


Материал помещен в архив
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ: СОСТАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. дел по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела.
Согласно п.186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), внутренняя опись составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации: особо ценным, судебным, следственным, личным делам, делам, сформированным по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела (к делам с так называемыми «глухими» заголовками). Внутренняя опись составляется к делам при их подготовке к передаче на хранение в архив организации.
Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело уже было подшито или переплетено без бланка внутренней описи, последняя подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
Форма внутренней описи документов дела установлена Инструкцией по делопроизводству. В ней указываются порядковые номера документов дела, их даты, индексы, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ в деле.
Форма внутренней описи приведена в приложении 1.
Листы внутренней описи нумеруются арабскими цифрами отдельно от листов документов дела. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи. Следует помнить, что в листе-заверителе, подшиваемом в конце дела, количество листов внутренней описи отражается через знак «+».
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.
При необходимости может составляться новая итоговая запись к внутренней описи. В этом случае изменения вносятся и в заверительную надпись листа-заверителя дела, помещаемого в конце дела при его оформлении для передачи в архив.
Как было указано, внутренняя опись составляется к делам, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов дела. К их числу относятся в первую очередь дела с приказами (распоряжениями) по основной деятельности и по личному составу, а также дела с протоколами.
Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по основной деятельности приведен в приложении 2.
В делах с приказами (распоряжениями) по личному составу составление внутренней описи имеет некоторые особенности. Согласно п.186 Инструкции по делопроизводству во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе содержится несколько действий (так называемый сводный приказ по личному составу), то каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по личному составу приведен в приложении 3.
Некоторые особенности имеются при составлении внутренней описи к личным делам уволенных работников.
Прежде всего, следует отметить, что внутренняя опись документов личного дела в отличие от всех других дел включается в личное дело на этапе его формирования и заполняется не после завершения дела делопроизводством при подготовке его к передаче в архив, а в процессе ведения дела. Этим обусловлена некоторая специфика заполнения формы внутренней описи документов личного дела.
Форма внутренней описи документов личного дела установлена Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). В ней указываются порядковые номера документов, включенных в дело, названия и заголовки документов, их даты, индексы, номера листов, на которых расположен каждый документ в деле, а также даты включения документов в личное дело.
Форма внутренней описи документов личного дела приведена в приложении 4, а пример ее заполнения - в приложении 5.
В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.
Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников под первым номером в описи всегда будет указан личный листок по учету кадров, под вторым - дополнение к личному листку по учету кадров и т.д. В сформированное личное дело в процессе его ведения документы включаются в хронологической последовательности.
В графе 2 указываются название и заголовок документа.
Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, диплом, аттестат и т.д.
Заголовок - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок документа должен грамматически согласовываться в его названием, например: приказ о приеме на работу.
Кроме того, некоторые документы включаются в личное дело не в подлинниках, а в копиях. В этом случае указание на копийность документа также отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой, например: приказ о приеме на работу. Копия.
Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка» включается в название вида документа. Поэтому в графе 2 внутренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируются следующим образом:
выписка из приказа о приеме на работу;
выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий.
В графе 3 указывается дата документа.
Во внутренней описи дата оформляется цифровым способом, независимо от того, каким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, например: 08.08.2009.
В графе 4 указывается индекс документа.
Регистрационный индекс - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.
Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.
Так, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, протокола, как правило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают), например: 1, 2 и т.д.
Регистрационный индекс приказа по личному составу 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводе, увольнении и др.) кроме регистрационного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов, например: № 1-к, № 2-к и т.д.
Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в соответствии с которой будет подшит документ после исполнения, например: 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.
В графе 5 указываются номера листов личного дела, где подшит тот или иной документ.
В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.08.2009.
Для документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования (примечание), дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой.
В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника, например в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.
Форма внутренней описи документов дела (формат А4)
Внутренняя опись
Итого _________________________________________________________ листов документов. (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________________. (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
|
Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по основной деятельности
Внутренняя опись
Итого 50 (пятьдесят) листов документов.
Заведующий канцелярией Подпись В.В.Василевич
_______________________ * Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел. |
Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по личному составу
Внутренняя опись
Итого 80 (восемьдесят) листов документов.
Инспектор отдела кадров Подпись В.А.Новицкая
____________________________ * Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел. |
Форма внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись (фамилия, имя, отчество)
Итого _______________________________________________________________ документов*. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи** ____________________________________________. (цифрами и прописью)
________________________________ * Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив. ** Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив. |
Пример оформления внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись
Итого 43 (сорок три) документа.
_________________________ * Номер дела указывается в соответствии с журналом (книгой) учета личных дел. |
Примечание. Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в личное дело на этапе его формирования включаются следующие документы: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу. Кроме того, в личные дела отдельных категорий работников на этапе формирования могут включаться документы, предусмотренные п.7 указанной Инструкции.
31.07.2009 г.
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
От редакции: С 22 января 2012 г. в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, на основании постановления Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 внесены изменения и дополнения.