Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ УПОТРЕБЛЕНИЯ СОКРАЩЕНИЙ В ДЕЛОВОЙ РЕЧИ

Широкое распространение в служебных документах получило использование сокращенных слов и словосочетаний, однако при составлении организационно-распорядительных документов должны использоваться только общепринятые сокращения.

Виды сокращений

Выделяют два основных вида сокращенных слов, применяемых на письме.

1. Графические сокращения. Они подразделяются на:

- дефисные (образованы из первой (первых) и последней букв слова, соединены знаком «дефис»):

господин - г-н;

гражданин - гр-н;

- точечные (это сокращения, после которых всегда ставится точка):

точка - тчк.;

запятая - зпт.;

год - г.;

лист - л.;

тому подобное - т.п.;

экземпляр - экз.;

- косолинейные (образованы с применением косой черты):

п/о - почтовое отделение;

б/г - без года;

к/ф - кинофильм;

- нулевые (курсивные) (обозначают, как правило, физические величины): т, кг, см, л;

- комбинированные (сочетают в себе черты точечных и дефисных сокращений): ж.-д.

Обратите внимание! Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении читаются полностью.

2. Лексические сокращения (аббревиатуры) - слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов.

Аббревиатуры бывают:

• инициальные, которые образованы из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они подразделяются на:

- буквенные (при чтении произносятся буквы): АКБ, СП, ООО;

- звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, АЭС;

- буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - по звукам): ГУВД, РОВД;

• слоговые, образованные по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования (Зеленстрой, госархив, главбух, спецназ и др.):

- частично сокращенные слова - сокращения, образованные из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: капремонт, спецотдел, хозрасчет, Белвнешэкономбанк, Белкомархив;

- усечения (представляют собой тип простых усечений одного слова): зам., зав., спец. и др.;

- телескопические - это сокращения, образованные из начала и конца составляющих слов), например: рация (из ра[диостан]ция) и др.;

- смешанные (в сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу): БелНИИДАД, БелГИПРОДор.

Слоговые пишутся с большой буквы, если обозначают названия организаций, учреждений, предприятий.

Пример БелНИИДАД, Минюст, Минздрав и др.

Родовые названия пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные сокращения пишутся заглавными буквами: ООО, ЗАО, СП.

Аббревиатуры смешанного типа пишутся в первой части - заглавными буквами, во второй - строчными.

Пример БелдорНИИ, БелНИИ.

Звуковые аббревиатуры (при чтении произносятся звуки) пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: вуз, РОНО.

Правила употребления графических сокращений

1. Сокращение не должно заканчиваться на гласную.

2. Графические сокращения во множественном числе не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и др.

3. Правила написания сокращений оформляются в соответствии с:

- требованиями государственного стандартов:

ГОСТ 2.105-95*. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/6535/6535);

ГОСТ 7.12-93. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/16313/16313);

- правилами орфографии, их нужно проверять по словарю.

Правила использования сокращений в текстах служебных документов

1. При употреблении слова «город»:

- во множественном числе ставят две буквы и одну точку, например: гг.Витебск, Гродно, Солигорск;

- в единственном числе - сокращают до одной буквы с точкой: г.Минск.

2. Аналогично пишут сокращения при обозначении периода от года до года: две буквы с точкой после второй: 2014-2015 гг.

Учебные годы записывают через косую черту, употребляя слово «год» в единственном числе - 2013/14 г.

Слово «год» не сокращается в заголовках.

3. Названия ученых званий, степеней пишутся перед фамилией. Могут использоваться общепринятые сокращения.

Пример В реквизите «Подпись»:   Ректор университета, профессор   М.В.Белошицкий

4. Не допускается сокращать ключевые слова.

5. Слова «тысяча», «миллион» и тому подобные сокращаются: 15 тыс. деталей, 57 млн. рублей.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Язык и стиль служебных документов».

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

13.01.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу