Подсчет объема документооборота за год: как провести и оформить

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

26.07.2024

В материале разъяснено, как подсчитать объем документооборота, с какой периодичностью это делать, а также приведен пример его документального оформления.

Понятие и периодичность подсчета объема документооборота

Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (абз.14 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) организаций, как правило, ежегодно проводит учет объема документооборота. Однако обязательность, периодичность, порядок и форму представления результатов учета организация устанавливает самостоятельно в ЛПА.

Результаты учета являются основанием для:

• определения штатной численности службы ДОУ, ее наименования;

• изготовления бланков конкретных видов документов;

• выбора формы регистрации документов;

• выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно, например, по спискам рассылки.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Поступающие документы (входящие) и создающиеся в организации (исходящие и внутренние) подсчитываются отдельно.

Периодичность подсчета документооборота определяет служба ДОУ. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет поквартально, а в небольших организациях достаточно подсчитывать объем документов раз в год.

Классификация документов для учета документооборота

Все документы организации представлены двумя большими группами:

1) получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

2) созданные в самой организации (исходящие и внутренние документы).

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Анализ входящих документов

Обычно анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания перечня постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. При этом вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Указанные данные используются при направлении в эти организации ответных документов.

В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов делят на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой ДОУ. Каждая из этих групп документов имеет разные пути движения и стадии работы с ними.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и корреспондентам, которым они направляются.

Их также делят на документы:

• по которым ожидается ответ;

• направленные просто для сведения (реклама и т. п.).

Таким образом, документы можно изучать с различных точек зрения, и каждый из них будет иметь особенности в движении и обработке.

Среди внутренних документов отдельно подсчитываются распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, комиссий.

Динамика документооборота характеризуется по трем следующим признакам:

1) изменение общего объема входящей и исходящей документации за несколько лет;

2) изменение соотношения отдельных составных частей документооборота (например, рост или уменьшение доли исходящей, распорядительной документации) за несколько лет;

3) изменение общего объема документооборота и его составных частей за год (полугодие, месяц, неделю).

В завершении объем документооборота подсчитывается в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях.

Документальное оформление

Итоговые данные подсчета могут быть представлены в табличной форме.

Сводка данных (сведений) об объеме документооборота

Дополнительно по теме • Документооборот организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.