Материал помещен в архив

Ознакомление с приказами директора посредством электронной почты

Ситуация Организационная структура предприятия включает филиалы, расположенные в разных населенных пунктах. Допускается ли ознакомление руководителей филиалов с приказами директора предприятия посредством направления их копий (в виде отсканированных изображений) по электронной почте на официальную электронную почту филиала без последующего направления с отметкой об ознакомлении?

Это зависит от характера документов, с которыми требуется ознакомление.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться конкретные способы ознакомления с документами, например:

• при приеме на работу наниматель обязан заключить трудовой договор в письменной форме, оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись (п.5 ч.1 ст.54 ТК);

• приказ о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под подпись в пятидневный срок со дня издания (ч.6 ст.199 ТК);

• руководитель стажировки и рабочие, проходящие стажировку, должны быть ознакомлены с приказом (распоряжением) о прохождении стажировки под подпись (ч.2 п.37 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175) и др.

Таким образом, если нормативным правовым актом прямо установлен способ ознакомления с приказом (например, «под подпись», что предполагает исключительно ознакомление с документом посредством проставления собственноручной подписи), то ознакомление с приказом с использованием средств электронной почты недопустимо, так как приведет к нарушению соблюдения нанимателем норм НПА.

Приказы, которым НПА не установлено обязательство ознакомления «под подпись», можно использовать для ознакомления посредством электронной почты.

Для ознакомления работников с документами их электронные экземпляры (скан-копии или документы в электронном виде) могут направляться всем заинтересованным лицам организации посредством корпоративной электронной почты. Данные экземпляры (копии) не подлежат регистрации и учету.

Факт ознакомления с документом, полученным в электронном виде, может подтверждаться работником путем отправки по корпоративной электронной почте простого текстового сообщения, содержащего реквизиты документа, с которым ознакомился работник (наименование документа, дата, индекс и др.), дату ознакомления и т. д. (подп.3.5.7 п.3 Методических рекомендаций по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2010 № 3).

Использование электронной почты для ознакомления с документами необходимо закрепить в локальном правовом акте (например, в инструкции по делопроизводству организации).

В указанном документе необходимо отразить:

• порядок использования электронной почты (необходимость использования только корпоративной электронной почты; недопустимость использования личной электронной почты; перечень официальных адресов электронной почты структурных подразделений и филиалов предприятия и др.);

• состав информации, подлежащей пересылке посредством электронной почты для ознакомления с документом;

• формат сообщений, которые направляют в ответ и подтверждают ознакомление с документом;

• категории документов (виды приказов), с которыми можно ознакомить работников посредством электронной почты и др.

Обратите внимание! При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Технически возможно обеспечить автоматическое подтверждение о получении сообщения электронной почты и его прочтении. В таком случае подтверждение прочтения сообщения электронной почты будет получено в виде отдельного электронного письма, созданного автоматически, в котором будут указаны дата и время, когда сообщение было открыто.

Обратите внимание! Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложенного электронного документа, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. Регламент работы организации может предусматривать направление в дело электронных сообщений, важных для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способных служить доказательством деловой деятельности (п.46 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

17.06.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.