Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

Под сельским хозяйством понимаются виды экономической деятельности в соответствии с общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.12.2011 № 85 (относящиеся к секции А «Сельское, лесное и рыбное хозяйство», разделу 01 «Растениеводство и животноводство, охота и предоставление услуг в этих областях», за исключением группы «Охота и отлов, включая предоставление услуг в этих областях»).

В результате деятельности организаций сельского хозяйства образуется определенная совокупность документов - специальная документация, которая подлежит учету, хранению.

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 01.07.2011 № 268 «Об установлении примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства, и Инструкции о порядке применения и заполнения примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства» установлен ряд примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства.

Определение сроков хранения документов организаций сельского хозяйства

Для обеспечения сохранности сельскохозяйственной документации постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 07.08.2014 № 41 установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (далее - Перечень № 41).

Сроки типовых документов также можно устанавливать в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов; постановление № 140).

Следует отметить, что ведомственные перечни (в данном случае это Перечень № 41) утверждаются нормативными правовыми актами (приказами), имеющими ведомственный характер, сфера действия которых ограничена рамками принявшего их государственного органа (организации) и подчиненных ему (ей) организаций (входящих в его состав (систему)).

В свою очередь, постановление № 140 имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь (то есть носит статус межведомственного нормативного правового акта), и сфера его действия распространяется на все организации Республики Беларусь.

Таким образом, при наличии ведомственного перечня, сфера действия которого распространяется на организацию, приоритет имеет Перечень типовых документов, особенно если сроки хранения документов, отраженные в ведомственном перечне, противоречат срокам, закрепленным в Перечне типовых документов.

Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел организации является документом, в котором содержится систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в конкретной организации, а также установлены сроки их хранения.

Справочно Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Номенклатура дел организации сельского хозяйства составляется в соответствии с ее штатным расписанием.

Принцип построения номенклатуры

Номенклатура дел составляется по одному из принципов:

• структурному;

• структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, а также управленческими функциями и направлениями деятельности);

• функциональному (в соответствии с направлениями деятельности организации).

Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации сельского хозяйства.

При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов являются наименования структурных подразделений организации сельского хозяйства, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Пример 1. Аппарат управления. 2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета. 3. Отдел семеноводства. 4. Сектор внешнеторговой политики, маркетинга и торговли.   <…>   14. Отдел охраны труда. 15. Архив. 17. Профессиональный союз.

Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных организациях. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации сельского хозяйства.

Пример 1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Сбыт. 4. Маркетинг.   <…>   7. Обеспечение охраны труда. 8. Работа архива.

Наиболее оптимальный принцип построения номенклатуры дел организации сельского хозяйства - структурно-функциональный принцип, при котором для реализации некоторых функций и направлений деятельности организации создаются структурные подразделения, а выполнение ряда функций возлагается на отдельных работников. При построении номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками.

Пример 1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Отдел юридической и организационно-кадровой работы. 4. Отдел рыболовного хозяйства. 5. Отдел прудового рыболовства. 6. Любительский лов.   <…>   13. Обеспечение охраны труда. 14. Работа архива.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры организации в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Заголовки дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

• учредительные документы организации сельского хозяйства (устав, положение и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы организации сельского хозяйства (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (положения, инструкции, правила, клинические протоколы, методические рекомендации и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, ведомости, учеты и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);

• номенклатура дел организации сельского хозяйства и выписки из нее.

Заполнение граф

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры делится на подразделы.

Графа 2 номенклатуры дел содержит названия ее разделов (подразделов) и заголовки включенных в них дел. В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал, ведомость, книга) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа, например, «Книга (журнал) регистрации поступления рыбы (форма 446-АПК.Р)».

Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Например, ветеринарно-санитарные паспорта, форма которых установлена постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 19.05.2017 № 32. Аналогичным образом в номенклатуру дел включаются личные карточки и трудовые книжки работников.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения. Названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, приводятся в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру.

Номенклатура дел организации сельского хозяйства может составляться на основе двух перечней с указанием сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами. При составлении номенклатуры и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п.

Пример Номенклатура дел составлена на основании: • постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"»; • *постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 07.08.2014 № 41 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения».

Сроки хранения документов могут устанавливаться также в соответствии с требованиями иных нормативных правовых актов Республики Беларусь.

В этом случае в графе 4 указываются:

• пункт соответствующего нормативного правового акта;

• название акта;

• дата и номер;

• сведения о том, когда и кем был утвержден акт.

Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия организации сельского хозяйства исходя из практической ценности документов. В таком случае в графе 5 номенклатуры дел указываются дата и индекс (номер) протокола, фиксирующего решение экспертной комиссии об установлении срока хранения данного дела (категории дел).

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в перечнях и иных нормативных правовых актах, не разрешается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает центральная экспертная комиссия (ЦЭК) (экспертная комиссия (ЭК)) организации (примечание 9 к Перечню типовых документов).

06.12.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела