Пособие от 31.07.2009
Автор: Рыбаков А.

Подготовка дел к передаче в архив: составление внутренней описи документов дела


 

Материал помещен в архив

 

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ: СОСТАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. дел по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела.

Согласно п.186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), внутренняя опись составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации: особо ценным, судебным, следственным, личным делам, делам, сформированным по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела (к делам с так называемыми «глухими» заголовками). Внутренняя опись составляется к делам при их подготовке к передаче на хранение в архив организации.

Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело уже было подшито или переплетено без бланка внутренней описи, последняя подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Форма внутренней описи документов дела установлена Инструкцией по делопроизводству. В ней указываются порядковые номера документов дела, их даты, индексы, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ в деле.

Форма внутренней описи приведена в приложении 1.

Листы внутренней описи нумеруются арабскими цифрами отдельно от листов документов дела. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи. Следует помнить, что в листе-заверителе, подшиваемом в конце дела, количество листов внутренней описи отражается через знак «+».

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости может составляться новая итоговая запись к внутренней описи. В этом случае изменения вносятся и в заверительную надпись листа-заверителя дела, помещаемого в конце дела при его оформлении для передачи в архив.

Как было указано, внутренняя опись составляется к делам, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов дела. К их числу относятся в первую очередь дела с приказами (распоряжениями) по основной деятельности и по личному составу, а также дела с протоколами.

Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по основной деятельности приведен в приложении 2.

В делах с приказами (распоряжениями) по личному составу составление внутренней описи имеет некоторые особенности. Согласно п.186 Инструкции по делопроизводству во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе содержится несколько действий (так называемый сводный приказ по личному составу), то каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по личному составу приведен в приложении 3.

Некоторые особенности имеются при составлении внутренней описи к личным делам уволенных работников.

Прежде всего, следует отметить, что внутренняя опись документов личного дела в отличие от всех других дел включается в личное дело на этапе его формирования и заполняется не после завершения дела делопроизводством при подготовке его к передаче в архив, а в процессе ведения дела. Этим обусловлена некоторая специфика заполнения формы внутренней описи документов личного дела.

Форма внутренней описи документов личного дела установлена Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). В ней указываются порядковые номера документов, включенных в дело, названия и заголовки документов, их даты, индексы, номера листов, на которых расположен каждый документ в деле, а также даты включения документов в личное дело.

Форма внутренней описи документов личного дела приведена в приложении 4, а пример ее заполнения - в приложении 5.

В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.

Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников под первым номером в описи всегда будет указан личный листок по учету кадров, под вторым - дополнение к личному листку по учету кадров и т.д. В сформированное личное дело в процессе его ведения документы включаются в хронологической последовательности.

В графе 2 указываются название и заголовок документа.

Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, диплом, аттестат и т.д.

Заголовок - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок документа должен грамматически согласовываться в его названием, например: приказ о приеме на работу.

Кроме того, некоторые документы включаются в личное дело не в подлинниках, а в копиях. В этом случае указание на копийность документа также отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой, например: приказ о приеме на работу. Копия.

Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка» включается в название вида документа. Поэтому в графе 2 внутренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируются следующим образом:

выписка из приказа о приеме на работу;

выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий.

В графе 3 указывается дата документа.

Во внутренней описи дата оформляется цифровым способом, независимо от того, каким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, например: 08.08.2009.

В графе 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.

Так, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, протокола, как правило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают), например: 1, 2 и т.д.

Регистрационный индекс приказа по личному составу 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводе, увольнении и др.) кроме регистрационного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов, например: № 1-к, № 2-к и т.д.

Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в соответствии с которой будет подшит документ после исполнения, например: 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.

В графе 5 указываются номера листов личного дела, где подшит тот или иной документ.

В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.08.2009.

Для документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования (примечание), дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой.

В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника, например в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.

 

Приложение 1

 

Форма внутренней описи документов дела (формат А4)

 

Внутренняя опись
документов дела № ___________

 

№ п/п
Дата документа
Индекс документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
           
           

 

Итого  _________________________________________________________ листов документов.

                                                (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи  ______________________________________________.

