Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ, СОВЕРШАЕМЫХ ЗА ПРЕДЕЛАМИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ В ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ, ОТКРЫТОМ В ИНОСТРАННОМ ГОСУДАРСТВЕ

Многие организации для расширения сотрудничества и налаживания деловых связей за пределами Республики Беларусь создают свои филиалы и представительства в иностранных государствах. Деятельность иностранных представительств юридических лиц направлена, в первую очередь, на содействие развитию торгово-экономических связей между странами, изучение товарных рынков, представление и защиту интересов организации за рубежом, поиск деловых партнеров, проведение встреч и переговоров с ними. При этом возникают определенные сложности по отражению в бухгалтерском учете расходов, связанных с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности представительств, в т.ч. расходов на представительские цели, совершаемых при приеме и обслуживании делегаций, проведении переговоров непосредственно за границей.

Понятие и общие сведения о представительских расходах. Особенности расходов на представительские цели, совершаемых за границей

Как правило, под представительскими расходами понимают расходы, связанные с приемом и обслуживанием делегаций и отдельных лиц, принимающих участие в переговорах по налаживанию деловых связей и установлению сотрудничества, а также иные затраты на проведение собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний и т.д. В частности, к представительским расходам можно отнести:

• расходы на бронирование и оплату услуг по проживанию членов делегации и лиц, участвующих в переговорах;

• расходы по аренде помещения, в котором проходит официальная встреча;

• расходы на оплату питания участников мероприятия;

• транспортные расходы по перевозке представителей, членов делегации к месту проведения переговоров;

• затраты по организации культурного и бытового обслуживания участников;

• прочие расходы на проведение официального приема представителей, делегаций и лиц, участвующих в переговорах.

Исходя из норм, содержащихся в п.1 ст.131 Налогового кодекса РБ, в перечне затрат, не учитываемых при обложении налогом на прибыль, представительские расходы не указаны. Таким образом, при условии подтверждения необходимости осуществления представительских расходов при производстве и реализации товаров (работ, услуг), их документального подтверждения и отражения в бухгалтерском учете, организации указанные расходы вправе включать в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.1 ст.173 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом РБ от 30.12.2018 № 159-З.

Подробный перечень представительских расходов, формы применяемых документов, порядок учета и отражения в бухгалтерском учете целесообразно закрепить в учетной политике и иных локальных нормативных правовых актах организации.

Для обеспечения единого порядка организации и приема делегаций, официальных представителей и лиц организации могут самостоятельно разрабатывать документы, регламентирующие порядок проведения встреч и переговоров, приема и обслуживания делегаций, учета расходов на их прием и обслуживание. Такими документами могут быть:

• положение о порядке приема и обслуживания делегаций и официальных представителей (вместе с положением по учету расходов на указанные мероприятия и перечнем затрат, относимых в целях бухгалтерского и налогового учета к представительским расходам);

• распоряжение (приказ) о проведении встреч и переговоров (вместе с приглашением к участию, программой пребывания делегации, сметой расходов на проведение официального мероприятия);

• акт о списании представительских расходов (вместе с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими фактически понесенные расходы на представительские цели (счета, чеки, квитанции и другие документы)).

При осуществлении представительских расходов за границей иностранными филиалами и представительствами организации необходимо учитывать ряд существенных особенностей и специфику их деятельности, в т.ч. перечисленные ниже.

1. Для каждого представительства, как правило, составляется смета затрат на очередной финансовый год, в которой представительские расходы выделены в качестве отдельной статьи затрат. При определении перечня таких расходов и выделяемого лимита (суммы денежных средств) на представительские цели для каждого действующего представительства смету затрат целесообразно составлять с учетом сложившегося в конкретной стране уровня цен на товары, работы, услуги, связанные с представительскими расходами, курса национальной валюты по отношению к валюте, в которой рассчитывается смета расходов, количества работников представительства и выполняемых ими целей и задач, а также с учетом национальных особенностей и традиций по приему и обслуживанию делегаций, проведению встреч и переговоров в стране пребывания.

2. Несмотря на то, что иностранное представительство осуществляет свою деятельность за пределами Республики Беларусь, оно является обособленным подразделением юридического лица (ст.51 Гражданского кодекса РБ от 07.12.1998 № 218-З), и ведение бухгалтерского учета хозяйственных операций должно обеспечиваться в соответствии с Законом РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З). Согласно п.3 ст.9 Закона № 57-З оформление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составление отчетности осуществляются организацией на белорусском или русском языке.

