ПЕРЕВОД МАТЕРИАЛОВ ИЗ ОДНОЙ ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ В ДРУГУЮ

Основы документального оформления поступающих материалов

Основанием для приемки и оприходования материалов являются сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.) на поступившие в организацию материалы (п.26 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, далее - Инструкция № 133).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. действует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утв. постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64. Комментарий см. здесь.

Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий их поставки, транспортировки (доставки до организации), своей организационной структуры, функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

При приемке материалов следует руководствоваться Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290, которое регулирует отношения между продавцом (поставщиком) и покупателем (получателем) при приемке по количеству и качеству товаров, поставляемых по договорам купли-продажи (поставки, контрактации) или мены, заключаемым юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями Республики Беларусь.

Приемка материалов по количеству и качеству от организаций транспорта и связи осуществляется с учетом правил, действующих в этих организациях, а также условий заключенных с ними договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т. п.).

При приемке поступающих материалов необходимо:

• проверить соответствие данных сопроводительных документов (товарно-транспортных и товарных накладных, спецификаций, сертификатов и др.) договорам поставки, купли-продажи (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

• в случае нарушения условий договора определить фактические размеры ответственности;

• передать документы в другие подразделения организации (бухгалтерская служба, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

При отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству) приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы могут оформляться:

• непосредственно на основании сопроводительных документов;

• приходными ордерами. При этом на однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день (пп.27, 28 Инструкции № 133).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п.31 Инструкции № 133).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (например, обнаружены вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов (п.29 Инструкции № 133). Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

В случае оформления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Приходные ордера и акты о приемке материалов составляются в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки в пределах сроков, установленных для приемки поступающих грузов (п.30 Инструкции № 133).

Выбор единицы измерения материалов

На практике в отношении материалов могут применяться различные единицы измерения: весовые (килограммы, тонны, фунты, унции), объемные (литры, кубометры, галлоны, пинты, баррели), линейные (метры, погонные метры, дюймы, футы), штучные и т. д.

Действующее законодательство не ограничивает право организаций (производственных, торговых, строительных) применять ту единицу измерения материалов (выпускаемых, реализуемых, используемых в строительстве), которая наиболее удобна для налаживания достоверного учета.

Правила перевода материалов в другую единицу измерения

Обычно поступающие на склад материалы приходуются в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика.

Если же материал поступает в одной единице измерения (например, в тоннах), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных учетных документах и в бухгалтерском учете одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество поступивших материалов в единице измерения, указанной в документах поставщика, а затем (в скобках) - количество в единице измерения, применяемой при отпуске этих материалов со склада.

Если отражение движения какого-либо материала одновременно в двух единицах измерения затруднительно, то практикуется перевод материала из одной единицы измерения в другую. Такой перевод оформляется актом перевода в другую единицу измерения, составленным с участием представителей отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода отражается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и единице измерения, применяемой в организации (по которой материал будет отпускаться со склада). Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. В карточке складского учета материал отражается в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

В случае когда в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (например, тонны) или более мелкая единица измерения, чем та, которая принята в организации (например, килограммы), то оприходование таких материалов осуществляется в той единице измерения, которая принята в организации. В этом случае акт перевода в другую единицу измерения можно не составлять.

Документальное оформление перевода материалов в другую единицу измерения

Рассмотрим порядок оформления акта перевода в другую единицу измерения.

Ситуация 1 Организация получила металлический профиль (стальной уголок длиной 2 м). В товарно-транспортной накладной поставщика используется весовая единица измерения (тонны), а организация при использовании стальных уголков ведет поштучный учет.

В такой ситуации акт перевода металлического профиля из тонн в штуки может быть составлен по следующей форме:

          г. Минск          
(место составления акта)

На складе учет поступивших материалов ведется в карточке складского учета материалов.

Поскольку стальной уголок относится к строительным материалам, то для его учета на складе целесообразно использовать карточку складского учета строительных материалов. Форма этой карточки приведена в приложении 4 к Инструкции о порядке бухгалтерского учета строительных материалов, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 24.01.2008 № 4.

Заполнение карточки складского учета строительных материалов осуществляется следующим образом:

Корректировка отклонений общей стоимости материалов, возникающих при переводе из одной единицы измерения в другую

Нередко при осуществлении перевода поступивших материалов в другую единицу измерения могут возникнуть незначительные отклонения в их общей стоимости. Рассмотрим такие случаи и порядок корректировки возникшего отклонения.

Ситуация 2 У организации имеется автозаправочная станция, которая осуществляет заправку автотранспорта своих структурных подразделений и ведет учет отпускаемого топлива в литрах. Вместе с тем в товаросопроводительных документах поставщиков количество приобретаемых нефтепродуктов, как правило, отражается в тоннах.

В таких условиях возникает необходимость в регулярном переводе количества приобретенных нефтепродуктов из тонн (весовой показатель) в литры (объемный показатель).

При осуществлении такого перевода следует принимать во внимание усредненную плотность нефтепродуктов.

Справочно Усредненная плотность бензина, дизельного (биодизельного) топлива и сжиженного газа для перевода литров в килограммы: бензин: А-76 - 0,730;   Нормаль-80 (А-80) - 0,730;   АИ-92 (А-92) - 0,760;   АИ-93 - 0,745;   АИ-95 (А-95) - 0,750;   АИ-96 - 0,770;   АИ-98 (А-98) - 0,780; дизельное топливо - 0,840; биодизельное топливо - 0,870; сжиженный газ - 0,530; керосин (РТ) - 0,83

Организация приобрела 60 т бензина А-92 (неэтилированного) по цене 12 025 000 руб. (без учета НДС) за 1 т. При таких исходных данных акт перевода в другую единицу измерения составляется следующим образом:

          г. Минск          
(место составления акта)

Если умножить учетную цену бензина А-92, определенную в расчете на 1 л, на количество топлива в литрах, то общая стоимость бензина получится равной 721 496 633 руб. (9 139 руб. х 78 947 л). Отклонение по сравнению с исходной общей стоимостью бензина составило 3 367 руб. (721 500 000 - 721 496 633). Это отклонение подлежит отнесению на финансовый результат.

Если в результате перевода в другую единицу измерения общая стоимость материалов увеличилась, то в бухгалтерском учете необходимо сделать следующую корректировочную запись:

Д-т 10 «Материалы» - К-т 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности».

Если же в результате такого перевода общая стоимость материалов снизилась (как в рассматриваемой ситуации), то корректировочная запись будет такой:

Д-т 10 «Материалы» - К-т 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» методом «красное сторно».

16.10.2015

Сергей Шкирман, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»