Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ: НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ В ДЕЛЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел в структурных подразделениях организации осуществляется под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в т.ч. дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 «Примечание» могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

В соответствии с п.183 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, полное оформление дела, подготавливаемого к передаче в архив организации, предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

подшивку или переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименований вышестоящей организации, организации, структурного подразделения, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовка дела);

систематизацию документов дела в соответствии с правилами формирования дел.

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа. Нумеруют листы дела черным графитным (простым) карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину (формат А3, А2), нумеруется как два листа (например, личный листок по учету кадров).

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Если к листу наклеены одним краем другие документы (резолюция об исполнении документа, вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно как самостоятельные листы. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки, например: «Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления» и т.п.

При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. В случае обнаружения пропуска листов при нумерации на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв: а, б, в, г и т.д., например: 5а, 10а, 10б.

В случае обнаружения повторения одного номера на двух и более последовательно расположенных друг за другом листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также добавляются буквы а, б, в, г и т.д., например: 10, 10а, 10б.

Обнаруженные пропуски номеров (например, за листом под номером 25 следует лист под номером 27) не исправляются и отражаются в листе-заверителе дела.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме.

Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 1.

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных и пропущенных номеров листов дела, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Особенности нумерации листов отражаются в листе-заверителе через указание литерных и пропущенных номеров, например:

в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов, в т.ч.:

литерные номера: 5а, 10а, 10б;

пропущенные номера: 26.

Если ошибки в нумерации были обнаружены после составления листа-заверителя дела, то старые сведения об общем количестве листов в деле в листе-заверителе зачеркиваются, а рядом указываются уточненные.

В том случае, если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок и листы дела нумеруются заново, составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела, а предыдущий лист-заверитель изымается.

Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак «+», например: «В деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи».

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются службой ДОУ или архивом организации с указанием даты.

Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Пример оформления листа-заверителя дела приведен в приложении 2.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Примечание. В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конвертов с вложениями.

31.07.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела