Материал помещен в архив

ПОДОХОДНЫЙ НАЛОГ ПРИ ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ НА ПРОЖИВАНИЕ В КОМАНДИРОВКЕ

Ситуация Работник коммерческой организации (руководитель отдела кадров) в октябре 2018 г. командирован из г. Полоцка в г. Витебск на курсы повышения квалификации. По возвращении 25.10.2018 он представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах в служебной командировке, к которому приложил только квитанцию об оплате проживания в гостинице (счет гостиницы на проживание утерян). Может ли организация возместить работнику понесенные расходы на проживание? Облагается ли такое возмещение подоходным налогом?

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

При определении налоговой базы подоходного налога с физических лиц учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п.1 ст.156 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК).

Вместе с тем от подоходного налога с физических лиц освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемое в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК) (абзац 7 части первой подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Так, при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством (абзац 3 части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Согласно подп.4.2 п.4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), командированному работнику возмещаются в том числе расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя - в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп.4.2¹ п.4 Инструкции № 35.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь.

При этом расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (часть первая подп.4.2 п.4 Инструкции № 35).

При проживании в гостинице к документам, которые выдаются при оказании услуг, относятся пропуск, квитанция (талон), счет или иной документ, подтверждающий заключение договора на предоставление услуг. Вне зависимости от наименования такого документа в нем должны содержаться сведения (часть вторая п.13 Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.04.2006 № 471, далее - Правила гостиничного обслуживания):

• о наименовании исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

• фамилии, имени, отчестве потребителя;

• предоставляемом номере (месте в номере);

• сроке проживания в гостинице;

• цене номера (места в номере).

Осуществление расчета за оказанные гостиницей услуги подтверждается квитанцией (чеком) (часть вторая п.16 Правил гостиничного обслуживания).

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки (часть вторая подп.4.2 п.4 Инструкции № 35).

Размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату данных расходов, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, составляет 2,50 руб. в сутки (абзац 4 п.1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г. постановление № 48 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

На основании изложенного, если представленная работником квитанция об оплате проживания в гостинице не содержит всех необходимых реквизитов, предусмотренных Правилами гостиничного обслуживания, организация вправе произвести возмещение расходов по найму жилого помещения в размере 2,50 руб. в сутки.

Сумма превышения размера фактически выплаченных суточных над установленным законодательством размером является доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом.

Дата фактического получения плательщиком дохода при направлении его в служебную командировку определяется как день составления им авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке (подп.1.12 п.1 ст.172 НК).

Таким образом, дата получения физическим лицом дохода в виде сумм превышения размера фактически выплаченных суточных над установленным законодательством пределом определяется как день составления таким лицом авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке - в рассматриваемой ситуации 25.10.2018.

На основании изложенного сумма денежных средств, возмещенная работнику за проживание, в размере, превышающем 2,5 руб. в сутки, подлежит обложению подоходным налогом по совокупности с другими полученными за сентябрь 2018 г. доходами.

Необходимо отметить, что при налогообложении указанной суммы денежных средств установленное подп.1.19 п.1 ст.163 НК освобождение от подоходного налога в рассматриваемой ситуации не применяется по причине того, что работник получил доходы в рамках исполнения своих трудовых обязанностей вне места жительства (пребывания) при нахождении в служебной командировке.

Справочно В 2018 году освобождаются от подоходного налога с физических лиц доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп.1.101 п.1 ст.163 НК), получаемые от: • организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в том числе пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у индивидуальных предпринимателей, - в размере, не превышающем 1 847 руб., от каждого источника в течение налогового периода; • иных организаций и индивидуальных предпринимателей - в размере, не превышающем 122 руб., от каждого источника в течение налогового периода (подп.1.19 п.1 ст.163 НК, абзац 10 п.1, приложение 9 к Указу Президента Республики Беларусь от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении»).

03.12.2018

Марина Константинова, экономист