ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Документы, которые составляются в учреждении и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т. п.), являются исходящими документами.

Справочно

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Регистрации подлежат в том числе исходящие документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или получения.

Регистрация исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции).

Регистрация исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) либо лицом, ответственным за документооборот в организации. В учреждениях образования регистрация документов осуществляется секретарем директора.

Для регистрации всех категорий исходящих документов заполняется:

• журнал регистрации;

• регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ;

• реестр на исходящие документы.

Наиболее распространенной формой регистрации в учреждениях образования является журнальная форма. Для постановки документов на контроль можно использовать РКК. Для этого необходимо предусмотреть наличие справочно-контрольных картотек.

Справочно

Формы РКК и журнала регистрации исходящих документов приведены в приложениях 6 и 9 Инструкции.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (количество экземпляров определяется по количеству адресатов), за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой.

Справочно

Порядок оформления реквизита «Виза» определен п.61 Инструкции.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. К нему могут прилагаться и другие документы, на основании которых бы составлен проект исходящего документа.

Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания документ регистрируется.

Так, исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания (подп.141.1 п.141 Инструкции).

Проставление регистрационного индекса на исходящих документах

Исходящие документы

Инициативные

Ответные

Индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ (подп.141.3 п.141 Инструкции)

Индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп.141.5 п.141 Инструкции)

Заполняются, как правило, два экземпляра РКК

Допускается регистрировать ответные документы на отдельных РКК. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа»

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.141.3 и 141.5 п.141 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Справочно

См. примерные формы:

• регистрационно-контрольной карточки исходящего документа учреждения образования;

• журнала регистрации исходящих документов учреждения образования.

Отправка документов осуществляется службой ДОУ (подп.141.6 п.141 Инструкции).

Рекомендуется для учета отправленной корреспонденции составлять список или реестр на отправляемую почту, который вместе с ней сдают в отделение связи. Реестр составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, заверяется печатью структурного подразделения и кладется вместе с отправляемой корреспонденцией. Работники почты заверяют один экземпляр реестра и возвращают его в организацию, что свидетельствует о том, что корреспонденция принята на почту для отправки.

Справочно

Пример реестра на исходящие документы см. здесь.

Обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня (подп.141.10 п.141 Инструкции).

01.07.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»