Материал помещен в архив

ВОПРОС: 1. По какой дате должны передаваться в архив организации положения о структурных подразделениях: в год, когда они были утверждены, или же в год, когда они утратили силу?

2. Нужно ли хранить постоянно положения о структурных подразделениях, если они были заменены новыми и утратили силу, ведь в отличие от должностных инструкций в таких положениях нет сведений о конкретных обязанностях работников?

ОТВЕТ: 1. По году утверждения, а не по году отмены.

Срок хранения положений о структурных подразделениях организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, и негосударственных организаций составляет «постоянно» (п.27 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).

Такие документы подлежат передаче в архив организации (п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Для этого они должны быть включены в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения. Положения о структурных подразделениях организации должны включаться в сводные описи по году утверждения, а не по году отмены.

2. Да, нужно (в государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также негосударственных организациях).

Постоянный срок хранения положений о структурных подразделениях обусловлен значимостью таких документов с точки зрения отражения истории, направлений и содержания деятельности организации в определенный период ее существования.

Иногда возникает вопрос о том, почему положения о структурных подразделениях, а также ряд иных документов в негосударственных организациях в соответствии с Перечнем необходимо хранить постоянно (то есть вечно), тогда как организация не является источником комплектования какого-либо государственного архива и должна самостоятельно обеспечивать длительное хранение таких документов.

Обратите внимание! В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы подлежат передаче на хранение в территориальные архивы либо в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). При этом в территориальные архивы при ликвидации подлежат сдаче как документы постоянного, так и временного хранения, в том числе по личному составу, если сроки хранения таких документов на момент передачи в территориальный архив не истекли.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Поступившие в территориальные архивы от ликвидированных организаций документы постоянного срока хранения подвергаются дополнительной экспертизе ценности, в результате которой устанавливается, какие из них по-прежнему имеют историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, а какие такую ценность утратили. По результатам экспертизы, соответственно, первая группа документов подлежит передаче в государственные архивы на постоянное хранение, а вторая группа документов - уничтожению, несмотря на то, что Перечнем для них установлен срок хранения «постоянно».

Таким образом, в отношении документов постоянного хранения негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует учитывать, что соответствующие документы после ликвидации такой организации будут подвергнуты экспертизе ценности (в территориальных архивах) и с учетом значимости таких документов могут быть переданы на постоянное хранение в государственные архивы. До ликвидации негосударственной организации она обязана самостоятельно за свой счет обеспечить сохранность таких документов.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

29.06.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года