Первичный учетный документ возможен только в качестве электронного документа

Ситуация

Организация, оказывающая услуги по предоставлению доступа к интернету, прислала уведомление о том, что переходит на электронный документооборот со своими партнерами и клиентами, и проинформировала, что готова направлять в адрес организации, а также получать от нее документы в электронном виде: счета, письма, акты сверки и выполненных работ.

В дальнейшем акты выполненных работ стали высылаться на электронную почту организации в виде скана документа на бумажном носителе (в формате .pdf), где проставлена печать и собственноручная подпись. В свою очередь, клиенты также должны поставить печать, подписать акт и отправить его обратно в электронном виде.

Может ли документ в формате .pdf (акт выполненных работ), высланный на электронную почту, являться электронным документом? Правомерно ли осуществлять электронный документооборот посредством обмена сканами актов выполненных работ на бумажных носителях (в формате .pdf), на которых проставлена собственноручная подпись и печать, но не ЭЦП?

Электронный документ - это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Подлинность электронного документа - это свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной ЭЦП (абзац 7 части первой ст.1 Закона № 113-З).

Соответственно, иные документы в электронном виде, которые не подписаны сертифицированным средством ЭЦП, электронными документами не являются.

Действие Закона № 113-З не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (часть вторая ст.2 Закона № 113-З).

Электронными документами можно обмениваться и по электронной почте. Однако в стандартные почтовые сервисы (например, gmail.com, mail.ru и др.) не интегрированы средства подписания и проверки ЭЦП. В этой связи возможно электронный документ подписать ЭЦП в системе электронного документооборота и отправить по электронной почте. Также функцию подписания, проверки и пересылки электронных документов позволяют выполнять сервисы по обмену электронными документами.

Таким образом, документ в формате .pdf, высланный на электронную почту, может быть электронным документом, если перед отправкой он был подписан сертифицированным средством ЭЦП в системе электронного документооборота или сервисе обмена электронными документами. В противном случае это не электронный документ, а документ в электронном виде.

Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством не установлено иное. Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для электронных отображений документов на бумажном носителе (части вторая, четвертая п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Таким образом, правомерно осуществлять электронный документооборот посредством обмена сканами документов на бумажных носителях (в формате .pdf), на которых проставлена собственноручная подпись и печать, но не ЭЦП. Однако в п.222 названной Инструкции отмечается «если законодательством не установлено иное».

В рассматриваемой ситуации речь идет об обмене первичными учетными документами в электронном виде (актами выполненных работ).

Первичный учетный документ - документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абзац 13 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон № 57-З).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Так, в силу требований Закона № 57-З обмен первичными учетными документами возможен только в качестве электронных документов.

Поставщику интернет-услуг целесообразно предусмотреть на своем официальном сайте (в личном кабинете) возможность проверки действительности ЭЦП, которой был подписан акт выполненных работ. Если проверка ЭЦП подтвердит ее действительность на момент подписания, то можно удостоверить форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Справочно

Подробно см.:

• «Удостоверение формы представления электронного документа на бумажном носителе: порядок действий».

02.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

По этой теме также см.:

Можно ли формировать акт оказанных услуг в виде документа в электронном виде без электронной цифровой подписи?