Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ
Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях, поскольку их номенклатуры дел являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Рассмотрим пример составления номенклатуры дел структурного подразделения - бухгалтерии.
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела, включающие нормативные правовые акты Республики Беларусь (6-1 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительные документы (6-2 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 6-3 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Среди распорядительных документов на первом месте стоит дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самим предприятием. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в бухгалтерии. В этом случае указания на копийность документов дела в заголовке не требуется.
Следует обратить внимание, что в одно дело (6-3) в бухгалтерии формируются копии приказов по личному составу как 75-, так и 3-летнего срока хранения. Такое допустимо только в отношении копий документов, поскольку срок хранения всех дел с копиями приказов одинаков (3 года). Подлинники приказов по личному составу разных сроков хранения должны формироваться в разные дела.
За распорядительными документами следуют дела с организационными документами (6-4 «Положение о бухгалтерской службе. Копия»; 6-5 «Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии»; 6-6 «Штатные расписания предприятия на 2008 год»), планами и отчетами (6-7 «Финансовый план предприятия на 2008 год»; 6-8 «План кредитования предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.)»; 6-9 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему»; 6-10 «Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»; 6-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»).
Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 6-23 по 6-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 6-27 по 6-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 6-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). Соответствующие дела группируются по блокам с учетом значимости и сроков хранения.
В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (6-34 «Журнал регистрации доверенностей», 6-35 «Журнал регистрации платежных поручений»).
В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставлен его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.
В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, в Перечне 2006 г. - пунктами. В приведенном примере номенклатуры дел бухгалтерии в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки соответственно на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.
Под номерами 6-37 и 6-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии.
Номенклатура дел бухгалтерии подписывается начальником этого структурного подразделения (главным бухгалтером), визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.
На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.
После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).
|
Приложение Пример оформления номенклатуры дел бухгалтерии
|
| Частное унитарное предприятие «Вихрь» Бухгалтерия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 15.12.2007 № 6-36 г.Минск на 2008 год |
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Коли-чество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
6-1 |
Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности | |||
|
6-2 |
Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии |
3 г. ст.16.1 |
||
|
6-3 |
Приказы директора предприятия по личному составу. Копии |
3 г. ст.16.3, 16.4 |
||
|
6-4 |
Положение о бухгалтерской службе. Копия |
До минования надобности ст.10 |
||
|
6-5 |
Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии |
До минования надобности ст.12.3 |
||
|
6-6 |
Штатные расписания предприятия на 2008 год |
Пост. ст.126 |
||
|
6-7 |
Финансовый план предприятия на 2008 год |
Пост. ст.70.1 |
||
|
6-8 |
План кредитования предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.) |
Пост. ст.73.1 |
||
|
6-9 |
Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему |
Пост. ст.452.1 |
||
|
6-10 |
Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия |
3 г. ст.452.2 |
||
|
6-11 |
Статистические отчеты по труду, финансам и др. |
5 л. п.7 |
||
|
6-12 |
Главная книга |
3 г. ст.469 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-13 |
Кассовая книга |
3 г. ст.469 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-14 |
Оборотные ведомости по счетам |
3 г. ст.467 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-15 |
Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции и др.) |
3 г. ст.462 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-16 |
Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения и др.) |
3 г. ст.462 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-17 |
Путевые листы |
3 г. п.914 |
После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии | |
|
6-18 |
Товарно-транспортные накладные на получение и отгрузку материальных ценностей |
3 г. ст.462 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-19 |
Больничные листы |
3 г. ст.479 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-20 |
Исполнительные листы |
3 г. ст.480 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-21 |
Лицевые счета по начислению заработной платы |
75 л. ст.473 |
||
|
6-22 |
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей |
3 г. ст.514 |
При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки | |
|
6-23 |
Договоры о хозяйственно-финансовой деятельности и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) |
3 г. ст.513 |
После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии | |
|
6-24 |
Договоры о размещении рекламы предприятия в средствах массовой информации и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) |
3 г. ст.513 |
После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии | |
|
6-25 |
Договоры гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг) и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, расписки и др.) |
3 г. ст.513 |
После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии | |
|
6-26 |
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности |
5 л. ст.531 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-27 |
Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.) |
3 г. ст.508 |
При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки | |
|
6-28 |
Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельства и др.) |
5 л. п.174 |
||
|
6-29 |
Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о командировках, авансовые отчеты, квитанции и др.) |
3 г. ст.462 |
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки | |
|
6-30 |
Книга учета проверок (ревизий) |
5 л. п.950 |
После окончания ведения | |
|
6-31 |
Книга учета бланков строгой отчетности |
3 г. ст.291 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-32 |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
3 г. п.229 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-33 |
Переписка по вопросам оперативного бухгалтерского учета и отчетности |
3 г. ст.485 |
||
|
6-34 |
Журнал регистрации доверенностей |
3 г. ст.512 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-35 |
Журнал регистрации платежных поручений |
3 г. ст.512 |
После проведения налоговой проверки | |
|
6-36 |
Номенклатура дел бухгалтерии |
5 л. п.930.2 |
||
|
6-37 |
||||
|
6-38 |
||||
| Главный бухгалтер | Подпись | Г.Б.Тарасевич | ||
| Зав. архивом | Подпись | Н.А.Шумилина | ||
|
|
14.12.2007 | |||
30.05.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 29.12.2011 № 301 (с 17 января 2012 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.
В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.