно считать излишним и ненужным.

Заявления должны оформляться, когда это прямо предусмотрено законодательством. Например, требование составить заявление о приеме предусмотрено законодательством о государственной службе, а именно: в подп.1.1 п.1 ст.25 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» среди прочих документов и сведений, представляемых при поступлении на государственную службу, перечислено личное заявление.

Часто наниматели используют заявление в качестве подстраховки, например, когда просят работников написать заявление о предоставлении материальной помощи. У нанимателей сложилось мнение, что материальная помощь может выдаваться только по заявлению работника. В большинстве случаев это именно так. Но не исключены и другие ситуации, когда наниматель, обладая соответствующей информацией, сам предлагает работнику помощь.

Оформить предоставление материальной помощи помимо воли работника наниматель в любом случае не может, потому что предоставление материальной помощи есть не что иное, как договор дарения или договор об оказании безвозмездной (спонсорской) помощи, если оказание помощи осуществляется в рамках Указа Президента Республики Беларусь от 01.07.2005 № 300 «О предоставлении и использовании безвозмездной (спонсорской) помощи».

Так, по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность, либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу, либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом (часть первая п.1 ст.543 ГК). Для заключения договора необходимо волеизъявление как минимум двух сторон. В рассматриваемом случае - нанимателя и работника. При этом инициатива заключения договора (оферта) может исходить от любой из сторон, в том числе и от нанимателя.

Не исключено, что сам наниматель, располагая информацией о финансовых проблемах работника, предложит ему материальную помощь. Очевидно, что в таком случае заявление от работника о предоставлении помощи не требуется.

Отзыв заявления

Законодательство о труде допускает отзыв заявления. Так, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за 1 месяц (часть первая ст.40 ТК). Причем работник вправе до истечения срока предупреждения письменно отозвать свое заявление, если на его место не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора (часть третья ст.40 ТК).

Подобное правило действует и в случае предоставления работнику отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работник вправе отозвать заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора (часть третья ст.178 ТК).

В рассматриваемых случаях работник обращается к нанимателю с новым заявлением, в котором указывает, что отзывает свое предыдущее заявление.

Обратите внимание! Отзыв заявления не означает его возвращение работнику. Заявление, которое отзывает работник, остается у нанимателя и не может быть возвращено на руки работнику, так как отзыв в данном случае означает отказ от самого обращения и изложенной в нем просьбы (требования). Документы же по правилам делопроизводства должны храниться у нанимателя в установленном порядке.

Последствия необоснованного отказа нанимателя в принятии или рассмотрении заявления

Отказ нанимателя в приеме или рассмотрении заявления может являться нарушением, которое влечет для нанимателя или его должностных лиц применение мер ответственности.

Обратите внимание! По общему правилу, нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц влечет административную ответственность, а именно, отказ в приеме обращения гражданина или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо неинформирование заявителя о решении, принятом по результатам рассмотрения обращения, либо неправомерный отказ заявителю в ознакомлении с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (БВ) (ст.9.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена в виде штрафа в размере до 4 БВ (ч.1 ст.10.10 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь.

В то же время, как было указано ранее, применение положений законодательства об обращениях граждан к правоотношениям работника и нанимателя вряд ли возможно. В связи с чем данная ответственность может наступать только в том случае, если работник обратился к нанимателю не в рамках трудовых правоотношений, а просто как гражданин, что также вполне возможно.

Однако вышесказанное не означает, что наниматель, отказавший работнику в приеме или рассмотрении заявления (обращения) в рамках трудовых правоотношений, не будет нести никакой ответственности. Если работник обращается к нанимателю в рамках предусмотренных трудовым законодательством процедур, то наниматель обязан отреагировать на его обращение.

Обратите внимание! В случае если наниматель никак не отреагировал на обращение к нему работника, может наступать ответственность, предусмотренная частью 4 ст.9.19 КоАП, в соответствии с которой иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст.9.16-9.18 КоАП и частями 1 и 3 ст.9.19 КоАП, причинившие вред работнику, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена ч.6 ст.10.12 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Размер штрафа остался прежним. Комментарий см. здесь.

Кроме того, неисполнение Конституции Республики Беларусь, решений Президента Республики Беларусь, законов Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь и судебных постановлений при осуществлении должностных обязанностей считается грубым нарушением трудовых обязанностей (п.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

Помимо оснований, предусмотренных ТК, трудовой договор с некоторыми категориями работников может быть прекращен в случаях однократного грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями (п.1 части первой ст.47 ТК).

Подпунктом 4.2 п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» установлено, что грубым нарушением трудовых обязанностей, влекущим безусловное привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения с занимаемой должности, признаются:

• необеспечение выполнения им требований, предусмотренных в абзацах 2-4 подп.4.1 п.4 вышеназванного Декрета;

• сокрытие (подмена) основания увольнения работника при наличии основания для его увольнения за совершение виновных действий;

• иные противоправные действия (бездействие) руководителя организации, установленные законодательными актами.

25.04.2015

Юрий Веремейко, юрист