Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Можно ли согласовать указанную опись протоколом экспертной комиссии и утвердить у директора в декабре 2018 г., а акт на уничтожение подготовить и согласовать отдельным протоколом экспертной комиссии позже - в январе 2019 г.?

ОТВЕТ: Да, можно.

Однако необходимо обратить внимание на соблюдение следующих условий.

1. Если организация является источником комплектования государственного архива, то сводные описи и акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК» (примечание) должны быть рассмотрены на заседании экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

2. Если организация имеет вышестоящую организацию, то сводные описи и акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК» должны быть рассмотрены на заседании центральной экспертной комиссии вышестоящей организации.

3. При определении сроков хранения документов необходимо помнить о наличии в примечаниях к пункту хранения особых условий исчисления сроков хранения.

Целесообразно акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составлять по истечении срока их хранения, который чаще всего составляет более 2 лет и не совпадает со сроком подготовки годового раздела сводной описи дел (через 2 года после завершения дел делопроизводством).

Соответственно, в рассматриваемой ситуации акт о выделении к уничтожению составляется позже, чем сводная опись за указанные годы.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.10 примечания к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

14.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела