Подготовка и оформление документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Александр Бекиш
юрист, эксперт в сфере цифрового развития

23.09.2024

Рассмотрели, как вести делопроизводство по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, а именно как подготовить и оформить такие документы, в разделах:

Сведения, содержащие коммерческую тайну

Сведения, содержащие коммерческую тайну, могут быть на различных материальных носителях.

Справочно Носитель коммерческой тайны - документ или иной материальный объект, на котором сведения, составляющие коммерческую тайну, содержатся в любой объективной форме, в том числе в виде символов, образов, сигналов, позволяющих эти сведения распознать и идентифицировать (абз.6 ст.1 Закона от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»).

Из определения следует, что документированная информация, составляющая коммерческую тайну, может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Справочно Документированная информация - информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (абз.7 ст.1 Закона от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Документирование информации осуществляется ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством.

Порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, а также пользования ею устанавливается актами законодательства, в том числе ТНПА (ст.19 Закона № 455-З).

Правила подготовки и оформления документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Основные правила подготовки и оформления документов являются общими как для документов, содержащих общедоступную информацию, так и для документов, содержащих информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено, и устанавливаются ЛПА, разрабатываемыми в организации в соответствии с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Вместе с тем подготовка и оформление документов, содержащих информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено, имеет свои особенности по сравнению с подготовкой и оформлением документов, содержащих общедоступную информацию.

При подготовке и оформлении документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, следует учитывать нормы:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4;

• Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783.

В связи с отсутствием иных актов законодательства, устанавливающих требования к ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, в том числе в части оформления указанных документов, путем аналогии закона нормы постановления № 783 следует учитывать в целом при подготовке и оформлении документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

Перечень обязательных мер, необходимых для обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, установлен ч.2 ст.8 Закона № 16-З.

Так, владелец коммерческой тайны может на носителях коммерческой тайны применять гриф «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юрлиц - полное наименование и место нахождения, для физлиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) согласно ч.5 ст.8 Закона № 16-З.

Пример   Коммерческая тайна республиканское унитарное предприятие «Центр цифрового развития» 220013, г. Минск, ул. Беломорская, д. 18 Коммерческая тайна Иванов Иван Иванович 220089, г. Минск, ул. Грушевская, д. 136, кв. 66

Применение грифа «Коммерческая тайна»

Гриф «Коммерческая тайна» может применяться не только на документах, к которым приравниваются подлинные электронные документы, но и на иных материальных объектах, на которых сведения, составляющие коммерческую тайну, содержатся в любой объективной форме, в том числе в виде символов, образов, сигналов, позволяющих эти сведения распознать и идентифицировать.

Применение грифа «Коммерческая тайна» осуществляется по усмотрению владельца коммерческой тайны либо контрагента, установившего режим коммерческой тайны в соответствии с ч.3 ст.7 Закона № 16-З.

Применение грифа «Коммерческая тайна» является обязательным в случае, предусмотренном ч.2 ст.12 Закона № 16-З, при предоставлении доступа к коммерческой тайне по требованию государственного органа или иного лица, указанных в ч.2 ст.11 Закона № 16-З.

Решение о проставлении на документах грифа «Коммерческая тайна», а также его снятии принимает, как правило, руководитель организации - владелец коммерческой тайны (контрагент) или уполномоченное им должностное лицо на основании ЛПА.

Необходимость проставления на документах грифа «Коммерческая тайна» определяется на основании перечня издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, который разрабатывается на основе перечня сведений, в отношении которых в организации устанавливается режим коммерческой тайны.

Соответственно, если документ определен перечнем издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, на нем проставляется гриф «Коммерческая тайна». В случае если документ не содержится в указанном перечне, гриф «Коммерческая тайна» не проставляется.

Случаи из практики

1. Если документ не определен в перечне издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, но фактически содержит сведения, в отношении которых в организации устанавливается режим коммерческой тайны, то целесообразно проставить на таком документе гриф «Коммерческая тайна» с внесением соответствующего дополнения в перечень издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

2. На документе, включенном в перечень издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не проставляется гриф «Коммерческая тайна». Это может быть связано с невнимательностью работника либо его некомпетентностью в данном вопросе, бывают также случаи сознательного непроставления грифа «Коммерческая тайна».

3. На документе, не содержащем информацию, составляющую коммерческую тайну, проставляется гриф «Коммерческая тайна». Причинами этого могут быть как ненадлежащее владение перечнем издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, так и желание скрыть недостатки в работе либо повысить значимость документа, чтобы обеспечить дополнительные гарантии его сохранности.

