Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК

Общие сведения

Визитные карточки, или визитки, уже давно стали неотъемлемой частью этикета.

Впервые, согласно исторической справке, они появились в Китае примерно в III в. Китайским чиновникам специальным указом вменялось в обязанность иметь визитные карточки на красной официальной бумаге. Никаких лишних и неуместных сведений: только имя, фамилия, должность. Сдержанно и эстетично.

В настоящее время основное назначение визитных карточек - представление деловых и официальных лиц друг другу при знакомстве. У визитки 2 цели: информационная и рекламная.

Визитная карточка - это специально отпечатанная карточка со сведениями о своем владельце. Она бывает разных видов, например:

• деловая карточка. На ней указаны: фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс, т.е. необходимые сведения для продолжения контактов;

• представительская карточка. На ней указывают фамилию, имя, отчество, полное название организации, должности без координат: ни адреса, ни телефона. Карточку используют для специальных и представительских целей. Ее вручение не означает намерение владельца продолжать контакты с собеседником;

• карточка предприятия, организации, филиала, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса). Применяется для представительских и рекламных целей, раздается на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени организации;

• карточки для личных целей, например семейные или деловые. Они не являются предметом учета, поскольку изготавливаются физическими лицами для личного пользования.

Классифицируем затраты: управленческие или на реализацию

К какому виду затрат следует относить расходы по изготовлению визиток? Логично предположить, что вид визитной карточки и определяет, к какому элементу затрат следует относить расходы на ее изготовление.

Если это рекламная карточка, которая лежит на прилавках торговых объектов, столиках кафе, раздается торговыми представителями и в которой указаны виды оказываемых услуг, реализуемых товаров, телефоны и наименование организации или фамилия, имя и отчество ее представителя, другая информация, то тут все ясно. Расходы на изготовление таких визитных карточек учитываются в составе затрат, связанных со сбытом (реализацией) продукции, товаров, работ, услуг, как расходы на рекламу, поскольку к рекламе относятся расходы по участию в выставках, ярмарках, выставках-продажах, стоимость образцов товаров, выставочных буклетов и пр., переданных в соответствии с контрактами, соглашениями и иными документами непосредственно покупателям или посредническим организациям в целях рекламы и не подлежащих возврату.

Визитные карточки для аппарата управления можно рассматривать как рекламные расходы. Так, в ст.2 Закона РБ от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» определено, что реклама - это информация об объекте рекламирования, распространяемая в любой форме с помощью любых средств, направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и (или) его продвижение на рынке. В свою очередь, объект рекламирования - продукция, товар, работа или услуга, организация или гражданин, права, охраняемые законом интересы или обязанности организаций или граждан, средства индивидуализации организаций или граждан, товаров, результаты интеллектуальной деятельности, конкурсы, лотереи, игры, иные игровые, рекламные и иные мероприятия, пари, явления (мероприятия) социального характера. То есть в визитных карточках присутствуют все признаки рекламы, так как в них содержится информация об организации и часто они раздаются неопределенному кругу лиц.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 июля 2013 г. Законом № 225-З, в редакции Закона РБ от 03.01.2013 № 15-З, дано новое определение рекламы (абзац 9 ст.2). С 15 октября 2015 г. Законом № 225-З, в редакции Закона РБ от 10.07.2015 № 285-З, дано новое определение объекта рекламирования (абзац 6 ст.2).

К затратам на рекламу относятся затраты на разработку и издание рекламных изделий (иллюстрированных прейскурантов, каталогов, брошюр, альбомов, проспектов, плакатов, афиш, рекламных писем, открыток и т.п.); на разработку и изготовление эскизов этикеток, образцов оригинальных и фирменных пакетов, упаковки и т.д.; на рекламные мероприятия (объявления в печати, передача по радио и телевидению); на световую и иную наружную рекламу; на изготовление стендов, муляжей, рекламных щитов, указателей и т.п., учитываемых в бухгалтерском учете организации в качестве основных средств или другого имущества, не являющегося амортизируемым; на хранение и экспедирование рекламных материалов; на оформление витрин, выставок-продаж, выставок и ярмарок, комнат образцов; на уценку товаров, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество при экспонировании в витринах; на проведение иных рекламных мероприятий.

Как видим, расходы на изготовление визитных карточек должностных лиц аппарата управления сюда не входят. Если главный бухгалтер оставляет свою визитку, например, сотруднику банка, он не рекламирует свою продукцию, а просто налаживает деловые отношения. То же можно сказать и об иных должностных лицах. А вот к затратам, связанным с управлением производством, их вполне можно отнести. Подобное разъяснение дано Минфином РБ в письме от 25.07.1997 № 15-4/551 «О включении затрат на изготовление визитных карточек в себестоимость продукции (работ, услуг)»: затраты на изготовление визитных карточек для должностных лиц предприятия являются затратами, связанными с управлением производством, и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

Документальное оформление

Итак, нужно заказать визитные или рекламные карточки. Первый шаг - издание руководителем приказа с обоснованием причин их изготовления и перечнем лиц, для которых изготавливаются карточки, а также указанием количества изготавливаемых экземпляров. В приложении к приказу желательно указать и информацию, которая будет размещена на карточке.

Форма приказа может быть следующей.

Общество с ограниченной

ответственностью «ААА»

(ООО «ААА»)

ПРИКАЗ

20.05.2013 № 132

г.Минск

О визитных карточках

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заказать изготовление визитных карточек для следующих сотрудников:

Крылова Г.Е., главный бухгалтер, - 100 экземпляров;

Пирогов И.Ю., главный инженер, - 100 экземпляров;

Арсенько П.Д., инженер-программист, - 100 экземпляров.

2. Ответственным за исполнение назначить начальника административно-хозяйственного отдела И.И.Иванова.

3. Визитные карточки раздать указанным сотрудникам без оприходования их на склад (примечание).

Приложение: эскизы карточек на 3 листах.

Примечание. Если предполагается оприходовать визитки на склад, данная запись не делается.

Изготовленные и оплаченные организацией визитные карточки представляют собой один из видов товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), поэтому после их получения, например, из типографии они могут сдаваться на склад. Основание для приемки и оприходования материалов - сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.) на поступившие в организацию материалы (п.26 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133; далее - Инструкция № 133). Если в типографии были заказаны только визитки, это будет товарная накладная формы ТН-2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма товарной накладной ТН-2.

Выдача сотрудникам визитных карточек, как и любых других ТМЦ, оформляется первичными документами. В бухгалтерском учете затраты на изготовление визитных карточек включаются в состав расходов в зависимости от подразделения, в котором заняты соответствующие работники, в момент их выдачи сотрудникам по требованию-накладной.

В первом случае (если организация крупная) отпуск материалов со складов организации в ее подразделения может оформляться требованием-накладной, требованием, накладной (п.57 Инструкции № 133).

Приведем пример оформления требования-накладной.

Отпуск материалов со складов (кладовых) в подразделения организации, на производство может оформляться путем записи в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. При такой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и первичным учетным документом.

При необходимости визитные карточки могут непосредственно направляться в подразделение организации минуя склад (см. примечание к приказу).

Когда визитные карточки не поступают на склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы оформляется соответствующий документ, как правило, акт списания товарно-материальных ценностей, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и стоимость товарно-материальных ценностей. На основании акта списания производятся списание визитных карточек и отнесение их стоимости на затраты производства.

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч. его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливает организация.

Примерная форма акта может быть следующей.

списания визитных карточек

Комиссия установила, что визитные карточки согласно прилагаемой к акту раздаточной ведомости подлежат списанию.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-У;

2-й экземпляр - в административно-хозяйственный отдел;

3-й экземпляр - в бухгалтерию.

Порядок отражения расходов на изготовление визиток в бухгалтерском учете

Согласно Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, учет визиток можно вести на счете 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты» (организация в своей учетной политике может закрепить и иной субсчет, например 10-13 «Канцелярские принадлежности, расходные материалы»).

При изготовлении и выдаче визиток в учете производятся следующие записи.

Справочно К управленческим расходам относятся: • в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, - условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные затраты» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»), за исключением случаев, установленных законодательством; • в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, - расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 44 «Расходы на реализацию» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы») (п.10 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102).

Налогообложение

Прибыль (убыток) от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (за исключением основных средств, нематериальных активов) определяется как положительная (отрицательная) разница между выручкой от их реализации, уменьшенной на суммы налогов и сборов, уплачиваемых из выручки, и затратами по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемыми при налогообложении (п.1 ст.127 Налогового кодекса РБ; далее - НК).

Поскольку визитные карточки, необходимый имиджевый атрибут организации и ее должностных лиц, используются в целях налаживания и поддержания деловых контактов работников, представительских и рекламных, то расходы на их изготовление относятся к затратам по производству и реализации продукции, учитываемым при налогообложении прибыли.

Справочно Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 НК). Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета) и отражаются в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (п.2 ст.130 НК).

28.05.2013

Маргарита Згировская, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»