Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Документы по личному составу: определение и значение

Документы по личному составу создаются во всех без исключения организациях независимо от формы собственности.

В Законе РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» дано определение термина «документы по личному составу». Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоении квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан. Как правило, эти документы образуются в процессе деятельности отдела кадров и бухгалтерии.

Документы по личному составу необходимы для подтверждения стажа, времени, места, должности, квалификации, зарплаты работника за определенный период работы, нахождения в отпуске по уходу за ребенком, работы по совместительству, совмещения профессий, замещений по должности и т.д. Документы по личному составу особенно важны для наведения справок социально-правового характера, так как практически каждый человек раньше или позже непременно стоит перед необходимостью получить нужную для него информацию, например при оформлении пенсии.

В связи с этим правильное формирование и оформление дел с документами по личному составу приобретает особое значение.

Приказы руководителя организации по личному составу

При ликвидации организации передаче на хранение в вышестоящую организацию, организацию, которая является правопреемником, государственный архив, территориальный (городской или районный) архив подлежат приказы руководителя организации по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет.

К этой группе приказов относятся приказы руководителя организации о приеме, перемещении, увольнении, поощрении работников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов).

Приказы об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет

Необходимо подчеркнуть, что срок хранения приказов об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет нормативно не определен ни в одном из действующих перечней типовых документов организаций. Однако особенно в последнее время органы социальной защиты населения при оформлении пенсий требуют у женщин, имеющих детей, представить справки, в которых был бы указан период нахождения женщины в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет. В связи с этим целесообразно и даже необходимо хранить эту категорию приказов 75 лет.

Приказы руководителя организации о премировании работников

Необходимо также различать приказы руководителя организации о премировании работников. Если в приказе указана фамилия конкретного работника и конкретная мера поощрения, например, размер премии в денежном или процентном выражении, то эти приказы относятся к приказам по личному составу и хранятся 75 лет, но если в приказе содержится общее указание о премировании работников в связи с каким-либо событием, праздником и выделении для этого определенных средств или указан процент премиального фонда и т.д., то эта категория приказов относится к приказам по основной деятельности и имеет срок хранения «постоянно» для организаций Списка № 1 и организаций негосударственной формы собственности.

Приказы руководителя организации о создании комиссий

Также к приказам по основной деятельности относят приказы руководителя организации о создании каких-либо комиссий, даже если там названы конкретные должности и фамилии, о возложении ответственности, функций представительства и др.

Иногда такие приказы ошибочно относят к приказам по личному составу.

Приказы руководителя организации об оказании материальной помощи

Распространенной ошибкой является включение приказов руководителя организации об оказании материальной помощи работникам к приказам по личному составу с 75-летним сроком хранения. Налоги с материальной помощи не взимаются, поэтому целесообразно включить эту категорию приказов в дело с приказами по личному составу, которые имеют срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Срок хранения приказов об оказании материальной помощи ни в одном перечне типовых документов не указан, но в любом случае приказы об оказании материальной помощи в дело с приказами по личному составу с 75-летним сроком хранения не включаются и на хранение не передаются.

Приказы руководителя организации о замещении работника во время отпуска

Целесообразно включить в дело с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения приказы руководителя организации о замещении работника во время отпуска. Как правило, в таких приказах в первом пункте указано, что работнику предоставляется отпуск, а уже вторым пунктом определено, кто замещает работника на время отпуска. Такие приказы, по мнению автора, необходимо включить в дело с приказами по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Аналогично нужно поступать и с приказами о предоставлении дополнительных отпусков за вредные условия труда. В то же время нецелесообразно включать в дело с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения приказы руководителя организации о возложении ответственности на работника за какое-либо направление деятельности, например, электрохозяйство и т.д. Такого рода приказы лучше включить в приказы по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу в дела

Все приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если в процессе деятельности организации создается более 200 документов по каждому виду приказов, их целесообразно группировать в самостоятельные дела, например, приказы о приеме, перемещении, увольнении - одно дело, о поощрении и персональных надбавках - другое и т.д. Однако это не исключает возможности все приказы по личному составу с 75-летним сроком хранения формировать вместе. При большом количестве таких приказов они формируются в нескольких томах. В большинстве организаций негосударственной формы собственности, как правило, создается в процессе деятельности небольшое количество приказов по личному составу, поэтому целесообразно все приказы с 75-летним сроком хранения формировать в одно дело.

