Материал помещен в архив

ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ВАЖНЫЕ АСПЕКТЫ

Выбор системы электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот первоначально необходимо выбрать систему электронного документооборота. Для этого проводят анализ существующего документооборота в организации, на основании чего определяют требования к СЭД.

Такое задание, как правило, поручают группе специалистов, в состав которой целесообразно включить сотрудников, непосредственно работающих с документами: секретарь, делопроизводитель, архивист, юрисконсульт, главный бухгалтер, инспектор по кадрам, специалист, ответственный за информационные технологии (администратор системный) и т. д.

Состав данной группы и порученную ей работу следует отразить в соответствующем приказе руководителя организации.

Перевод документооборота в электронный целесообразно начать с документов, содержащихся в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), поскольку:

• документы, содержащиеся в указанном приложении, не надо сдавать в архив организации, поскольку передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (часть первая п.204 Инструкции по делопроизводству);

• перевод рационально проводить поэтапно, то есть начать с более простых документов (с небольшими сроками хранения), а затем переходить на документы с более длительными сроками хранения.

Соответственно, организация будет располагать временем для создания архива с документами в электронном виде.

Справочно Требования к условиям хранения документов в электронном виде в архиве организации определены главой 6 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

Взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота

Полноценное введение электронного документооборота в организации без использования системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь затруднительно.

Данная система создана для обмена электронными документами (документами с электронной цифровой подписью) между государственными органами и другими подчиненными им организациями.

Таким образом, при необходимости интеграции с СМДО рациональным шагом будет выбрать СЭД, которая взаимодействует с СМДО (на основании подп.3.1 п.3 Директивы Президента Республики Беларусь от 27.12.2006 № 2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения»).

Справочно Системы электронного документооборота, интегрированные с СМДО, можно найти здесь.

Для обмена документами с использованием СМДО работникам необходимо иметь ключи ЭЦП.

Ответственные лица, ЛПА при работе с электронными документами

Каждая организация должна отразить требования, касающиеся работы с электронными документами, в локальном правовом акте.

Организации следует разработать порядок использования и хранения носителя с личным ключом ЭЦП (токен). В данном документе целесообразно установить:

• место хранения носителя личного ключа ЭЦП;

• порядок применения и использования.

Утвердить круг работников, использующих ключи ЭЦП в своей работе, их ответственность.

Конкретный перечень должностей работников, которые должны иметь ключи ЭЦП, в законодательстве отсутствует.

Целесообразно всем работникам, полномочным подписывать документы от имени организации, получить ключи ЭЦП. К таким работникам, например, относятся руководитель организации и его заместители, главный бухгалтер, начальники структурных подразделений.

Обратите внимание! При определении порядка использования личного ключа ЭЦП, который принадлежит организации, необходимо учитывать степень защиты его носителя. Рекомендуется при смене (увольнении) ответственного работника осуществлять и смену личного ключа.

Назначить работника, ответственного за управление атрибутными сертификатами, в обязанности которого будет входить:

• получение атрибутных сертификатов для вновь принятых работников, а также контроль срока действия их сертификатов открытого ключа;

• отзыв атрибутных сертификатов уволенных работников.

Это может быть секретарь, помощник руководителя организации. Указанные обязанности целесообразно закрепить в должностной инструкции.

16.04.2019

Вячеслав Носевич, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации