Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ПЛАНОВАЯ ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ТРУДЕ. ДОКУМЕНТЫ, ПРОВЕРЯЕМЫЕ ДЕПАРТАМЕНТОМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В таблице приведены документы организации по вопросам трудовых отношений, подлежащие проверке Департаментом государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (примечание).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в Трудовой кодекс Республики Беларусь внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь. |
| № п/п | Вид документа | Правовое регулирование | Наиболее часто встречающиеся нарушения | Рекомендации и комментарии |
| 1 | Локальные нормативные правовые акты | Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК); Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4) |
1. Локальные нормативные правовые акты должны быть утверждены нанимателем в порядке, установленном законодательством для ЛНПА (п.52 Инструкции № 4, Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции № 4)). От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 3 к Инструкции № 4 утратило силу постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.2. С ЛНПА должны быть ознакомлены работники, на которых должно распространяться их действие (ст.373, пп.2, 3 части первой ст.54, п.1 части первой ст.194 ТК). Подтвердить факт ознакомления работника с ЛНПА можно одним из следующих способов: 1) личной подписью работника на листе ознакомления, который является приложением к ЛНПА; 2) личной подписью работника на листе ознакомления, который является приложением к трудовому договору; 3) личной подписью работника в журнале ознакомления работников с ЛНПА, который оформляется в произвольной форме и при необходимости может предусматривать возможность зафиксировать факт ознакомления работников сразу с несколькими ЛНПА; 4) личной подписью работника на последнем листе самого ЛНПА | |
|
1.1 |
Коллективный договор (при его наличии) | Трудовой кодекс | Условия коллективного договора ухудшают положение работников по сравнению с законодательством | Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством, являются недействительными (часть первая ст.362 ТК) |
| Отсутствует согласие работников, принятых после заключения в организации коллективного договора, на распространение на них его действия | Действие коллективного договора распространяется на работников, от имени которых он не заключался (вновь принятых и др.), при условии, если они выразят согласие на это в письменной форме (часть вторая ст.365 ТК) | |||
| Коллективный договор не зарегистрирован в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя | Подписанный коллективный договор регистрируется в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя (часть первая ст.370 ТК) | |||
| Нарушены требования к форме и сроку действия коллективного договора | 1. Коллективный договор заключается в письменной форме (ст.366 ТК), подписывается уполномоченными представителями сторон (работниками организации в лице их представительного органа и нанимателем или уполномоченным им представителем (ст.363 ТК). При этом должна быть подписана каждая страница коллективного договора (ст.369 ТК). 2. Коллективный договор заключается на срок, который определяют стороны, но не менее чем на 1 год и не более чем на 3 года (часть первая ст.367 ТК) | |||
|
1.2 |
Правила внутреннего трудового распорядка | Трудовой кодекс; Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее - Типовые правила); Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 |
Отсутствие ПВТР | Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным ЛНПА. Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст.195 ТК) |
| Несогласование ПВТР с профсоюзом | Содержание ПВТР организации определяется нанимателем с участием профсоюзов (при их наличии) на основе Типовых правил (п.4 Типовых правил) | |||
| Несоответствие ПВТР законодательству | 1. Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать обязательные сведения, предусмотренные Типовыми правилами (ст.195 ТК, п.4 Типовых правил). 2. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать действующему законодательству, не содержать условий, ухудшающих положение работников по сравнению с законодательством о труде, отражать реальное положение дел - нормы, действующие в организации на момент проверки (п.3 части первой ст.7 ТК) | |||
| Неознакомление работников с ПВТР и отсутствие к ним доступа у работников | 1. При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК, подп.10.2 п.10 Типовых правил). 2. Правила внутреннего трудового распорядка должны быть размещены в доступном для обозрения работниками месте (п.8 Типовых правил) | |||
|
1.3 |
Локальные нормативные правовые акты, регулирующие порядок оплаты труда в организации (положение об оплате труда и материальном стимулировании, положение об оплате труда, положение о премировании, положение об оказании материальной помощи, положение о надбавках и пр.) (далее - Положение об оплате труда и материальном стимулировании) (при их наличии) | Трудовой кодекс; Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»; Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее - Декрет № 5); Указ Президента Республики Беларусь от 23.01.2009 № 49 «О некоторых вопросах стимулирования реализации продукции, товаров (работ, услуг)»; Указ Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда»; Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 11.07.2011 № 67; Рекомендации по применению гибких систем оплаты труда в коммерческих организациях, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.10.2011 № 104. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 января 2020 г. постановления № 67 и № 104 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.01.2020 № 11 утратили силу;постановление Министерства труда Республики Беларусь от 23.03.2001 № 21 «Об утверждении Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь и внесении изменений и дополнений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 21 января 2000 г. № 6 "О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета"». От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. действует тарифная сетка, установленная в п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28.02.2019 № 138.С 1 января 2020 г. действует Указ Президента Республики Беларусь от 18.01.2019 № 27 «Об оплате труда работников бюджетных организаций»; постановление Министерства труда Республики Беларусь от 21.01.2000 № 6 «О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций»; акты отраслевого законодательства (например, Рекомендации по оплате труда работников торговли и общественного питания, утвержденные постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 20.12.2010 № 41); постановление Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.2013 № 597 «О совершенствовании условий оплаты труда руководителей организаций в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» (далее - постановление № 597); акты законодательства для бюджетных организаций; Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее - ГПК) |
Несоответствие Положения об оплате труда и материальном стимулировании законодательству | 1. Установление в Положении об оплате труда и материальном стимулировании правил, не соответствующих (противоречащих) императивным (обязательным) нормам законодательства: - выплата заработной платы в сроки, не соответствующие требованиям законодательства (при заключении трудового договора - реже двух раз в месяц (часть первая ст.73 ТК). При этом на практике указание выплаты второй части заработной платы в виде конструкции «аванс по заявлению работника» признается не соответствующим законодательству); - уменьшение или отказ от государственных гарантий по оплате труда работников (ст.56 ТК) (превышение размеров удержаний из заработной платы, установление возможности удержаний из источников, удержание из которых запрещено (ст.107, 108 ТК, подп.3.6 п.3 Декрета № 5, ст.525 ГПК); установление заработной платы менее минимальной, отсутствие доплат до минимальной заработной платы (ст.71 ТК); отмена или уменьшение обязательных компенсирующих и стимулирующих выплат (ст.66-70 ТК)). От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 мая 2017 г. норма ст.525 ГПК перенесена в ст.109 Закона Республики Беларусь от 24.10.2016 № 439-З «Об исполнительном производстве»;- нарушение обязательных правил в части установления размеров заработной платы руководителей, иных выплат в их отношении, условий и сроков их выплаты (ст.64 ТК, постановление № 597). 2. Несоответствие норм Положения об оплате труда и материальном стимулировании действующему законодательству, которое в данной области характеризуется частыми изменениями |
| Несогласование Положения об оплате труда и материальном стимулировании с профсоюзом (при его наличии) |
||||
|
1.4 |
Штатное расписание | Трудовой кодекс; Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД); Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее - Общие положения ЕТКС); выпуски ЕТКС и ЕКСД |
Отсутствие штатного расписания | Штатное расписание является обязательным ЛНПА: - трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям) указывается в соответствии со штатным расписанием нанимателя (п.3 части второй ст.19 ТК); - трудовой распорядок для работников определяется наряду с другими ЛНПА штатным расписанием (п.2 части первой ст.194 ТК) |
| Несоответствие штатного расписания законодательству | 1. Типовая форма штатного расписания законодательно не закреплена (за исключением ряда бюджетных организаций), однако оно должно содержать следующие сведения: - наименование структурных подразделений; - наименование должностей и профессий, соответствующих квалификационным справочникам; - количество штатных единиц. В УСОРД содержится унифицированная форма документа «Структура и штатная численность». Структура и штатная численность включает наименование структурного подразделения и должности, количество штатных единиц без указания фонда оплаты труда, тарифных ставок (окладов) и т. д. При наличии данного документа в организации штатное расписание должно ему соответствовать. Справочно Следует различать штатное расписание и штатную книгу. Штатное расписание не носит персонифицированного характера, так как отражает должностной (профессиональный) состав организации. В штатном расписании отсутствуют персональные данные и сведения по работникам, принятым на соответствующие должности (профессии) (в частности, их Ф.И.О., дата приема на работу, доплаты за совмещение при наличии вакантных единиц, доплаты за стаж работы в организации, компенсирующие выплаты и др.). Указание в штатном расписании персональных сведений является нецелесообразным, так как такие сведения часто меняются, не всегда своевременно обновляются, что может, в частности, повлечь представление проверяющим органам неактуального штатного расписания и другие нарушения. 2. Внесение изменений (дополнений) в штатное расписание осуществляется по мере необходимости, то есть непосредственно перед или одновременно с изменением соответствующих сведений, содержащихся в трудовых договорах (контрактах) и иных локальных нормативных правовых актах. Как правило, изменения (дополнения) в штатное расписание вносятся в случаях: 1) изменения размера оплаты труда работника (работников), в том числе при: - изменении размера тарифной ставки 1-го разряда организации; - введении (отмене) одновременного применения нескольких тарифных ставок 1-го разряда организации; - изменении размера тарифной ставки (оклада) или разряда работника (работников) и размера повышений к нему; 2) изменений, связанных с оптимизацией организационной и штатной структуры, в том числе при: - дополнении штатного расписания новыми должностями, структурными подразделениями; - переименовании, создании, объединении / разъединении (выделении) структурных подразделений; - исключении вакантных должностей, перераспределении обязанностей; - сокращении численности и штата. Справочно Изменения и дополнения, вносимые в штатное расписание, могут предполагать изменение существенных условий труда. В таком случае необходимо соблюдать требования подп.3.2 п.3 Декрета № 5. От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. подп.3.2 п.3 Декрета № 5 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. В настоящее время наниматели при изменении существенных условий труда должны руководствоваться нормами ст.32 ТК, а именно: предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за один месяц (часть третья ст.32 ТК). Комментарий см. здесь.При незначительных изменениях целесообразно оформлять изменения (дополнения) в штатное расписание, а при комплексных изменениях, затрагивающих большую часть сведений, содержащихся в штатном расписании, следует составить и утвердить его в новой редакции. Сложившаяся практика предполагает ежегодное утверждение штатного расписания (по состоянию на 1 января) даже при отсутствии вносимых изменений и дополнений. 3. Наименования должностей, профессий, специальностей, указанных в штатном расписании, должны соответствовать законодательству (предусмотренным квалификационными справочниками) (п.3 части второй ст.19 ТК) | |||
| Неактуальность штатного расписания на дату проверки | ||||
|
1.5 |
Должностные (рабочие) инструкции | Трудовой кодекс; Декрет № 5; общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКРБ 006-2009 действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33;Общие положения ЕКСД; Общие положения ЕТКС; выпуски ЕТКС и ЕКСД; УСОРД |
Отсутствие должностных (рабочих) инструкций | Должностные (рабочие) инструкции являются обязательными ЛНПА. Трудовой распорядок для работников определяется должностными инструкциями работников (п.3 части первой ст.194 ТК). Для руководителей должностные инструкции являются факультативным ЛНПА (на руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются). Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях. Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя (части пятая-девятая п.10 Общих положений ЕКСД). Справочно При проверке могут потребовать должностную инструкцию руководителя организации (директора, генерального директора и пр.), однако ее отсутствие не является нарушением законодательства |
| Несоответствие должностных (рабочих) инструкций законодательству | 1. Должностные инструкции разрабатываются для служащих, рабочие инструкции - для рабочих. 2. Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает. В должностной инструкции определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность. По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать исполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего. Обязательные требования к содержанию должностных инструкций установлены пп.10, 13, 14 Общих положений ЕКСД, подп.4.1 п.4 Декрета № 5. 3. Рабочие инструкции определяют конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на рабочем месте в соответствии с ЕТКС (абзац 6 части второй п.1 Общих положений ЕТКС). Обязательные требования к содержанию рабочих инструкций установлены частями седьмой-десятой п.8 Общих положений ЕТКС, подп.4.1 п.4 Декрета № 5 | |||
|
1.6 |
Графики работы (сменности) (если в организации сменная работа) | Трудовой кодекс | Несогласование графика работ (сменности) с профсоюзом | График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (часть пятая ст.123 ТК) |
| Недоведение или несвоевременное доведение до сведения работников | Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие (часть шестая ст.123 ТК) | |||
| 2 | Иные документы | |||
|
2.1 |
Личные карточки работников | Законодательством не установлена обязательная форма личной карточки работника. В связи с этим форма и порядок ведения личной карточки работника могут разрабатываться нанимателем самостоятельно. В настоящее время законодательством не предусмотрена обязанность нанимателя вести на работников личные карточки. Таким образом, наниматель может сам определить необходимость ведения такой карточки. Вместе с тем, если в организации личные карточки на работников ведутся, то их следует заполнять на всех вновь принимаемых работников | ||
|
2.2 |
Трудовые договоры (контракты) | |||
|
2.3 |
Журналы учета рабочего времени, табели учета рабочего времени | |||
|
2.4 |
Договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности | |||
|
2.5 |
Распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения) | Трудовой кодекс; Инструкция № 4; УСОРД |
Нарушение общих требований делопроизводства при издании документов по личному составу | 1. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы (п.92 Инструкции № 4). 2. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения - на два: по основной деятельности и по личному составу. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу (п.98 Инструкции № 4). 3. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию: - с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; - юридической службой организации. Только согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается (п.100 Инструкции № 4). 4. Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (часть одиннадцатая п.99 Инструкции № 4) |
| Отсутствие отметки об ознакомлении работника с документами по личному составу | Наниматель обязан ознакомить работника с каждым приказом (распоряжением), изданным в его отношении, например: о заключении, изменении и расторжении трудового договора; о дисциплинарном взыскании; о командировании, об отпуске (пп.10, 15 части первой ст.55 ТК) | |||
| Нарушение общих правил делопроизводства при ознакомлении работника с документами по личному составу | 1. В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа (часть тринадцатая п.99 Инструкции № 4). От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. следует руководствоваться частью тринадцатой п.99 Инструкции № 4, изложенной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 в следующей редакции: «В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения ...". Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу».2. При необходимости ознакомления с содержанием распорядительного документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен (часть четырнадцатая п.99 Инструкции № 4). 3. Срок ознакомления работников с распорядительными документами установлен только для приказов о дисциплинарных взысканиях: с документом, содержащим мотивы взыскания, работник должен быть ознакомлен под подпись в пятидневный срок (часть пятая ст.199 ТК). В том случае, если издание приказа предполагает изменение существенных условий труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, он должен быть ознакомлен с приказом не позднее 7 календарных дней (подп.3.2 п.3 Декрета № 5) | |||
|
3 |
Личные дела работников | Трудовой кодекс; Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2) |
Личные дела не ведутся в отношении тех работников, для которых они обязательны | 1. На каждого работника, относящегося к категории руководителей и специалистов (см. Общие положения ЕКСД, соответствующие выпуски ЕКСД), научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, должно быть заведено одно личное дело вне зависимости от того, приняты ли они на основное место работы или работают по совместительству (часть вторая п.2 Инструкции № 2). Справочно Ведутся личные дела только на работников организации, то есть на лиц, состоящих с нанимателем в трудовых отношениях на основании заключенного трудового договора (абзац 8 части первой ст.1 ТК). На граждан, выполняющих в организации работы по гражданско-правовым договорам (например, договорам подряда, возмездного оказания услуг), личные дела не ведутся. 2. Личные дела могут быть заведены на иных работников, не относящихся к категории руководителей и специалистов, по усмотрению нанимателя |
| Нарушаются требования к составу документов, включаемых в личное дело | 1. Личное дело обязательно содержит документы согласно определенному перечню: - документы, включаемые в личное дело при приеме на работу (пп.6, 7 Инструкции № 2); - документы, включаемые в личное дело в процессе его ведения (п.8 Инструкции № 2). 2. Не запрещается включать в состав дела дополнительные документы, но их наличие необязательно. 3. Перечень документов, которые не подлежат включению в личное дело, установлен п.9 Инструкции № 2 | |||
| Нарушаются требования к порядку ведения личных дел | 1. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет: а) кадровая служба организации, специалист по кадрам; б) при отсутствии такого специалиста работник, на которого руководителем организации приказом возложены функции по ведению и оперативному хранению личных дел (п.3 Инструкции № 2). 2. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (п.20 Инструкции № 2). 3. Не реже 1 раза в 5 лет приказом руководителя назначается комиссия по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров (п.22 Инструкции № 2). 4. Общий срок хранения личных дел (независимо от того, являются ли организации источниками комплектования государственных архивов) - 75 лет (подп.638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 изложило в новой редакции графу 5 подп.638.3 п.638 перечня типовых документов № 140: «После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения» | |||
|
4 |
Графики трудовых отпусков | |||
|
5 |
Трудовые книжки | |||
|
6 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | |||
|
7 |
Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек | |||
Примечание. Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Департамент) и его территориальные подразделения осуществляют надзор за соблюдением законодательства о труде и об охране труда (п.23 перечня контролирующих (надзорных) органов и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 (далее - Перечень № 510, Указ № 510)).
Департамент и его структурные подразделения осуществляют надзор за соблюдением законодательства о труде, в том числе проводя плановые (пп.6-8 Указа № 510) проверки.
