Материал помещен в архив

ПАМЯТКА КАДРОВИКУ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВОГО ОТПУСКА

Отпуск - это освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РБ (далее - ТК) (ст.150 ТК).

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ст.153 ТК).

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДОВОГО ОТПУСКА (ст.155, 157-160 ТК)

Основной отпуск

Продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней. Такая продолжительность основного отпуска обязательна для всех нанимателей.

Перечни организаций и должностей, а также категорий работников с продолжительностью основного отпуска более 24 календарных дней, условия предоставления и конкретная продолжительность этого отпуска устанавливаются Правительством РБ по согласованию с Президентом РБ.

Так, постановлением Совета Министров РБ от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» установлены:

- перечень организаций и должностей педагогических работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней;

- перечень категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней.

Обязанные лица, трудоустроенные по судебному постановлению о трудоустройстве, имеют право на основной отпуск продолжительностью 7 календарных дней (п.14 Декрета Президента РБ от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

Дополнительные отпуска (порядок, условия предоставления и продолжительность)

Примечание 1. Постановление Совета Министров РБ от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» (далее - постановление № 73).

Примечание 2. Категории лиц, которым не может быть установлен ненормированный рабочий день, приведены в постановлении Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1695.

Примечание 3. Перечень имеет рекомендательный характер.

Внимание!

Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст.151 ТК).

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску в соответствии со ст.162 ТК, если иное не предусмотрено законодательством.

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ (ст.168 ТК)

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать особенности производства, а также желание отдельных категорий работников, которые имеют право на трудовой отпуск в определенное время или периоды.

Таким образом, до начала отпускной компании в организации должен быть график трудовых отпусков, составленный не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором (соглашением), который доводится до сведения всех работников.

Как правило, в графике указывается только месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск. Конкретная дата начала отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Аналитические материалы

График отпусков.

График трудовых отпусков.

УВЕДОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ (ст.169 ТК)

Наниматель при предоставлении отпуска работнику обязан уведомить его о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Уведомить можно:

1) коллективно - посредством списка работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания;

2) персонально - посредством ознакомления работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска, где указаны начало отпуска и его окончание, либо оформить уведомление.

ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК

Если трудовой отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не обязан подавать заявление о его предоставлении.

Соответственно письменное заявление на отпуск подается, если:

- работник просит предоставить отпуск в не предусмотренное графиком время (досрочно либо с переносом на другой период);

- работник не включен в график отпусков либо в нем не указана дата начала отпуска.

Аналитический материал

Заявление о предоставлении отпуска.

ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА (ст.152 ТК)

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Внимание!

С 21 октября 2010 г. постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 04.10.2010 № 139 установлена примерная форма записки об отпуске. Таким образом, с указанной даты записка об отпуске оформляется в соответствии с нормами, установленными данным постановлением.

Приказ (распоряжение) нанимателя составляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

После издания и подписания приказ подлежит регистрации. Приказы по личному составу регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквой «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Срок хранения приказов об отпуске составляет 3 года (подп.16.3 п.16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).

Заявления и приказы о предоставлении отпусков не включаются в личные дела сотрудников на основании п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).

Аналитические материалы

Примерная форма записки об отпуске (с 21 октября 2010 года).

Распоряжение о предоставлении отпуска.

ПЕРЕНОС, ПРОДЛЕНИЕ ОТПУСКА (ст.170, 171 ТК)

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год.

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года (ст.170 ТК).

Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен согласно части первой ст.171 ТК.

Если причины, перечисленные в части первой ст.171 ТК, наступают во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года.

Следует отметить, что перечень причин переноса и продления трудового отпуска, помимо указанных в ст.171 ТК, может быть дополнен законодательством или коллективным договором.

Внимание!

Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок.

Продление или перенос отпуска (его части) на другой срок оформляется приказом (распоряжением), на основании которого делается отметка в табеле учета использования рабочего времени.

ДОСРОЧНОЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТПУСКА (ст.172 ТК)

Наниматель имеет право досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам.

Порядок оформления досрочного отпуска аналогичен общему порядку предоставления трудового отпуска: работник пишет заявление, наниматель издает приказ (распоряжение) и т.д.

РАЗДЕЛЕНИЕ ОТПУСКА НА ЧАСТИ И ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА (ст.174 ТК)

Согласно части первой ст.174 ТК работнику предоставляется возможность по договоренности с нанимателем делить трудовой отпуск на 2 части. При этом одна из частей трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Разделение отпуска на части оформляется приказом или запиской об отпуске с указанием даты начала и окончания части отпуска.

По предложению нанимателя и с согласия работника трудовой отпуск может быть прерван (отзыв работника из отпуска). При согласии работника наниматель издает приказ об отзыве работника, на котором работник ставит свою подпись, подтверждая тем самым свое согласие.

Внимание!

Не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными условиями труда.

Аналитические материалы

Заявление о согласии на отзыв из отпуска.

Приказ об отзыве работника из отпуска.

Распоряжение об отзыве работника из отпуска (с 24 марта 2008 года).

ОТКАЗ РАБОТНИКА ОТ ОТПУСКА (ст.173 ТК), ОТПУСК С ПОСЛЕДУЮЩИМ УВОЛЬНЕНИЕМ (ст.178 ТК)

Наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (за исключением случаев, предусмотренных частью первой ст.179 ТК), если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований (ст.173 ТК).

По письменному заявлению работника неиспользованные основной и дополнительные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска (ст.178 ТК).

Внимание!

Отказ работника от отпуска должен быть документально оформлен.

ДЕНЕЖНАЯ КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ОТПУСК (ст.179 ТК)

При увольнении независимо от его основания работнику, который не использовал или использовал не полностью трудовой отпуск, выплачивается денежная компенсация.

Денежная компенсация за полный трудовой отпуск выплачивается при увольнении работнику, проработавшему весь рабочий год, т.е. 12 месяцев (рассчитанных в соответствии со ст.163, 164 ТК) минус полный трудовой отпуск.

Денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск при увольнении выплачивается в день увольнения (ст.179 ТК).

Срок хранения приказов об увольнении - 75 лет (подп.16.4 п.16 Перечня № 38).

Внимание!

В личное дело работника должно быть включено заявление и приказ об увольнении (п.8 Инструкции № 2).

15.07.2011 г.

Татьяна Пупкевич, экономист

От редакции: С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.