(цифрами и прописью)                          

 

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                                                  Подпись                            Расшифровка подписи


Дата

 

Приложение 2

 

Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по основной деятельности

 

Внутренняя опись
документов дела № 1-3*

 

№ п/п
Дата
Индекс документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
1
10.01.2007
1
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате объединения
1-2
 
2
15.01.2007
2
О распределении обязанностей между руководством объединения
3-6
 
3
25.01.2007
3
О создании экспертной комиссии объединения
6-7
 
4
30.01.2007
4
О проведении инвентаризации имущества
7-10
 
5
05.02.2007
5
Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности
11-12
 

 

<…>

 

     
           

 

Итого 50 (пятьдесят) листов документов.
Количество листов внутренней описи 6 (шесть).

 

Заведующий канцелярией                                             Подпись                                В.В.Василевич


10.02.2009

 

_______________________

* Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел.

 

Приложение 3

 

Пример оформления внутренней описи к делу с приказами по личному составу

 

Внутренняя опись
документов дела № 3-5*

 

№ п/п
Дата
Индекс документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
1
03.01.2007
1-к
О приеме на работу Сергиевич Анны Васильевны
1
 
2
03.01.2007
1-к
Об увольнении с работы Семковского Ивана Петровича
1
 
3
25.01.2007
2-к
О приеме на работу Антоновича Василия Ивановича
2
 
4
25.01.2007
3-к
О переводе на другую работу Рябова Андрея Андреевича
3
 
5
25.01.2007
3-к
Об увольнении с работы Столяровой Татьяны Владимировны
3
 
6
06.02.2007
4-к
О награждении ценным подарком Семеновой Ирины Степановны
4
 
7
06.02.2007
4-к
О премировании Лемешонка Игоря Григорьевича
5
 
8
20.02.2007
5-к
О переводе на другую работу Гавриловой Светланы Васильевны
6
 

 

<…>

 

     
           

 

Итого 80 (восемьдесят) листов документов.
Количество листов внутренней описи 12 (двенадцать)

 

Инспектор отдела кадров                                                   Подпись                            В.А.Новицкая


15.03.2009

 

____________________________

* Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел.

 

Приложение 4

 

Форма внутренней описи документов личного дела

 

Внутренняя опись
документов личного дела № _____,  _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)                         

 

№ п/п
Название и заголовок документа
Дата документа
Индекс документа
Номера листов дела
Дата включения документа в личное дело
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
             
             

 

Итого _______________________________________________________________ документов*.

(цифрами и прописью)        

Количество листов внутренней описи** ____________________________________________.

(цифрами и прописью)                        

 

________________________________

* Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

** Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

 

Приложение 5

 

Пример оформления внутренней описи документов личного дела

 

Внутренняя опись
документов личного дела № 115*, Сидорчук Андрей Николаевич

 

№ п/п
Название и заголовок документа
Дата документа
Индекс документа
Номера листов дела
Дата включения документа в личное дело
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
1
Дополнение к личному листку по учету кадров
1
30.03.2008
 
2
Личный листок по учету кадров
30.03.2008
2-3
30.03.2008
 
3
Список научных трудов
4-6
30.03.2008
 
4
Автобиография
30.03.2008
7
30.03.2008
 
5
Диплом об окончании Белгосуниверситета. Копия
22.06.1993
ТВ-I № 032492
8
30.03.2008
 
6
Диплом кандидата наук. Копия
КН 01913
9
30.03.2008
 
7
Заявление о приеме на работу
28.03.2008
10
30.03.2008
 
8
Приказ о приеме на работу. Копия
29.03.2008
45-к
11
30.03.2008
 

 

<…>

 

         
             

 

Итого 43 (сорок три) документа.
Количество листов внутренней описи 3 (три).

 

_________________________

* Номер дела указывается в соответствии с журналом (книгой) учета личных дел.

 

Примечание. Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в личное дело на этапе его формирования включаются следующие документы: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу. Кроме того, в личные дела отдельных категорий работников на этапе формирования могут включаться документы, предусмотренные п.7 указанной Инструкции.

 

31.07.2009 г.

 

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

 

От редакции: С 22 января 2012 г. в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, на основании постановления Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 внесены изменения и дополнения.