4. Гриф «Коммерческая тайна» проставляется и по формальному признаку - при ответах или ссылках на документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну. Гриф «Коммерческая тайна» должен проставляться на документе тогда, когда в самом ответе на запрос содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну. В качестве исключения может выступать случай, когда к сопроводительному письму к документу, отправляемому в адрес сторонних организаций, в тексте которого не содержится сведений, составляющих коммерческую тайну, прилагается информация, составляющая коммерческую тайну.

Гриф «Коммерческая тайна» проставляется также на выписках из документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, если в выписке присутствует такая информация. Если в выписке из документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, не содержится такой информации, то гриф «Коммерческая тайна» на выписке проставлять не следует.

Гриф «Коммерческая тайна» целесообразно указывать непосредственно при подготовке проекта документа в электронном виде, чтобы предотвратить распечатку такого документа без грифа «Коммерческая тайна». Однако бывают и исключения. Например, указание грифа «Коммерческая тайна» в электронной версии документа не представляется возможным ввиду особенностей компьютерной программы, с использованием которой осуществляется подготовка документа (например, при заполнении унифицированных форм первичной учетной документации). Его можно проставить на бумажной версии документа от руки либо с помощью специально изготовленного для таких целей штампа.

В рамках ЛПА, определяющих требования к организации работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, целесообразно установить порядок, согласно которому подготовленному в организации проекту документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» присваивает непосредственный исполнитель (автор) документа либо его руководитель, который должен нести персональную ответственность за невыполнение данного требования. Если поручить процедуру проставления грифа «Коммерческая тайна», например, службе документационного обеспечения управления (ДОУ) (лицу, ответственному за ДОУ), она может подойти к этому формально, так как не владеет в полной мере информацией, содержащейся в таком документе.

Проставление грифа «Коммерческая тайна»

При оформлении документа (приложения к документу), содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу), а также на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении) проставляют гриф «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юрлиц - полное наименование и место нахождения, для физлиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) и номер экземпляра.

Пример   Коммерческая тайна Республиканское унитарное предприятие «Центр цифрового развития» 220013, г. Минск, ул. Беломорская, д. 18 Экз. № 3

Указание номера экземпляра изначально, при подготовке электронной версии проекта документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, является нелогичным, поскольку документ в электронном виде имеет неограниченное число экземпляров. Номер экземпляра на документе, содержащем информацию, составляющую коммерческую тайну, целесообразно указывать непосредственно перед распечаткой такого документа, когда известно, какое количество экземпляров документа на бумажном носителе требуется в данный момент.

Номер экземпляра необходимо указывать даже тогда, когда документ, содержащий информацию, составляющую коммерческую тайну, был подготовлен в одном экземпляре: Экз. № 1.

Гриф «Коммерческая тайна» располагается выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

При оформлении грифа «Коммерческая тайна» на компьютере применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта не менее 12 пт.

Гриф «Коммерческая тайна» и номер экземпляра печатаются с отступом 100 мм от границы левого поля. При оформлении документа (приложения к документу), содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 × 210) гриф «Коммерческая тайна» и номер экземпляра печатаются с отступом 160 мм от границы левого поля.

Направление документа с грифом «Коммерческая тайна»

При направлении документа, содержащего структурный элемент с грифом «Коммерческая тайна», может готовиться полный вариант такого документа и извлечение из него. При этом полный вариант документа направляется тем лицам, которым предназначен (к компетенции которых относится) этот структурный элемент, иным лицам - только извлечение из документа.

При направлении извлечений из документа перед текстом документа слева в скобках может указываться: (Извлечение), а на месте отсутствующего текста - Коммерческая тайна.

Пример Государственный герб Республики Беларусь     Найменне вышэйстаячай Арганiзацыi Найменне арганiзацыi ЗАГАД ____________ № __________ Месца выдання Наименование вышестоящей Организации Наименование организации ПРИКАЗ Место издания   Заголовок к тексту   (Извлечение) Констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: 1. … 2. … 3. Коммерческая тайна. 4. Коммерческая тайна.   Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Допускается сканирование документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольным карточкам документов и их помещением в автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Электронные копии документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, могут быть перенесены на другие электронные носители только с письменного разрешения (резолюции) руководителя организации - владельца коммерческой тайны (контрагента) либо уполномоченного им должностного лица, руководителя самостоятельного структурного подразделения, руководителя службы ДОУ (уполномоченного лица, выполняющего функции службы ДОУ). При этом в электронном тексте документа проставляется гриф «Коммерческая тайна» и номер экземпляра.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.