Материал помещен в архив

ПОДХОДЫ К РАЗРАБОТКЕ ПЕРЕЧНЯ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ОРГАНИЗАЦИИ

В Законе РБ от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее - Закон № 16-З) определены общие категории сведений, которые можно относить к коммерческой тайне.

Предполагается, что на уровне конкретной организации подобные сведения будут детализированы и закреплены в соответствующем перечне, подлежащем утверждению руководителем организации. Согласно ст.8 Закона № 16-З одним из условий установления режима коммерческой тайны в организации является определение состава сведений, подлежащих защите.

Принципы отнесения сведений к категории коммерческой тайны

При составлении перечня сведений, составляющих коммерческую тайну организации (далее - Перечень), в первую очередь необходимо учитывать 2 важнейших принципа отнесения сведений к категории коммерческой тайны: принцип законности и принцип целесообразности (в т.ч. экономической).

Принцип законности подразумевает соблюдение норм Закона № 16-З, а также норм Гражданского кодекса РБ (далее - ГК), Закона РБ от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», иных актов законодательства. В частности, должны соблюдаться нормы ст.140 ГК, определяющие общие подходы к применению института коммерческой тайны в гражданских правоотношениях, нормы ст.16 указанного Закона № 455-З, определяющие категории сведений, к которым не может быть ограничен доступ, и др.

Принцип целесообразности означает, что необходимо провести оценку того, существует ли возможность нанесения материального или морального ущерба организации в случае открытого использования (разглашения, утечки) информации.

Анализ целесообразности отнесения сведений к коммерческой тайне подразумевает оценку вероятности и размера возможного ущерба, наступающего в случае разглашения (утраты, утечки) информации, а также размера потенциальной дополнительной прибыли от ее использования в режиме ограниченного доступа.

Если затраты на защиту информации превышают размеры потенциального ущерба в случае ее разглашения, то нецелесообразно относить ее к категории коммерческой тайны. Однако здесь могут возникнуть трудности с определением экономической целесообразности засекречивания тех сведений, разглашение которых влечет не только материальный, но и моральный ущерб. Оценка потенциального морального ущерба нередко носит субъективный характер, поэтому зачастую вызывает определенные трудности.

При оценке экономической целесообразности можно оценивать, например, то, во сколько обойдется покупка специализированной охранной системы, увеличение штатной численности службы безопасности (информационной безопасности), организация дополнительных охранных мероприятий и т.д.

Оценивая те или иные сведения, целесообразно определить преимущества их использования в режиме открытого доступа. Иногда бывает полезным распространить «лишнюю» коммерческую информацию, демонстрирующую, например, какие-либо привлекательные для инвесторов стороны деятельности организации. Для коммерческой организации чрезмерная секретность может навредить не менее, чем чрезмерная открытость.

Относить информацию к категории коммерческой тайны необходимо с учетом того, насколько долгосрочным будет период ее засекречивания. Если посторонние лица не смогут или не успеют использовать эту информацию в течение предполагаемого срока ее конфиденциальности, отнесение ее к категории коммерческой тайны нецелесообразно.

Организация разработки Перечня

Разработку Перечня целесообразно возложить на специальную экспертную комиссию, состоящую из представителей юридической службы организации, отдела кадров, службы безопасности, руководителей структурных подразделений, в т.ч. делопроизводственной службы, а также ведущих специалистов, чья работа связана с коммерческой тайной организации.

Включение в экспертную комиссию ведущих специалистов, представителей юридической и кадровой, а также делопроизводственной служб организации связано с необходимостью максимального охвата всех направлений деятельности организации, определения всего состава сведений, циркулирующих в организации и потенциально составляющих коммерческую тайну организации.

Этапы составления Перечня

Составление Перечня может быть разделено на несколько этапов.

Первый этап включает проведение анализа задач, функций, направлений деятельности организации. На этом этапе определяется весь состав циркулирующей в организации информации, зафиксированной на различных носителях. Также могут анализироваться перспективы развития организации с целью определения характера информации, которая может возникнуть в деятельности организации в будущем.

На втором этапе определяется, какая из выявленной информации может быть отнесена к категории коммерческой тайны.

В целом коммерческие секреты любой организации можно разделить на 2 основные категории:

1) технологическая (техническая, производственная) информация;

2) деловая информация.

К 1-й категории относятся применяемые в производстве технологии (так называемые секреты производства - ноу-хау), результаты исследований, опытов, экспериментов, применения опытных образцов, конструкторские решения, рецепты, данные о качестве производимой продукции и т.д. (глава 66 ГК, с учетом норм Закона № 16-З).

Деловую конфиденциальную информацию организации могут составлять сведения о клиентах, работниках, прогнозы и планы экономического развития (бизнес-планы), методы рекламы, методы обучения работников, стратегия действий на рынке и т.д.

При составлении Перечня, такие сведения можно разделить на следующие группы:

1) производство и технологии (сведения о производственных возможностях предприятия, о типе и размещении оборудования, применяемых и перспективных технологиях, технологических процессах, приемах и оборудовании; способы, методы и опыт изготовления продукции; методы защиты продукции от подделки и т.п.);

2) управление (сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по коммерческим, организационным и иным вопросам и т.д.);

3) планирование (сведения о планах предприятия по расширению производства; планы инвестиций; планы закупок и продаж; планово-аналитические материалы и т.д.);

4) финансовая деятельность (сведения, раскрывающие плановые и фактические показатели финансового плана; стоимость товарных запасов; банковские связи и т.д.);

5) деятельность на рынке (оригинальные методы изучения рынка сбыта; сведения, содержащие выводы и рекомендации специалистов о стратегии и тактике деятельности организации на рынке и т.д.);

6) деловые контакты, связи (сведения о клиентах, партнерах экономической деятельности, поставщиках и т.д.);

7) проведение переговоров (сведения о подготовке и результатах проведения переговоров, сведения о тактике и приемах ведения переговоров, границах полномочий должностных лиц, ведущих переговоры, и т.д.);

8) заключение контрактов (условия заключенных коммерческих контрактов, в т.ч. условия конфиденциальности, которые установлены в контрактах);

9) ценовая политика (сведения о методике расчетов конкурентных цен по экспорту или импорту, калькуляция издержек производства, сведения о себестоимости и контрактных ценах товаров (услуг) и т.п.);

10) научно-производственная деятельность (сведения о целях, задачах и программах перспективных исследований, ключевые идеи научно-исследовательской работы, результаты научных исследований и проектных разработок, сведения об изобретениях, не защищенных патентом, и т.д.);

11) обеспечение безопасности организации, в т.ч. информационной (сведения о структуре, составе, материально-техническом оснащении службы безопасности организации, сведения о порядке организации и состоянии системы защиты коммерческой тайны, сведения об используемых технических средствах охраны и т.д.).

Состав и содержание указанных групп конфиденциальных сведений может быть изменено и дополнено с учетом специфики деятельности конкретной организации.

Третий этап включает процедуру определения сроков конфиденциальности информации. Так как не всегда можно предусмотреть оптимальный срок, на протяжении которого следует ограничивать доступ к сведениям, в Перечне могут быть указаны те или иные события, при наступлении которых ограничение на доступ к данной информации снимается. Например, может быть установлено, что сведения о производстве какого-либо изделия отнесены к коммерческой тайне на срок, не превышающий 2 лет после снятия соответствующего изделия с производства.

На четвертом этапе следует определить список конкретных должностей либо категорий работников, которым разрешен доступ к коммерческой тайне.

Любая организация находится в постоянной динамике развития и подвержена изменениям, в т.ч. ее численного состава и организационной структуры. В связи с этим в Перечне можно указать, что категории, должности и конкретные фамилии работников, которым разрешен доступ к коммерческой тайне организации, могут изменяться и (или) дополняться первым руководителем путем издания отдельного приказа. Право на доступ работника к коммерческой тайне может также закрепляться путем наложения руководителем резолюции на конкретных документах, содержащих такую информацию.

При определении работников, имеющих доступ к коммерческой тайне нанимателя, следует учитывать нормы ст.15 Закона № 16-З, согласно которым наниматель обязан ознакомить работников, которым доступ к коммерческой тайне необходим для выполнения служебных обязанностей, с категориями сведений, составляющих коммерческую тайну. Также наниматель обязан ознакомить работников, получающих доступ к коммерческой тайне, с установленным режимом коммерческой тайны (включая утвержденный перечень соответствующих сведений) и мерами ответственности за нарушение этого режима, а также за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

Результаты работы экспертной комиссии отражаются в протоколе, к которому в качестве составной части либо приложения включается перечень сведений, являющихся коммерческой тайной организации.

Разработанный Перечень может утверждаться отдельным приказом руководителя организации либо путем проставления грифа утверждения на самом Перечне. С утвержденным Перечнем под подпись должны быть ознакомлены все работники, работа которых связана с коммерческой тайной организации.

Разработка перечня документов, в которых фиксируются сведения, составляющие коммерческую тайну организации

С учетом того что конфиденциальные сведения чаще всего находят отражение в различного рода документах, дополнительно к Перечню может быть составлен перечень составляемых (издаваемых) в организации конфиденциальных документов, в которых эти сведения находят отражение (далее - Перечень документов).

Цель составления Перечня документов - конкретизация того, в каких именно документах может находить отражение коммерческая тайна организации, а также предотвращение необоснованного и неконтролируемого создания таких документов. Перечень документов помогает предупредить увеличение видового разнообразия конфиденциальных документов, что позволяет сократить число потенциальных источников утечки защищаемой информации.

При создании Перечня документов следует иметь в виду, что конфиденциальные сведения должны фиксироваться в документах только исходя из необходимости в этом для:

• правового обеспечения деятельности организации, регламентирующего ее статус, права, обязанности и ответственность работников;

• управленческой и производственной деятельности;

• передачи информации в официальном виде;

• решения конфликтных ситуаций (в качестве доказательного источника на случай их возникновения) и др.

Виды создаваемых конфиденциальных документов необходимо устанавливать с учетом того, чтобы исключить включение в них избыточной информации, поскольку это создает дополнительную угрозу утечки (разглашения) защищаемых сведений.

Все лица, имеющие право составлять, визировать, подписывать и утверждать конфиденциальные документы, знакомиться с ними, а также налагать и снимать ограничение доступа к ним, должны быть ознакомлены под подпись с Перечнем документов.

Примечание. Графы 5 и 6 Перечня документов могут быть объединены, если список работников, имеющих право подписи и утверждения документов, полностью совпадает со списком тех лиц, кто имеет право налагать ограничения на доступ к ним.

05.04.2013

Андрей Сукач, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела