Материал помещен в архив

ПОЧТОВЫЕ ОТКРЫТКИ: РЕКЛАМА И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. ПОРЯДОК УЧЕТА И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Одна из составляющих успеха современного бизнеса - внимательное и уважительное отношение к своим партнерам и контрагентам. Поздравить коллег с праздником - это лучший способ не только напомнить о себе, но и проявить свое расположение к сотрудничающим с вами фирмам, что способствует налаживанию и закреплению прочных деловых отношений.

Очень популярны в последнее время рассылки открыток клиентам с различными уведомлениями: сообщения о проведении рекламных акций, сезонных скидках, распродажах и пр.

Для указанных целей организации заказывают в типографиях специальные открытки с собственными логотипами фирм - это выглядит солидно. Открытки могут также приобретаться в розничной и (или) оптовой торговой сети, в киосках республиканского унитарного предприятия «Белпочта» и др.

Однако бухгалтеру следует помнить, что отражать в учете почтовые и поздравительные открытки следует по-разному в зависимости от того, с марками или без марок приобретены эти открытки и на какие цели они использованы.

Открытка с почтовой маркой - денежный документ

Учет операций с денежными документами. Если почтовая открытка маркирована (на ней уже присутствуют знаки почтовой оплаты - оттиски штампов, маркировальных (франкировальных) машин и иные знаки, наносимые на почтовые отправления вместо почтовых марок и подтверждающие оплату услуг почтовой связи (ст.1 Закона РБ от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи»), ее следует учитывать в составе денежных документов.

В соответствии с Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, денежные документы учитываются на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». И хотя в комментарии к счету 50-3 названной Инструкции в перечисленных денежных документах названы лишь почтовые марки, открытки с почтовыми марками также следует учитывать в составе денежных документов.

До 1 июля 2011 г. поступление денежных документов в кассу и их выдачу следовало оформлять выпиской приходных и расходных кассовых ордеров (соответственно). До передачи в кассу организации кассовые ордера следовало зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (п.48 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4, далее - Инструкция № 4).

На основании выписанных приходных и расходных кассовых ордеров по денежным документам произведенные операции следовало отражать в кассовой книге и составлять кассовый отчет.

После 1 июля 2011 г. вместо Инструкции № 4 вступила в силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.

Практические рекомендации. Для учета денежных документов организации могут самостоятельно разработать книгу учета движения денежных документов, используемую в качестве регистра аналитического учета. В данной книге следует фиксировать получение и выдачу денежных документов в количественном выражении (приход, расход, остаток). Это обеспечит сохранность денежных документов. Учет движения денежных документов ведут материально ответственные лица с указанием по соответствующим графам в книге необходимых реквизитов денежных документов (наименование документа, дата, номер и (или) серия, кому выдан, расписка о получении, дата поступления и выдачи и др.). Для удобства ведения аналитического учета предлагаем для каждого вида денежного документа выделять отдельные страницы (например: путевки; почтовые марки, проездные билеты и др.). Подотчетные лица, которым выдаются маркированные почтовые открытки для осуществления рассылки, составляют авансовый расчет об использовании открыток в сроки, установленные в организации и закрепленные в локальном нормативном правовом акте (учетная политика, приказ и др.). К авансовому отчету прилагают отчеты о рассылках, акты на списание или иные документы, на основании которых производится списание с подотчета полученных денежных документов. В зависимости от того, на какие цели использованы открытки, они могут быть списаны на себестоимость или внереализационные расходы.

Пример 1

Организация розничной торговли заказала в типографии маркированные почтовые открытки для рассылки клиентам уведомлений о проводимых сезонных акциях (распродажах).

В данном случае открытки следует учитывать в составе денежных документов. Стоимость разосланных открыток списывается на себестоимость продукции, товаров, работ, услуг.

В учете движение (приход и списание) открыток отражается записями:

Записи в книге учета движения денежных документов, фиксирующие получение и выдачу открыток, осуществляются следующим образом.

В такой ситуации составленный подотчетным лицом авансовый отчет имеет вид:

К авансовому отчету подотчетное лицо прилагает отчет по отправленной корреспонденции и акт на списание испорченных открыток.

Приложение: список контрагентов на 10 л.

Акт на списание испорченных маркированных открыток может быть оформлен в следующем виде.

Открытки без марок учитываются в качестве материалов

Немаркированные открытки учитываются на счете 10 «Материалы». Их оприходование и отражение в учете производится в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Основание для оприходования открыток - документы, подтверждающие их приобретение (товарные накладные, кассовые чеки и др.). Приемка и оприходование открыток на склад оформляются приходными ордерами. Отпуск открыток со склада организации ответственному за почтовую рассылку лицу может оформляться лимитно-заборной картой, требованием-накладной, требованием, накладной (примечание).

При необходимости открытки могут непосредственно направляться в подразделение организации, минуя склад. В этом случае они отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что открытки получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад и эти открытки числятся в подотчете подразделения. Данный порядок должен быть прописан либо отдельным приказом, либо закреплен в учетной политике организации.

Списание немаркированных открыток следует производить по мере их расходования (рассылки по соответствующим адресатам) на основании внутреннего акта на списание материалов. В акте на списание необходимо указывать причину рассылки, количество, цену одной открытки и стоимость разосланных открыток.

Обратите внимание!

Стоимость поздравительных открыток, рассылаемых в адрес деловых партнеров, контрагентов, сотрудников и т.п., не включается в затраты по производству и реализации, учитываемые при налогообложении, а списывается на внереализационные расходы (основание - ответ на вопрос 20 в письме МНС РБ от 30.12.2008 № 2-1-9/929 «Об актуальных вопросах по исчислению налога на добавленную стоимость»).

Пример 2

Организация приобрела немаркированные новогодние открытки в количестве 100 шт. для поздравления деловых партнеров. Стоимость открыток с учетом НДС 600 000 руб. Открытки были разосланы адресатам. Лицом, ответственным за рассылку, составлен отчет по рассылке почтовой корреспонденции.

Порядок отражения в учете произведенных операций будет следующим.

Примечание. С 1 апреля 2011 г. организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов, содержащих обязательные сведения, установленные подп.1.4 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов», за исключением перечня первичных учетных документов, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360.

В настоящее время нет законодательно утвержденных форм лимитно-заборной карты, приходных ордеров и других учетных форм. Поэтому рекомендуем разработать формы необходимой документации, взяв за основу учетные формы М-1, М-4, М-7, М-8 и др., утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241.

15.09.2011 г.

Маргарита Згировская, аудитор