Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЕРЕВОДЕ, ПЕРЕМЕЩЕНИИ ИЛИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

Действующим законодательством предусмотрена обязательная передача документов и дел при смене руководителя организации, а также при переводе, перемещении или увольнении работника.

Так, при смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции: «Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел».

При смене руководителя организации также передаются документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации (п.18 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Дела и документы целесообразно передавать в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник исполняет свои должностные обязанности. Если документы и дела переданы до увольнения работника, целесообразно передать дела не непосредственно новому работнику, а, например, лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник.

Прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений, следовательно, данная процедура должна проводиться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Порядок приема-передачи дел (при увольнении работника, его перемещении и т.д.) может быть закреплен в локальных нормативных правовых актах организации, например в инструкции по делопроизводству. Обязанность по передаче и приему документов может быть закреплена в должностной инструкции работнику и (или) трудовом договоре.

Оформление приказа о приеме-передаче дел

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче дел является основанием для составления акта приема-передачи дел. При оформлении приказа должны соблюдаться требования пп.99-101 Инструкции по делопроизводству.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример «О приеме-передаче дел», «Об организации приема-передачи документов и дел», «О передаче документов и дел в связи с увольнением Ивановой Г.В.».

В приказе должна быть отражена следующая информация:

• причина передачи дел (например, увольнение работника или смена руководителя организации и т.д.);

• данные о лице, передающем дела, и данные о принимающем дела (фамилия, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения);

• сроки проведения приема-передачи дел (в случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения);

• сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче дел (в состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов).

Если приказ издается на основании или во исполнение другого распорядительного документа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Пример «На основании приказа директора ООО «Вихрь» от 27.01.2015 № 3-к «О переводе на другую работу Ивановой Г.В.»

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

• исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример «Осуществить передачу документов и дел от специалиста отдела кадров Петровой М.В. ведущему специалисту отдела кадров Иванову С.И.» «Для проведения приема-передачи документов и дел создать комиссию в составе: - начальник отдела кадров Ковалев М.Ю.; - начальник юридического отдела Каташевич В.В.; - юрисконсульт Мигалевич Е.Ю.»

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, т.е. представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказы о приеме-передаче дел относятся к категории приказов по основной деятельности и подлежат хранению:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей - постоянно;

• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет (п.21.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень типовых документов).

В отдельных случаях в одном приказе может фиксироваться действие по освобождению от исполнения определенных обязанностей одного работника организации и их возложению на другого, а также необходимость проведения приема-передачи дел по данным обязанностям от одного работника к другому, в этом случае распорядительная часть приказа будет дополнена пунктом о возложении исполнения определенных обязанностей на соответствующего работника организации.

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Возложить исполнение обязанностей по ведению кадрового делопроизводства на ведущего специалиста отдела кадров О.Е.Гагарину, освободив от исполнения этих обязанностей специалиста по кадрам Г.В.Иванову, с 02.02.2015.

Пример оформления приказа о приеме-передаче дел

Общество с ограниченной ответственностью «Вихрь»

(ООО «Вихрь»)

ПРИКАЗ

27.01.2015 № 7

г.Минск

О проведении приема-передачи дел

На основании приказа директора ООО «Вихрь» от 27.01.2015 № 3-к «О переводе на другую работу Ивановой Г.В.»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ивановой Галине Васильевне сдать, а Гагариной Ольге Гавриловне принять документы и дела, образованные в процессе ведения кадрового делопроизводства, и информационную базу по этим документам.

2. Создать комиссию для приема-передачи документов и дел в составе:

3. Председателю комиссии В.В.Каташевичу представить на утверждение директору акт приема-передачи дел до 02.02.2015.

Оформление акта приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел составляется комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

При оформлении акта должны соблюдаться требования пп.111-116 Инструкции по делопроизводству.

Справочно Подробно см. материал «Акты: состав реквизитов и порядок оформления».

Акт может составляться на чистом листе бумаги формата А4 или общем бланке (как угловым, так и продольным способом).

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче.

Акт подписывает сдающий и принимающий документы и дела, затем - члены комиссии. Первой указывается подпись председателя комиссии, а ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей, при этом указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются».

Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с ним оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Обратите внимание! В случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляются подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровка подписей и дата ознакомления.

Акт приема-передачи дел подлежит утверждению руководителем организации.

Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций подлежат хранению:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей - постоянно;

• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 75 лет (п.37 Перечня типовых документов).

Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников подлежат хранению в течение 3 лет во всех организациях независимо от формы собственности (п.38 Перечня типовых документов).

Пример оформления акта приема-передачи документов и дел

приема-передачи документов и дел

Составлен комиссией: председатель - заместитель директора Каташевич В.В.

Иванова Г.В. сдала, а Гагарина О.Е. приняла документы и дела по должности специалиста отдела кадров.

При сдаче-приеме дел установлено:

1. В личном деле начальника отдела маркетинга А.В.Терпиловского отсутствует копия приказа о приеме на работу.

2. Утеряно дело «Приказы директора ООО «Вихрь». Копии» за 2014 г.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-15;

2-й экземпляр - Г.В.Ивановой;

3-й экземпляр - О.Е.Гагариной.

24.02.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года