В деле должны находиться приказы за один календарный год.

Достаточно распространенным явлением, особенно в организациях негосударственной формы собственности, является формирование в одном деле приказов по личному составу за несколько календарных лет и соответственно с валовой нумерацией. Например, в одном деле находятся приказы руководителя организации по личному составу за 2005-2006 гг. с нумерацией от № 1 до № 97. Разумеется, это неправильное ведение дел, так как приказы, как уже было отмечено, должны быть сформированы за один календарный год.

Но как поступить в таком случае при научно-технической обработке документов?

Можно, конечно, разделить приказы по годам и сформировать в отдельные тома. Но тогда в одном томе, например за 2005 г., будут находиться приказы под №№ 1-24, а дело с приказами за 2006 г. будет начинаться с приказа № 25.

По мнению автора, такое разделение будет неверным, так как сразу возникает вопрос, а почему приказы за 2006 г. начинаются с № 25, и где же предыдущие приказы? В такой ситуации более целесообразно сохранить уже сложившийся порядок расположения документов и сформировать в одном деле приказы за 2 года.

Бывает, что в процессе делопроизводства в некоторых организациях в течение года приказы руководителя организации по личному составу формировались вместе с приказами по основной деятельности в одном деле с валовой нумерацией. При научно-технической обработке документов приказы руководителя организации по личному составу выделяются в самостоятельное дело. Разумеется, порядок нумерации будет нарушен, но иначе поступить нельзя, так как приказы по основной деятельности и личному составу имеют разные сроки хранения и формировать их в одно дело неправильно.

Систематизация документов в деле с приказами по личному составу

В делах приказы руководителя организации по личному составу систематизируются по хронологии и по нумерации.

В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к концу года наверху оказываются приказы с последними, более поздними номерами. В связи с этим после окончания делопроизводственного года приказы необходимо переложить по хронологии в порядке возрастания номеров. Необходимо изъять из дела, при их наличии, документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, например, докладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами только документы, которые являлись приложением к приказам. Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не подлежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. Срок хранения такого рода документов составляет 3 года, поэтому они не подлежат передаче на постоянное хранение.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела необходимо проверить правильность оформления приказов: наличие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу формируются в несколько томов. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Личные карточки уволенных работников

Личные карточки уволенных работников группируются в отдельные дела по году увольнения работников. Например, личные карточки работников, уволенных в 2009 г., составляют одно дело, в 2010 г. - другое дело и т.д.

В деле личные карточки систематизируются по алфавиту фамилий.

Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле располагаются все карточки на букву «А», потом на букву «Б», «В» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек. В таком случае карточки на одну букву внутри располагаются по алфавиту по второй букве фамилии, например, в деле с личными карточками на букву «А» сначала располагается карточка с фамилией «Агеев Александр Иванович», далее - карточка с фамилией «Алексеенко Иван Филиппович», следующая - «Андрусь Сергей Маркович» и т.д. Этот принцип систематизации применим во всех случаях, когда документы в деле систематизируются по алфавиту.

При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-Д, второй том - на буквы Е-И, третий - на буквы К-Л и т.д. Листы каждого тома с личными карточками нумеруются самостоятельно, начиная с номера 1.

Очень часто встречается ситуация, когда в личных карточках уволенных работников отсутствует запись о дате увольнения работника, что свидетельствует о недобросовестном исполнении работником кадровой службы своих непосредственных должностных обязанностей. Однако в данном случае нас больше интересует вопрос: как сформировать в дела личные карточки, если в некоторых из них не указана дата увольнения работника?

В такой ситуации первоначально необходимо по возможности исправить недостатки и на основании приказов руководителя организации по личному составу восстановить даты увольнения работников. Если же в силу различных причин это сделать не представляется возможным, тогда нужно все личные карточки уволенных работников за те годы, за которые проводится научно-техническая обработка документов, сформировать в дела по алфавиту фамилий. Например, организация была создана в 2003 г. и ликвидирована в 2011 г. Если личных карточек уволенных работников за все годы существования организации насчитывается 250 и менее, тогда все карточки сформируем в 1 том, если более 250 - в 2 и более томов.

Личные дела уволенных работников

Нормативные документы по архивному делу предусматривают 2 способа формирования личных дел уволенных работников:

1) каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно;

2) все личные дела уволенных работников подшиваются в одно дело по году увольнения.

Независимо от способа формирования личных дел уволенных работников все документы внутри каждого личного дела располагаются в порядке, предусмотренном п.6 главы 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция):

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор о материальной ответственности;

• характеристики и аттестационные листы;

• заявления о переводе, совмещении, увольнении, другие документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, разрядов и т.п.

Работники государственных архивов требуют неукоснительно соблюдать порядок расположения документов в деле, предусмотренный Инструкцией.

Обратите внимание! Нельзя не отметить, что указанный порядок расположения документов не соответствует п.8 Инструкции, который предусматривает расположение документов внутри дела в хронологическом порядке. В связи с этим дополнение к личному листку по учету кадров не может быть расположено впереди личного листка по учету кадров, так как хронологически это более поздний по дате создания документ. Однако это противоречие работники государственных архивов не принимают во внимание и требуют строгого соблюдения п.6 Инструкции.

В случае если все личные дела уволенных работников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, тогда каждое личное дело отделяется друг от друга чистым белым листом формата А4.

Зачастую встречается ситуация, когда в организации в течение нескольких лет не проводилась научно-техническая обработка документов, личные дела велись недобросовестно и не во все дела были включены копии приказов об увольнении работников. Необходимо попытаться восстановить годы увольнения работников по приказам руководителя организации по личному составу или по личным карточкам уволенных работников, сделать копии приказов и поместить их в личные дела. Однако, во-первых, нет гарантии, что и личные карточки содержат полную информацию, а поиск нужных приказов занимает при большом объеме таких недобросовестно оформленных личных дел много времени, которого иногда, особенно при ликвидации организации, очень мало. В таком крайнем случае, когда объемы работы большие и нет времени и физической возможности исправить положение, нужно сброшюровать личные дела уволенных работников за несколько календарных лет в тома по алфавиту фамилий.

Трудовые договоры и контракты

Необходимо отдельно рассмотреть такую категорию документов, как трудовые договоры и контракты.

В соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, контракты с государственными служащими хранятся 75 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 установлен новый перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Нельзя путать понятия «государственные служащие» и «работники государственных учреждений». Это разные понятия. Трудовые договоры и контракты всех категорий работников (кроме государственных служащих) как государственных, так и организаций негосударственной формы собственности, а также индивидуальных предпринимателей хранятся 3 года после истечения срока действия трудовых договоров, контрактов. В то же время в соответствии с Инструкцией по решению кадровой службы допускается размещение трудовых договоров и контрактов в личных делах работников. В этом случае трудовые договоры и контракты в составе личных дел уволенных работников поступают на хранение в архив и хранятся 75 лет.

Ситуация противоречивая, но при научно-технической обработке документов мы обязаны соблюдать следующее:

• если на работника заведено личное дело, трудовой договор или контракт при ведении личного дела входил в его состав, то при подготовке личных дел к передаче на государственное хранение мы оставляем трудовой договор (контракт) в составе личного дела;

• если на работника не было заведено личное дело или трудовой договор (контракт) не был включен в состав личного дела, в таком случае трудовой договор (контракт) имеет временный срок хранения и не подлежит передаче в государственный архив для дальнейшего хранения.

В некоторых организациях, чаще всего негосударственной формы собственности, на работников не ведутся личные дела. Следовательно, трудовые договоры и контракты имеют временный срок хранения и не передаются на государственное хранение.

Иногда при подготовке личных дел уволенных работников к передаче на хранение в государственный архив обращает на себя внимание тот факт, что личные дела работников не содержат самых необходимых документов: копий приказов о приеме и увольнении, иногда отсутствуют личные листки по учету кадров, автобиографии и т.д. Вместо этого в так называемых личных делах содержится набор различных документов, например, копии паспортов, страховых свидетельств, справки о составе семьи, копии свидетельств о рождении детей, медицинские справки и другие документы, не предусмотренные Инструкцией. В таких случаях этот набор личных документов нельзя рассматривать как личные дела работников, на государственное хранение эти документы не принимаются.

