Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные в организационно-распорядительных документах

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

10.09.2024

В материале на примерах рассмотрено, как оформляются почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные в организационно-распорядительных документах.

Реквизит «Почтовый адрес отправителя»

Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляется на исходящих письмах (бланках для писем) (п.7.8 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

Данный реквизит включает юридический или почтовый адрес - адрес фактического места нахождения организации, по которому с ней осуществляется связь.

Указание на письмах почтового адреса необходимо для ведения переписки по вопросам, возникающим в связи с исполнением писем-запросов, оперативной подготовки и направления ответов на них и т. д.

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования (ч.1 п.39 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4; п.7.8 СТБ 6.38-2016).

Правила оказания услуг почтовой связи общего пользования утверждены постановлением Совмина от 07.09.2004 № 1111.

Требования к адресованию почтовых отправлений определены гл.13 Правил № 1111.

Так, в почтовом адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к почтовому адресу знаков. Адрес должен быть точным и полным и содержать следующие данные: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название объекта почтовой связи, название района, название области. При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код (индекс) указывается перед названием города (пп.69 и 70 Правил № 1111).

В образцах написания почтовых адресов на почтовых отправлениях (приложение 3 к Правилам № 1111) указаны следующие возможные сокращения:

г. - город,

ул. - улица,

пр-т - проспект,

д. - дом,

корп. - корпус,

в. - вёска,

вул. - вулiца,

р-н - раён,

вобл. - вобласць,

кв. - кватэра.

По мнению автора, иные слова в адресе необходимо указывать полностью.

Реквизит «Почтовый адрес отправителя» наносится на бланк для письма.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (ч.2 п.26 Инструкции № 4).

Соответственно, почтовый адрес отправителя всегда указывается на двух языках.

Пример вул. 30 год Перамогi, 1А, 212011, г. Магiлёў ул. 30 лет Победы, 1А, 212011, г. Могилев

При изготовлении бланка для письма на государственном и иностранном языках слева указываются реквизиты на государственном языке, а справа - на иностранном.

Пример ул. 30 лет Победы, 1А, 212011, г. Могилев 30 let Pobedy str., 1A, 212011, Mogilev

Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные»

На исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя» помещаются коммуникационные и коммерческие данные организации-отправителя.

Указание коммуникационных данных необходимо для обеспечения при необходимости оперативной связи с организацией-отправителем.

К коммуникационным данным относятся номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты (ч.1 п.40 Инструкции № 4).

Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации (подп.124.9 п.144 Инструкции № 4).

Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются (ч.1 п.40 Инструкции № 4).

Пример 200 00 00

Слово «телефон» указывается сокращенно: «тел.». Если номер телефона и факса совпадают, его можно указать один раз: «тел./факс 200 00 00». Перед указанием официального адреса электронной почты добавляют слово «e-mail» или «эл. почта» и двоеточие.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка, банковский идентификационный код и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных. Требования к формату указания слов «расчетный счет» не установлены, однако предпочтительно указывать «Р.с.» в связи с тем, что косолинейные сокращения рекомендуется не использовать исходя из общих правил употребления сокращений. Состав указываемых коммерческих данных определяется организацией.

Пример тел. (017) 219 86 21, факс 222 94 84 эл. почта: arena@mogilev.by, www.olimpiec.mogilev.by Р.с. BY03BOSB3012141890010933000 в ОАО «БПС-Сбербанк», БИК BPSBBY2X УНП 790282481

Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные» наносится на бланк для письма. Поскольку бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках, то коммуникационные и коммерческие данные всегда указываются на двух языках.

Формы документов • Бланк для письма с продольным расположением реквизитов на двух языках (пример).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.