Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие, основные аспекты

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Смешанный документооборот совмещает в себе традиционную и автоматизированную обработку документов.

В настоящее время уже сформировался класс технологий, которые можно назвать «бумажно-электронными»: бумажные оригиналы существуют, но вся работа практически выполняется с электронными файлами документов в рамках автоматизированной системы организации.

Смешанный документооборот позволяет:

• ускорить движение документов в организации, а также гарантировать их своевременное рассмотрение;

• обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;

• повысить эффективность работы отдельных сотрудников и организации в целом;

• снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;

• при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

1. Ведение смешанного документооборота в организации в обязательном порядке должно быть отражено в инструкции по делопроизводству организации и (или) инструкции о порядке работы с электронными документами организации. При этом локальные инструкции должны отражать особенности создания и учета электронных и бумажных документов, особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел в организации, а также содержать наименование системы электронного документооборота (СЭД), функционирующей в организации.

2. Документы, которые создаются внутри организации (внутренние или инициативные документы), изначально создаются в виде файлов и прикрепляются к карточке при регистрации.

Для получения входящих документов в виде электронных файлов существует два подхода:

1) получить их от отправителей в электронной форме.

Данный подход применим, когда между двумя организациями имеется достаточно плотный поток документов и пересылается не только сам документ, но и его регистрационно-контрольная карточку (далее - РКК). Для надежности документ при пересылке шифруется и (или) подписывается электронной цифровой подписью, при этом бумажный оригинал не отправляется (либо отправляется в исключительных случаях). Данный вид взаимодействия организаций осуществляется в рамках системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (далее - СМДО), сообщения которой подписываются ЭЦП.

Обратите внимание! Допускается отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа (часть вторая п.222 Инструкции по делопроизводству);

2) сканировать входящий бумажный документ и работать с его электронным образом.

При этом подходе бумажные документы часто сканируют сразу при регистрации и дальше работают с электронной версией. Оригинал при этом не используется в процессе документооборота.

3. Следует отметить, что при смешанном виде документооборота юридическую значимость имеют только оригиналы документов. Ими являются либо подписанные бумажные документы, либо электронные документы, подписанные ЭЦП. Прикрепленные файлы к РКК в системе электронного документооборота, не подписанные ЭЦП, не являются юридически значимыми документами.

Таким образом, бумажные оригиналы документов постоянного хранения необходимы, поскольку хранить электронные документы постоянного хранения можно только при создании в организации условий для хранения электронных документов (электронного архива организации).

Существует возможность изначального создания оригиналов электронных документов (подписанных ЭЦП). Это касается комплекса документов временного хранения. Перечень документов временного хранения, созданных исключительно в электронном виде, организация определяет самостоятельно. Примерный перечень таких документов представлен в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, и организация может руководствоваться им или выделить из него только характерные для нее документы.

4. Следует отметить, что электронный документ после подписания ЭЦП не может быть изменен, и в его особенную часть (РКК) выносится ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после его подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др.

В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего, согласовавшего, завизировавшего, подписавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству; при этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

5. При регистрации исходящих (инициативных) ЭД в СЭД следует делать «связки» с входящими документами. Иначе при списании таких документов в дело несвязанные документы будут списаны в зарегистрированные дела по номенклатуре дел, что приведет к формированию неполного комплекта документов дела.

Гибридное дело

Использование смешанного документооборота привело к появлению гибридных дел, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по электронной почте / СМДО или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.

В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок (части третья, четвертая ст.237 Инструкции по делопроизводству).

Удостоверение электронного документа на бумажном носителе

При переводе в электронный вид бумажного документа следует руководствоваться требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Лицо (лица), уполномоченное организацией удостоверять электронную копию, определяется локальным правовым актом организации или распорядительным документом ее руководителя (п.62 названной выше Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.2 п.62 Инструкции № 19 слова «организации или распорядительным документом ее руководителя» исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Этот способ используется в случаях обеспечения полноты дела, когда большая часть документов дела создана в электронном виде, а меньшая часть - в бумажном виде. При этом бумажный документ временного срока хранения можно уничтожить. Уничтожение документов на бумажном носителе оформляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

Справочно Подробнее о хранении и уничтожении документов см. подборку «Хранение документов в организации».

Удостоверять форму внешнего представления могут уполномоченные лица (перечень приведен в п.3 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086) с использованием программных или программно-аппаратных средств электронной цифровой подписи, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия, или экспертное заключение, выданное Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь.

Справочно Подробнее см. материал «Удостоверение формы представления электронного документа на бумажном носителе: порядок действий».

07.10.2019

Елена Кукушкина, старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Ольга Барталевич, научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации