Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Особенности ведения электронной деловой переписки

Этика переписки

Этикет коммуникаций электронной деловой корреспонденции предусматривает те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации - использованием электронной почты, системы электронного документооборота и систем межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота.

Электронное сообщение должно начинаться приветствием в уважительной форме, быть кратким и лаконичным, не должно содержать грамматических ошибок и опечаток.

Поле «Тема» электронного сообщения должно быть заполнено. Тема должна быть сформулирована несколькими словами и полностью отражать суть обращения.

Этикет деловой переписки обязывает отвечать на все электронные письма.

При ответе на электронное сообщение следует сохранять историю переписки: если объем текста невелик - цитируют его полностью, в ином случае оставляют только ключевые (значимые) фрагменты, которые отделяются какими-либо символами от основного текста.

Переписку по новой теме следует начинать с нового сообщения. Не рекомендуется поднимать обсуждение новой темы ответом на сообщение по другим темам.

Не следует злоупотреблять функциями «Важность» и «Запрос о подтверждении получения». Только в случае, когда электронное сообщение содержит срочную информацию, следует выбрать важность «высокая» или установить запрос о подтверждении получения.

При массовой рассылке адресаты вносятся через запятую в поле «Кому», все заинтересованные лица - в поле «Копия». При необходимости для пересылки сообщения большому числу адресатов из разных сфер деятельности целесообразно использовать поле «Скрытая копия». При этом поле «Кому» также должно быть заполнено.

Не следует:

• писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами;

• употреблять сленг, специальные термины или сокращения.

Обратите внимание! Использование сокращений (аббревиатур) в тексте документа допускается, если они общеизвестны или расшифрованы (абзац 5 п.72 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4));

• в официальной переписке злоупотреблять знаками препинания (восклицательными или вопросительными знаками, многоточием);

• использовать нестандартные шрифты, размер и цвет букв, вставлять смайлики.

Подпись в конце сообщения должна содержать контактную информацию отправителя (исполнителя) (должность, телефон, название организации, другие способы связи и т. д.).

Если электронное сообщение имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного сообщения следует указать об их наличии во вложении. Без дополнительного уточнения не следует высылать вложения объемом свыше 2-3 мегабайт.

Особенности переписки

Сообщения электронной почты не являются официальным документом. При пересылке по электронной почте официальный документ в электронном виде прикрепляется к сообщению электронной почты в виде вложения. В качестве вложения пересылаются также общая и особенная части электронных документов, включая обязательные реквизиты (дата, индекс, резолюции, сроки исполнения и т. д.).

Состав, правила заполнения обязательных реквизитов для входящих и исходящих электронных документов определены в приложении 2 к Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 2 к Инструкции № 19 изложено в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Документы в электронном виде, отправляемые по электронной почте, системам межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, должны быть оформлены согласно требованиям Инструкции № 4, иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов.

Обратите внимание! При отправке письма по электронной почте или системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО) в реквизите «Адресат» указывается адрес электронной почты получателя. Почтовый адрес, код абонента по справочнику СМДО или фраза «Отправлено по СМДО» в реквизите «Адресат» не указывается.

При подписании документа в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), за исключением документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также электронных отображений документов на бумажном носителе, когда наличие ЭЦП необязательно.

Перед отправкой письма следует убедиться, что реквизиты «Почтовый адрес отправителя» и «Коммуникационные и коммерческие данные» содержат актуальные сведения и официальный адрес электронной почты организации-отправителя.

Документы в электронном виде, отправляемые (получаемые) с использованием электронной почты, систем межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, допускается:

• экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;

• экспортировать в систему электронного документооборота (СЭД);

• распечатывать на бумажном носителе (п.232 Инструкции № 4).

При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по электронной почте, не интегрированной с СЭД организации, вместе с вложениями экспортируется сообщение электронной почты, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного сообщения (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.) (п.233 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.233 Инструкции № 4 слово «Дата» заменено словами «Дата документа» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Исходящие и входящие документы независимо от способа отправки (доставки), в том числе с использованием электронной почты, систем межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, отправляются, принимаются и обрабатываются службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации (п.224 Инструкции № 4).

Регистрация документов при переписке

Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде осуществляется службой ДОУ посредством СЭД.

Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложений, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. При необходимости допускается направление в дело электронных сообщений, важных для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способных служить доказательством деловой деятельности.

Прием и регистрация входящих электронных документов производятся посредством СЭД службой ДОУ в день поступления (п.140 Инструкции № 4).

Реквизит «Отметка о поступлении» (дата и индекс поступления) формируется средствами СЭД после успешной проверки ЭЦП и вносится в регистрационно-контрольную карточку.

В случаях недействительности ЭЦП или несоответствия сведений о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД, несоответствия форматов файлов установленным требованиям формируется уведомление об отказе в регистрации, которое высылается в адрес организации или лица, приславших ЭД (п.45 Инструкции № 19).

В случае когда входящий документ в электронном виде является ответом на исходящий документ в электронном виде организации, между ними устанавливаются связки средствами СЭД.

В локальных правовых актах организации (например, инструкции по делопроизводству организации либо в отдельных инструкциях либо регламентах) следует отразить особенности работы с электронной почтой, системами межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, указать виды документов, которые не регистрируются в СЭД организации, описать регламент работы с электронной почтой и системами межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота в организации.

03.06.2020

Елена Кукушкина, старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Ольга Барталевич, старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации