О порядке учета, использования,
хранения и уничтожения печатей
и штампов

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению печатей _______________________________________, печатей

(наименование организации)

структурных подразделений, иных печатей и штампов.

ГЛАВА 2
ВИДЫ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ, ПОРЯДОК ИХ ИЗГОТОВЛЕНИЯ

2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяется печать ___________________________________ (далее - печать

(наименование организации)

организации).

Печать организации представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы без изображения Государственного герба Республики Беларусь. По окружности печати указано: «Республика Беларусь», юридический адрес (город или район), а в центре - _______________________________________, определенное в Уставе.

(полное официальное наименование организации)

3. Печать организации хранится у ___________________________________________.

(наименование должности)

4. Для оформления документов структурных подразделений применяются печати структурных подразделений: ____________________________________________________.

(перечень печатей структурных подразделений)

5. Печати структурных подразделений хранятся у руководителей соответствующих структурных подразделений.

6. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений по согласованию с директором.

7. Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению директора.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК УЧЕТА, ВЫДАЧИ (СДАЧИ) ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ СОХРАННОСТИ

8. Учет всех изготовленных печатей и штампов должен вестись в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением в нем их оттиска. Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей и штампов, их выдачи структурным подразделениям приказом директора назначается работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

10. Выдача печатей и штампов структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в журнале учета выдачи печатей и штампов.

11. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей и штампов, устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати и штампы, а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.

12. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

13. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому работнику с проставлением в книге учета печатей и штампов собственноручной подписи.

14. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы территории не допускаются.

15. В случае утраты печати и штампа работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

16. По фактам утраты печатей и штампов или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит розыск, о результатах которого информирует директора.

17. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год соответствующей комиссией. Результаты проверки отражаются в акте.

18. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

19. Печатью организации заверяются подписи директора, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом директора или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

20. Печать организации используется для проставления оттиска печати на следующих документах:

доверенностях;

договорах;

актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т. д.);

платежных поручениях;

заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.);

гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т. д.);

командировочных удостоверениях;

трудовых книжках;

служебных удостоверениях;

иных документах для удостоверения подписи директора, а также документах, требующих наличия оттиска печати в соответствии с действующим законодательством;

поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т. д.).

21. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

ГЛАВА 5
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

22. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче главному бухгалтеру для уничтожения и списания с учета.

23. Отбор и уничтожение печатей и штампов производятся комиссией, назначаемой приказом директора. В составе комиссии должно быть не менее 3 человек, одним из которых должен быть работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

24. На все отобранные к уничтожению печати и штампы работником, ответственным за их учет и хранение, составляется акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов.

25. В акте на уничтожение печатей и штампов исправления не допускаются.

26. Комиссия проверяет наличие всех печатей и штампов, включенных в акт. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается директором.

27. Печати и штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе.

28. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

29. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания. В акте об уничтожении печатей и штампов проставляются подписи всех членов комиссии. Акт регистрируется в журнале учета внутренних документов.

30. Работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в книге учета.

ГЛАВА 6
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УТРАТУ ПЕЧАТЕЙ (ШТАМПОВ) ИЛИ НАРУШЕНИЕ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

31. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.