Уведомление о проведении проверки в обязательном порядке среди прочего содержит (п.23 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом № 510 (далее - Положение № 510)):
1) исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке.
 |
Справочно Перечень вопросов, подлежащих проверке, указанный в уведомлении, должен быть идентичен перечню вопросов, указанному в предписании на проведение проверки (п.24 Положения № 510); |
2) проверяемый период или проверяемые периоды, если они не совпадают для различных вопросов, подлежащих проверке (могут указываться в перечне вопросов, подлежащих проверке).
|
|
Справочно При проведении проверок некоторые контролирующие (надзорные) органы используют контрольные списки вопросов (чек-листы). Контрольный список вопросов (чек-лист) - исчерпывающий перечень требований, которые могут быть предъявлены проверяемому субъекту в соответствии с законодательством, подлежащих проверке соответствующим контролирующим (надзорным) органом (абзац 6 п.2 Положения № 510). Перечень контролирующих (надзорных) органов и (или) сфер контроля (надзора), которые применяют (в которых применяется) такой список вопросов (чек-лист), утверждается Советом Министров Республики Беларусь, формы контрольного списка вопросов (чек-листа) утверждаются республиканскими органами государственного управления, государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, и размещаются на официальных сайтах контролирующих (надзорных) органов в глобальной компьютерной сети Интернет. Департамент не относится к контролирующим органам, которые применяют контрольные списки вопросов (чек-листы) (см. постановление Совета Министров Республики Беларусь от 13.12.2012 № 1147 «Об утверждении перечня контролирующих (надзорных) органов и (или) сфер контроля (надзора), которые применяют (в которых применяются) контрольные списки вопросов (чек-листы), определении требований к форме контрольного списка вопросов (чек-листа) и признании утратившим силу постановления Совета Министров Республики Беларусь от 1 апреля 2010 г. № 489»).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. согласно п.8 перечня контролирующих (надзорных) органов и (или) сфер контроля (надзора), которые применяют (в которых применяются) контрольные списки вопросов (чек-листы), утвержденного постановлением № 1147 (в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2017 № 1029), Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты и его территориальные подразделения имеют в сфере своего контроля надзор за соблюдением законодательства о труде и об охране труда.
Несмотря на данный факт, существует укрупненный перечень вопросов, подлежащих проверке государственным инспектором труда у работодателя в части соблюдения законодательства о труде и об охране труда, размещенный для ознакомления на сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (http://www.mintrud.gov.by/ru/perechen-voprosov,-podlezhashhix-proverke-gos-inspektorom-truda-u-rabotodatelya-po-voprosam-soblyudeniya-zak-va-o-trude-i-ob-oxrane-truda) и применяемый при проведении проверок Департаментом. |
Исходя из пп.23, 24 Положения № 510 Департамент обязан (имеет право) осуществлять проверку только в отношении тех вопросов, которые указаны в уведомлении и предписании: согласно абзацу 6 п.6 Положения № 510 контролирующие (надзорные) органы и проверяющие обязаны требовать у проверяемых субъектов только те сведения и документы, которые относятся к вопросам, подлежащим проверке. В свою очередь проверяемые субъекты, их представители вправе не выполнять требования проверяющих о представлении документов, если такие документы не относятся к вопросам, подлежащим проверке.
Вопросы, подлежащие проверке, указанные в уведомлении и предписании, могут быть проверены только за тот период, который указан в уведомлении и предписании. При этом п.13 Указа № 510 определен предельный период, за который может быть проведена проверка: не более 3 календарных лет, предшествующих году, в котором в установленном порядке принято решение назначении проверки, а также, на что обычно не обращают внимания проверяемые субъекты, - за истекший период текущего календарного года.
Как было указано выше, Департамент в пределах своей компетенции осуществляет надзор за исполнением работодателями законодательства о труде и об охране труда (подп.7.1 п.7 Положения о Департаменте государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2006 № 959, п.23 Перечня № 510).
Таким образом, Департамент может проверять как вопросы трудовых отношений между нанимателем и работником, так и вопросы охраны труда: данные два блока вопросов могут проверяться либо по отдельности, либо одновременно. Какой именно блок вопросов будет проверяться применительно к конкретной организации, будет указано в предписании на проведении проверки и уведомлении о проведении проверки, в координационном плане данные сведения не указываются.
28.10.2016
Мария Жариловская, юрист, магистр права