Обратите внимание! При ликвидации организации передаче на государственное хранение подлежат также личные дела уволенных работников, работавших по совместительству. Личные дела этой категории работников оформляются также, как и основных работников организации.

Лицевые счета, расчетные ведомости по зарплате

Лицевые счета, расчетные ведомости по зарплате работников являются одними из наиболее важных документов по личному составу. Они хранятся 75 лет. Эти документы используются при выдаче справок социально-правового характера, в частности, лицевые счета, расчетные ведомости служат единственным основанием для выдачи справок о зарплате работников для начисления пенсии.

Лицевые счета по зарплате работников формируются в дела за один календарный год по алфавитному принципу. Нельзя формировать лицевые счета в дела за несколько лет.

Если корешок дела превышает 4 см или в деле более 250-300 листов, лицевые счета по зарплате формируются в нескольких томах, соблюдая алфавитный принцип. В одном томе могут быть расположены лицевые счета на одну или несколько букв алфавита, например, «Лицевые счета по зарплате работников за 2011 г. на букву А» или «Лицевые счета по зарплате работников за 2011 г. на буквы Ш-Щ».

Нельзя формировать дела с лицевыми счетами по зарплате по структурным подразделениям, по иерархии должностей (сначала лицевой счет директора, а далее - работников с нижестоящими должностями), по табельным номерам. Только формирование дел по алфавитному принципу обеспечивает оперативный поиск необходимой информации.

Если в организации не ведутся лицевые счета и зарплата насчитывается только по расчетным ведомостям, тогда в одно дело формируются месячные расчетные ведомости за один календарный год с января по декабрь текущего года.

В организациях очень часто практикуется формирование лицевых счетов по зарплате за несколько календарных лет. Вопреки требованиям государственных архивных учреждений Республики Беларусь бухгалтеры наклеивают в лицевой счет работника расчетные листки за несколько лет. В итоге у одного работника в лицевом счете содержатся расчетные листки, например, за 1999-2002 гг., у другого - за 2000-2003 гг. и т.д. Это явное нарушение архивных норм, однако как сформировать дела с лицевыми счетами в таких случаях? Требовать переделать то, что делалось в течение многих лет, нет смысла, так как все равно никто этого делать не будет. Необходимо лицевые счета за несколько календарных лет сформировать в одно дело, в таком случае крайние даты включенных в дело лицевых счетов составят крайние даты дела. Внутри дела лицевые счета должны быть расположены по алфавиту.

Рассмотрим конкретный пример. Лицевой счет одного работника включает расчетные листки за 2005-2008 гг., другого работника - за 2006-2009 гг., третьего - за 2004-2007 гг. и т.д. Исходя из требований о максимальном объеме дела нужно сформировать лицевые счета за 2004-2009 гг., располагая лицевые счета по алфавиту фамилий. Предположим, что в итоге сформировано 5 томов с лицевыми счетами за 2004-2008 гг. на буквы А-В, Г-Ж, И-М, Н-Р, С-Я.

Иногда встречается ситуация, особенно в организациях негосударственной формы собственности, когда в течение нескольких лет велись только платежные ведомости, потом были заведены лицевые счета, и за какой-то промежуток времени сохранились только расчетные листки. При подготовке документов к передаче на государственное хранение необходимо сформировать дела со всеми перечисленными видами документов. Важно помнить, что документы по зарплате чрезвычайно важны и востребованы, поэтому если нет уверенности, что сохранились, например, все лицевые счета или все расчетные листки, тогда лучше перестраховаться и передать на хранение также расчетные ведомости за те же годы, что и лицевые счета.

Не передаются на хранение платежные ведомости, так как в них не указаны все виды начислений и отчислений. Только в крайнем случае, если утеряны все остальные виды документов (расчетные ведомости, лицевые счета, расчетные листки по зарплате), принимаются на хранение платежные ведомости.

В обязательном порядке передается на хранение книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также при наличии журнал (книга) регистрации приказов руководителя организации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

24.05.2012 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь