О порядке изготовления,
использования, хранения
и уничтожения печатей
и штампов
в __________________

(наименование организации)

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в ________________________________

(наименование организации)

(далее - организация), печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов.

2. Требования, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников.

3. Работники, нарушившие установленный порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов, несут ответственность в соответствии с законодательством.

4. При смене руководителя организации печати и штампы передаются вместе с документами и делами по акту приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 1 к Инструкции по делопроизводству в ___________________

(наименование организации)

(далее - Инструкция) вновь назначенному руководителю организации.

5. При ликвидации организации печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь ликвидационная комиссия (ликвидатор) представляют в регистрирующий орган.

ГЛАВА 2
ВИДЫ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

6. В организации применяются следующие виды печатей:

печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

печать структурного подразделения;

печать, указывающая на ее целевое значение.

7. Печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь представляет собой металлическое, каучуковое или полимерное изделие круглой формы диаметром 40-42 мм.

В центре печати помещается изображение Государственного герба Республики Беларусь, а по ее окружности - слова «Рэспублiка Беларусь» и наименование «___________________________________________________».

(наименование организации)

Размер изображения Государственного герба Республики Беларусь на печати может изменяться в зависимости от ширины окружающей надписи, но должен быть не менее 15 мм.

8. Для удостоверений и специальных пропусков может изготавливаться малая металлическая или выжимная печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

9. Воспроизводимое на печати организации изображение Государственного герба Республики Беларусь независимо от его размеров должно в точности соответствовать эталону Государственного герба Республики Беларусь в графическом варианте, который хранится в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь».

С разрешения вышестоящего органа допускается изготовление дополнительных печатей организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь с цифрой 2 и последующими.

10. Для оформления документов структурных подразделений могут применяться печати структурных подразделений, наличие и использование которых отражается в локальных правовых актах, в том числе положениях о структурных подразделениях.

11. Печать структурного подразделения представляет собой металлическое, каучуковое или полимерное изделие круглой формы диаметром 38-40 мм.

В центре печати помещается наименование структурного подразделения на белорусском языке, а по ее окружности - слова «Рэспублiка Беларусь» и наименование «___________________________________________________».

(наименование организации)

12. Требуемое количество иных печатей определяется с учетом реальной необходимости в них.

13. В организации применяются следующие штампы:

угловой штамп с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

регистрационный штамп входящих документов;

отметка о переносе данных на машинный носитель;

удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;

иные штампы, определенные в локальных правовых актах.

14. Состав реквизитов углового штампа с изображением Государственного герба Республики Беларусь, порядок их размещения и оформления соответствуют составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм по вертикали. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловом штампе помещается в центре над серединой строки реквизита «Наименование вышестоящей организации». Диаметр изображения - не более 17 мм.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа.

15. Регистрационный штамп входящих документов состоит из сокращенного наименования организации, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Размеры регистрационного штампа входящих документов не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

16. Отметка о переносе данных на машинный носитель оформляется с помощью штампа и включает в себя сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель, собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

17. Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформляется штампом по форме согласно приложению 46 к Инструкции.

18. Требуемое количество штампов определяется с учетом реальной необходимости в них.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

19. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через _____________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или должности работника)

по решению руководителя организации или по заявкам руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. К заявке в обязательном порядке прилагается эскиз печати или штампа, который выполняется разборчиво чернилами или на компьютере с указанием размеров и подписан руководителем структурного подразделения (иным должностным лицом).

20. Печати и штампы изготавливаются в порядке, установленном законодательством.

21. Печати и штампы могут изготавливаться на белорусском и (или) русском языках.

22. Для изготовления печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, в том числе в связи с их износом или изменением наименования организации, подготавливаются следующие документы:

заявление, подписанное руководителем организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

эскизы печатей в одном экземпляре, подписанные руководителем организации;

документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания);

оригинал устава со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации.

Эскизы печатей должны быть выполнены разборчиво тушью, шариковой ручкой или с использованием компьютерной техники.

23. Печати структурных подразделений могут изготавливаться с изображением Государственного герба Республики Беларусь в случае, если это предусмотрено уставом организации или приказом об их образовании. В этом случае в текст печатей вписывается наименование структурного подразделения.

24. Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя организации. На дубликат печати наносится буква «Д».

25. Изготовленные печати (дубликаты печати) и штампы передаются работнику, ответственному за учет и хранение печатей и штампов в организации.

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

26. Печатью организации заверяются подписи руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом руководителя организации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

27. Печатью структурного подразделения удостоверяется, как правило, подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

Печатью структурного подразделения могут заверяться подписи директора организации и его заместителей в случаях, определенных локальными правовыми актами.

28. Иные печати проставляются на документы в соответствии с локальными правовыми актами.

29. Учет всех изготовленных печатей и штампов ведется в журнале оттисков печатей и штампов по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

Журнал оттисков печатей и штампов включается в номенклатуру дел организации.

30. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей и штампов, их выдачи структурным подразделениям приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

31. Выдача печатей и штампов структурным подразделениям и должностным лицам производится с отметкой в журнале учета выдачи печатей и штампов по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

Журнал учета выдачи печатей и штампов включается в номенклатуру дел организации.

32. Лицами, персонально ответственными за получение, хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях, являются работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

ГЛАВА 5
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

33. Печати и штампы хранятся в сейфах, запираемых шкафах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к ним сторонних лиц.

34. Запрещается передача печатей и штампов сторонним лицам, а также их вынос из служебных помещений организации.

В необходимых случаях вынос печатей и штампов из здания организации должен быть согласован с руководителем организации.

35. Работники, ответственные за использование и хранение печатей и штампов, не должны допускать их повреждения, утери или незаконного использования.

36. Контроль за правильностью использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

37. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него печати и штампы вместе с документами и делами передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи печатей и штампов по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению с отметкой в журнале учета выдачи печатей и штампов.

38. Проверка наличия печатей и штампов, порядка их хранения и использования проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом руководителя организации. Результаты такой проверки оформляются актом по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

О проводимой комиссией проверке делается отметка в журнале учета выдачи печатей и штампов после последней записи (например: «Проверено наличие и хранение печатей и штампов. Нарушений не обнаружено. Фамилии и инициалы членов комиссии. 09.06.2021.»).

39. В случае утраты печати или штампа работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, немедленно сообщает об этом руководителю структурного подразделения.

По фактам утраты печати или штампа руководитель структурного подразделения проводит розыск, о результатах которого информирует руководителя организации.

40. В случае необнаружения печатей или штампов руководителю организации подается докладная записка о принятии мер по их розыску. В этом случае руководитель организации издает приказ о создании комиссии по розыску необнаруженных печатей или штампов.

41. В случае если в результате розыска документы не найдены, составляется акт об утрате печатей и штампов по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению и вносятся соответствующие изменения в журнал оттисков печатей и штампов и журнал учета выдачи печатей и штампов.

О фактах утраты печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь сообщается в орган внутренних дел. После проведения органом внутренних дел проверки изготавливается дубликат печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

ГЛАВА 6
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

42. Печати и штампы, которые утратили свое практическое значение или пришедшие в негодность, передаются работнику, ответственному за использование и хранение печатей и штампов в организации, для подготовки к уничтожению.

43. На все отобранные к уничтожению печати и штампы комиссией, создаваемой приказом руководителя организации, составляется акт по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению, в котором в обязательном порядке проставляются оттиски уничтожаемых печатей и штампов.

44. Печати и штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе или запираемом шкафу.

45. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии.

46. Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляется уполномоченным сотрудником органа внутренних дел в присутствии представителя организации, о чем выдается квитанция установленного образца, к которой прилагается один образец оттисков печатей.

47. Металлические печати и штампы уничтожаются путем полного спиливания текста, каучуковые или полимерные печати и штампы разрезаются на мелкие части и сжигаются.

48. Данные об уничтожении печатей и штампов заносятся работником, ответственным за использование и хранение печатей и штампов в организации, в журнал учета оттисков печатей и штампов.

Примерная форма заявки на изготовление печати (штампа)

Прошу поручить ___________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

обеспечить изготовление _______________________________________________

(описание печати (штампа))

в связи с ____________________________________________________________.

(обоснование необходимости изготовления печати (штампа))

Примерная форма акта приема-передачи печатей и штампов при смене работника

(название, дата и индекс распорядительного документа)

Составлен комиссией:

Председатель ________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Присутствовали: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

В связи с ________________________________________________________

(причина приема-передачи печатей и штампов)

печати и штампы:

Итого принято: ___________________________________ печатей и штампов.

(цифрами и прописью)

Отсутствуют следующие печати и штампы: ______________________________

____________________________________________________________________.

Причина отсутствия печатей (штампов) ________________________________.

Составлен в __ экземплярах:

1-й экз. - в дело № ___

2-й экз. -

3-й экз. -

Примерная форма акта проверки наличия печатей и штампов

(название, дата и индекс нормативного правового акта (распорядительного документа))

Составлен комиссией:

Председатель ________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Присутствовали: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Комиссией в период ______________________________ проведена проверка

(проверяемый период)

наличия печатей и штампов.

1. Проверкой установлено:

1.1. Всего числится по журналу оттисков печатей и штампов ____________________________________________________________________.

(количество печатей и штампов)

1.2. Не обнаружено в наличии ________________________________________.

(наименования печатей и штампов)

1.3. Обнаружено не внесенных в журнал оттисков печатей и штампов ____________________________________________________________________.

(наименования печатей и штампов)

2. Характеристика состояния печатей и штампов _______________________.

3. Выводы и предложения комиссии по результатам проверки наличия печатей и штампов ___________________________________________________________.

Составлен в __ экземплярах:

1-й экз. - в дело № ___

2-й экз. -

3-й экз. -

Примерная форма акта об утрате печатей и штампов

(название, дата и индекс распорядительного документа)

Составлен комиссией:

Председатель ________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Присутствовали: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Комиссией установлено отсутствие перечисленных ниже печатей и штампов: ____________________________________________________________________.

(наименования печатей и штампов)

Предпринятые меры по розыску печатей и штампов положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета следующие печати и штампы: _____________________________________________________.

(наименования печатей и штампов)

Составлен в __ экземплярах:

1-й экз. - в дело № ___

2-й экз. -

3-й экз. -

Примерная форма акта уничтожения печатей и штампов

(название, дата и индекс нормативного правового акта (распорядительного документа))

Составлен комиссией:

Председатель ________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Присутствовали: 1. _____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

По настоящему акту подлежит уничтожению _____________________________

(наименование печати

___________________________________________________________________.

или штампа (номер при наличии))

Оттиск печати (штампа):

Печать (штамп) в количестве ______________ экземпляр__ уничтожен_ путем _________________________________________________________________.

Возможность дальнейшего использования печати (штампа) и ее (его) восстановления исключена.

Составлен в __ экземплярах:

1-й экз. - в дело № ___

2-й экз. -

3-й экз. -