Сотрудник бухгалтерской службы, ответственный за ведение учета хозяйственных операций иностранного представительства организации, может не владеть теми или иными иностранными языками, на которых составляются первичные учетные документы, подтверждающие представительские расходы. В этом случае возникает необходимость направления документов на перевод с иностранного языка на русский (белорусский) языки узким специалистам-переводчикам. Бухгалтеру следует оговорить обязательное содержание в переводе документов информации, которая позволит определить, соответствует ли первичный документ требованиям законодательства для принятия его к бухгалтерскому учету, подпадают ли понесенные расходы в перечень представительских расходов организации, а также иной информации, необходимой для обеспечения достоверности и правильности бухгалтерского учета.

3. Весьма актуальным является вопрос включения в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении, отдельных видов представительских расходов (это могут быть алкогольные напитки, посещение определенных заведений, участие в различных мероприятиях и др.). Так, в отдельных странах употребление некоторого количества местных национальных напитков, содержащих алкоголь, является своего рода традицией и неотъемлемой частью культурного процесса, в т.ч. и при проведении официальных встреч и переговоров. В рамках законодательства Республики Беларусь необходимо учитывать, что работники представительства состоят в трудовых отношениях с организацией - резидентом Республики Беларусь, и в каждом конкретном случае следует исходить из обоснованности и необходимости осуществления при производстве и реализации товаров (работ, услуг) тех или иных расходов на представительские цели, а также обеспечить соблюдение Директивы Президента РБ от 11.03.2004 № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».

При формировании перечня представительских расходов, учитываемых при налогообложении, их документального подтверждения и отражения в бухгалтерском учете, утверждении порядка приема и обслуживания делегаций, проведения официальных встреч и переговоров необходимо учесть все вышеперечисленные моменты.

4. В целях рационального использования денежных средств и контроля за соблюдением сметы расходов представительства надлежит проводить анализ эффективности деятельности и результативности проводимых встреч и переговоров с иностранными представителями, осуществлять проверку статей представительских расходов и содержания первичных документов по понесенным расходам, составленных на иностранных языках, наличия полного пакета документов и соблюдения всех процедур, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами организации, регулирующих порядок приема и обслуживания делегаций и официальных представителей, проведения встреч и переговоров, учета представительских расходов. Выполнение указанных мероприятий направлено на улучшение и оптимизацию деятельности представительства, усиление ответственности работников представительства за совершаемые действия, соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, недопущение нарушений законодательства Республики Беларусь при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Пример Организация имеет свое представительство в Турецкой Республике, не выделенное на отдельный баланс и не имеющее своего расчетного счета в банке. В установленном порядке для представительства утверждена смета расходов, в которой предусмотрена статья расходов на представительские цели. Перечень представительских расходов, формы первичных документов, порядок приема и обслуживания делегаций и официальных представителей, порядок учета представительских расходов утверждены локальными нормативными правовыми актами. Для обеспечения работы представительства организацией открыт валютный счет в иностранном банке, бухгалтерский учет и отчетность по финансово-хозяйственной деятельности представительства ведется в головной организации, куда по истечении отчетного месяца представляются все необходимые документы. Сотрудниками представительства являются граждане Республики Беларусь, работающие в данной организации и направляемые в турецкое представительство путем оформления заграничной командировки на определенный срок. В отчетном месяце был организован официальный прием иностранной делегации с обеспечением проживания членов делегации в гостинице, обслуживания и питания в ресторане, посещением и участием в культурно-массовом мероприятии. Также в отчетном месяце была проведена деловая встреча в ресторане быстрого питания с представителями определенной фирмы-поставщика.

Так как представительство является обособленным подразделением юридического лица, не имеющим отдельного баланса, и бухгалтерский учет ведется в головной организации по месту регистрации юридического лица, корреспонденция счетов по учету представительских расходов будет аналогичной, как и в самой организации - с учетом требований Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50.

Примечание. Пересчет выраженной в иностранной валюте стоимости денежных средств, финансовых вложений (за исключением финансовых вложений в уставные фонды других организаций), дебиторской задолженности и обязательств (за исключением полученных и выданных авансов, предварительной оплаты, задатков) в официальную денежную единицу Республики Беларусь производится организациями (за исключением Национального банка РБ, банков) по официальному курсу официальной денежной единицы Республики Беларусь по отношению к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Национальным банком РБ, на дату совершения хозяйственной операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату (п.3 ст.12 Закона № 57-З).

07.02.2014

Евгений Цыбин, специалист в области бухгалтерского учета и юриспруденции