Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Исполненные документы, образующиеся в деятельности учреждения образования, в течение делопроизводственного (календарного) года группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела учебного заведения подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Дела в структурных подразделениях организации формируются под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления и архива организации согласно части второй п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.2 п.168 Инструкции изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

В учреждении образования оформление дел осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством секретаря директора.

Оформление дел

Дела оформляются под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива (часть третья п.70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил и приложения 10-12 к Правилам исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Оформление дел в учреждении образования и комплекс работ по технической обработке проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива, при его отсутствии эту работу проводит секретарь организации.

В зависимости от сроков хранения документы делятся на следующие группы:

1) постоянного хранения;

2) длительного (свыше 10 лет) хранения;

3) временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела первой и второй группы подлежат передаче в установленные сроки в архив организации. Дела второй группы продолжают храниться в структурных подразделениях вплоть до их уничтожения.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив в учреждении образования, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление.

Документы временного хранения, которые не передаются в архив, допускается оформлять частично, то есть по окончании делопроизводственного года дополнительная их обработка не производится.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы.

Дела оформляются в году, следующем за делопроизводственным. Так, дела, сформированные в 2017 году, должны быть оформлены в течение 2018 года.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела в соответствии с правилами формирования дел (п.183 Инструкции).

Подшивка и переплет дел

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются (часть первая п.75 Правил).

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Нумерация листов в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Обратите внимание! Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается (часть вторая п.76 Правил).

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

При нумерации листов дела соблюдаются правила, определенные п.77 Правил.

При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. В случае обнаружения пропуска листов при нумерации на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв: а, б, в, г и т. д.

Пример 9а, 17а, 17б.

В случае обнаружения повторения одного номера на двух и более последовательно расположенных друг за другом листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также добавляются буквы а, б, в, г и т. д.

Пример 17, 17а, 17б.

Обнаруженные пропуски номеров (например, за листом под номером 43 следует лист под номером 45) не исправляются и отражаются в листе-заверителе дела.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

Внутренняя опись документов дела

Если дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов, в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием:

• индексов;

• краткого содержания;

• дат;

• номеров листов дела.

Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком «+»).

Пример В деле подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов + 5 листов внутренней описи.

Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам.

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять (п.74 Правил).

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Справочно Форма внутренней описи документов дела содержится в приложении 10 к Правилам.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

При составлении внутренней описи документов дела соблюдаются правила согласно п.79 Правил.

Лист-заверитель дела

В конце дела оформляется лист-заверитель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это позволяет избежать перенумерации листов дела, что значительно экономит время.

Пример В деле подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе: • литерные номера: 9а, 17а, 17б; • пропущенные номера: 44.

Если ошибки в нумерации были обнаружены после составления листа-заверителя дела, то старые сведения об общем количестве листов в деле в листе-заверителе зачеркиваются, а рядом указываются уточненные.

В том случае, если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок и листы дела нумеруются заново, составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела, а предыдущий лист-заверитель изымается.

Справочно Форма листа-заверителя дел содержится в приложении 11 к Правилам.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела (часть первая п.80 Правил).

Справочно Пример листа-заверителя дела (учреждение образования) см. здесь.

Оформление обложки дела

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме в соответствии с номенклатурой дел.

Обязательные реквизиты обложки дел установлены в п.72 Правил.

Прежде всего должны быть сверены заголовки дел, вынесенные на обложки, с заголовками дел, указанными в номенклатуре учреждения образования. Далее в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения:

• если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки;

• в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, если эти дела разбиваются на тома.

Справочно Форма обложки дела содержится в приложении 12 к Правилам.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

• если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее название;

• на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;

• из заверительной надписи на обложку выносится количество листов в деле;

• при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

Пример обложки дела с приказами по личному составу с внесенными в нее изменениями учреждения образования

(Министерство образования Республики Беларусь)
Комитет по образованию Мингорисполкома

Учреждение образования «Минский государственный колледж электроники»

Отдел кадров

Дело № 02-54 Том 1

Приказы № 1-102 директора колледжа по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)

В данном примере старое название вышестоящей организации (Министерство образования Республики Беларусь) заключено в скобки, а новое название (Комитет по образованию Мингорисполкома) дописано ниже. Заголовок дела дополнен номерами приказов (№ 1-102), включенных в первый том данного дела.

Затем на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году начала и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой вносится запись: «Имеются документы за _____ годы».

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

Пример Отчет о составе и движении кадров организации за 2017 год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т. д.), проставляются крайние даты документов дела. Начальной датой на обложке в данном случае будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (даты приложений во внимание не принимаются). При оформлении обложек личных дел крайними датами будут даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: 21.12.2018.

Далее на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Однако на этом оформление обложки дела не заканчивается. На обложке в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен еще архивный шифр дела, который включает в себя:

• номер фонда (только в организациях, внесенных в списки источников комплектования государственных архивов; присваивается соответствующим архивом);

• номер описи;

• номер дела по описи (п.130 Правил).

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

27.12.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»