Материал помещен в архив

ВОПРОС: Относятся ли ксерокопии документов к категории копий, изготавливаемых с использованием средств оперативной полиграфии? Что относится к средствам оперативной полиграфии? Обязательно ли заверять ксерокопии приказов, включаемые в личное дело работника?

ОТВЕТ: Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (часть десятая п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из части десятой п.64 Инструкции № 4 слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.3019 № 39.

Средства оперативной полиграфии - это совокупность машин, предназначенных для тиражирования документов. Средства и методы оперативной полиграфии разнообразны и включают в себя гектографическую (спиртовую), офсетную (ротапринтную), трафаретную (ротаторную) печать и др.

В настоящее время одним из наиболее распространенных способов копирования документов с использованием средств оперативной полиграфии является ксерография (электрографическое копирование). Этот способ предполагает использование электрографических копировальных аппаратов, которые в просторечии обычно называют «ксероксами» (по названию одноименных копировальных аппаратов, производимых американской корпорацией «Xerox Corporation», являющейся одним из мировых лидеров в области технологии печати и управления документами).

На основании изложенного можно сделать вывод, что копии документов, в том числе приказов, распоряжений, решений, постановлений, изготовленные с помощью копировальных аппаратов (так называемых «ксероксов»), предназначенные для внутреннего пользования, в том числе для формирования и ведения личных дел работников, в дополнительном удостоверении не нуждаются.

Исключение составляют копии документов, изготовленных на гербовом бланке, тиражированные средствами оперативной полиграфии государственного органа, иной государственной организации. В этом случае каждая изготовленная таким способом копия должна заверяться печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172).

19.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела